Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.
Pracownik wykonuje czynności o charakterze:
- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,
- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę.

Praca wiąże się z nietypowymi godzinami pracy (w tym dyżurami).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska opisane jest pod adresem https://www.gov.pl/web/premier/Informacja-o-dostepnosci-KPRM-dla-osob-z-niepelnosprawnosciami

Zakres zadań

• Zapewnia obsługę sekretarską dyrektora oraz zastępcy dyrektora, w tym w szczególności w zakresie komunikacji i łączności telefonicznej oraz poczty elektronicznej
• Zapewnia właściwą obsługę kancelaryjno-biurową korespondencji jawnej, w tym w szczególności przyjmuje, rejestruje, analizuje, segreguje, przechowuje i przekazuje do dyrektora i zastępcy dyrektora korespondencję jawną
• Uczestniczy w planowaniu prac dyrektora i zastępcy dyrektora oraz wspiera w ich realizacji przez prowadzenie kalendarza, obsługę spotkań, kontrolę terminowości realizacji zadań wynikających z kalendarza, przekazywanie komunikatów i ustaleń organizacyjnych pracownikom departamentu
• Przygotowuje korespondencję i dokumenty do wiadomości lub podpisu dyrektora i zastępcy dyrektora oraz Sekretarza do Spraw Parlamentarnych
• Obsługuje urządzenia biurowe, gospodaruje materiałami biurowymi oraz zleca właściwym służbom Kancelarii sprawy w zakresie niezbędnych napraw i wyposażenia gabinetu dyrektora i zastępcy dyrektora
• Przekazuje akta do Archiwum Rady Ministrów
• Gromadzi kopie upoważnień i pełnomocnictw wydanych przez Prezesa Rady Ministrów, Szefa Kancelarii i Dyrektora Generalnego Kancelarii dla pracowników
• Wspiera dyrektora i zastępcę dyrektora w zakresie ewidencjonowania nadgodzin, opracowywania harmonogramów pracy, planów urlopowych itp.

Wymagania niezbędne

• Powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi kancelaryjno-biurowej lub kadrowej
• Posiadanie wiedzy z zakresu: zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej wraz z aktami wykonawczymi, ustawy o ochronie informacji niejawnych
• Umiejętność obsługi MS Office (Word, Excel)
• Posiadanie kompetencji miękkich: komunikacja, kreatywność, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka urzędowego UE na poziomie odpowiadającym A2