Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań: praca biurowa z wykorzystaniem komputera powyżej 4 godzin dziennie, permanentna obsługa klientów zewnętrznych. 

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
obiekt dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, możliwość poruszania się po budynku: windy i drzwi odpowiedniej szerokości, toaleta dostosowana do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, miejsce parkingowe dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami ruchowymi, możliwość technicznego dostosowania stanowiska pracy (pokój, meble biurowe) do potrzeb osób z niepełnosprawnościami.

Zakres zadań

• Prowadzi ewidencję pism wpływających i wychodzących z departamentu w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w departamencie.
• Zapewnia obsługę telefoniczną i mailową z instytucjami, urzędami oraz komórkami organizacyjnymi Ministerstwa w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania sekretariatu.
• Przygotowuje i przedkłada dokumenty do podpisu dyrektora lub zastępcy dyrektora oraz przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w departamencie.
• Udziela informacji interesantom i kieruje ich do właściwych pracowników departamentu lub właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników departamentu.
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno - recepcyjnym spotkania z interesantami i gośćmi w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora, zastępcy dyrektora i pracowników departamentu.
• Prowadzi listy obecności pracowników departamentu, ewidencję wyjścia w godzinach pracy oraz pracy w godzinach nadliczbowych w celu przekazania rzetelnych informacji komórce właściwej ds. kadr.
• Zapewnia i gospodaruje materiałami biurowymi w celu właściwego wyposażenia usprawniającego pracę departamentu.

Wymagania niezbędne

• ogólna wiedza z zakresu zadań realizowanych w Ministerstwie Nauki i Szkolnictwa Wyższego
• rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, samodzielność i inicjatywa, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego lub innego języka roboczego UE na poziomie B2
• umiejętność obsługi programu "Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją"