Starszy specjalista

Warunki pracy

- budynek nie przystosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- praca w pokoju wieloosobowym na pierwszym piętrze, przy monitorze ekranowym powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, drukarka,
- praca pod presją czasu,
- podejmowanie decyzji w warunkach stresu,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe.
Praca wymaga przemieszczenia się między kondygnacjami w budynku.

Zakres zadań

• Koordynuje czynności kancelaryjne w celu zapewnienia sprawnej obsługi kancelaryjnej urzędu, pomocy przy odpowiednim doborze klas z wykazu akt do załatwianych spraw oraz właściwego zakładania i prowadzenia akt spraw.
• Monitoruje funkcjonowanie systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w celu zapewnienia właściwego wykorzystania systemu EZD w obsłudze kancelaryjnej.
• Bierze udział przy tworzeniu dokumentów niezbędnych do prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie w celu utrzymania ich aktualności lub wprowadzania koniecznych zmian.
• Przygotowuje dokumenty ze składu chronologicznego do przekazania do archiwum zakładowego w celu zapewnienia ich bezpiecznego przechowywania.
• Wypożycza, rejestruje, wyrejestrowuje lub wycofuje dokumenty ze składu chronologicznego w celu zapewnienia kontroli obiegu dokumentów ze składu chronologicznego.
• Rejestruje przesyłki wpływające oraz wydaje korespondencję zewnętrzną do komórek organizacyjnych w celu zapewnienia sprawnego obiegu korespondencji w urzędzie.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych

• Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia organizowany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
• Znajomość: - ustawy o służbie cywilnej; - ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, - Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych, -wiedza z zakresu obsługi programów klasy EZD;
• Kompetencje: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja, zorientowanie na klienta, rozwiązywanie problemów w sytuacjach nieprzewidzianych, myślenie analityczne.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończone inne kursy związane z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjną
• znajomość ustawy o informatyzacji podmiotów realizujących zadania publiczne