Starszy specjalista

Warunki pracy

- praca administracyjno-biurowa na II piętrze budynku w siedzibie Komendy Powiatowej PSP w Ciechnowie, w systemie codziennym od poniedziałku do piątku w godz. od 7:30 do 15:30,
- możliwość wyjazdów służbowych w ramach szkoleń, odpraw itd.,
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie,
- kontakt z podmiotami zewnętrznymi,
- narzędzia i materiały do pracy: komputer, drukarka, kserokopiarka, niszczarka, skaner i inne narzędzia biurowo-administracyjne.
Pomieszczenia Urzędu zlokalizowane są na II piętrze budynku. Budynek nie jest w pełni przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, występują bariery architektoniczne, brak windy, brak podjazdów dla osób niepełnosprawnych, pomieszczenia higieniczno-sanitarne nieprzystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Prowadzenie sekretariatu Komendanta Powiatowego Państwowej Straży Pożarnej,
• Koordynowanie zadaniami dotyczącymi obiegu dokumentów w komendzie, prowadzenie spraw z zakresu instrukcji kancelaryjnej oraz ewidencjonowanie pieczęci i stempli w komendzie,
• Prowadzenie spraw związanych z archiwizacją dokumentów w komendzie,
• Organizowanie i koordynacja kontroli wewnętrznej komórek organizacyjnych komendy i JRG,
• Organizowanie odpraw służbowych, narad i konferencji z udziałem komendanta,
• Organizowanie współpracy z terenowymi organami administracji publicznej, innymi instytucjami i jednostkami ochrony przeciwpożarowej,
• Obsługa korespondencji przychodzącej oraz wychodzącej, w tym: przyjmowanie i rejestrowanie pism, przygotowywanie pism do zadekretowania z uwzględnieniem pilności załatwienia sprawy, kierowanie obiegiem dokumentów zadekretowanych na poszczególne komórki organizacyjne, prowadzenie rejestru spraw przekazanych do realizacji wraz z kontrolą terminu ich wykonania, obsługa poczty elektronicznej,
• Prowadzenie terminarza zadań, spotkań, delegacji, urlopów kierownictwa jednostki, w tym: odbieranie telefonów, przyjmowanie i łączenie rozmów, współudział w organizacji czasu pracy kierownictwa jednostki oraz kontrolowanie spraw przez nich zleconych w celu terminowości ich załatwienia,
• Wykonywanie prac biurowych, w szczególności: redagowanie pism, sporządzanie raportów, protokołów i prezentacji, obsługa dostępnych urządzeń technicznych w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania sekretariatu komendy,

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego na podobnym lub równorzędnym stanowisku administracyjno-biurowym w administracji rządowej

• Bardzo dobra znajomość pakietu MS Office,
• Szkolenie z zakresu archiwizacji dokumentacji,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość ustawy o Państwowej Straży Pożarnej, ustawy Kodeks Postępowania Administracyjnego, ustawy o służbie cywilnej,
• Prawo jazdy kat. B,
• Wysoka kultura osobista,
• Umiejętność pracy w zespole,
• Dyspozycyjność, komunikatywność