Starszy specjalista

Warunki pracy

Ministerstwo zajmuje trzy budynki „A”, „B” i „C” o następujących uwarunkowaniach technicznych:
• węzeł sanitarny przystosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnością w budynku ”B” (parter) oraz w budynku „A” (dostęp przy pomocy osób trzecich)
• wejście do budynków przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• szerokość drzwi i ciągi komunikacyjne w budynkach przystosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• windy dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnością
• brak podjazdu dla osób z niepełnosprawnością na wysoki parter w budynku A, na którym usytuowana jest jedna z sal konferencyjnych

Inne warunki, dotyczące charakteru stanowiska pracy:
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

- permanentna obsługa klientów zewnętrznych

Rekrutacja zdalna (cały proces, od aplikowania do rozmowy kwalifikacyjnej, jest prowadzony zdalnie, bez wychodzenia z domu)

Zakres zadań

• Obsługuje system elektronicznego zarządzania dokumentacją, w tym na bieżącą monitoruje wpływające sprawy i przekazuje je do dekretacji do dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu; przedkłada dokumenty do podpisu; rozprowadza zadekretowaną korespondencje do poszczególnych komórek organizacyjnych; obsługuje skrzynkę pocztową sekretariatu, w tym na bieżąco monitoruje wpływającą korespondencje i rozprowadza ją do właściwych pracowników Departamentu; redagowanie standardowych pism i powielanie tekstów zleconych przez przełożonego.
• Prowadzi kalendarz, tj. ustala termin i miejsce planowanych spotkań i wyjazdów dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu.
• Przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno – recepcyjnym spotkania Departamentu, w tym dokonuje rezerwacji sal konferencyjnych oraz sal na wideokonferencje, zgłasza przyjścia gości oraz ich odbiera.
• Organizuje i rozlicza krajowe i zagraniczne wyjazdy służbowe dyrektora i zastępców dyrektora Departamentu, w tym współpracuje z wykonawcami obsługującymi Ministerstwo w zakresie podróży służbowych.
• Obsługuje Departament w zakresie zamawiania profesjonalnego serwisu do urządzeń technicznych, przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje, prowadzi sprawy administracyjno-organizacyjne Departamentu, aktualizuje dane pracowników Departamentu w elektronicznej księdze pracowników Ministerstwa, wykonuje zadania w ramach powszechnego obowiązku obrony w zakresie stałego dyżuru.
• Udziela informacje interesantom zgłaszającym się telefonicznie do sekretariatu w celu skierowania ich do właściwej komórki organizacyjnej.
• Prowadzi obsługę techniczną sekretariatu: obsługuje urządzenia biurowe, programy komputerowe, zabezpiecza materiały biurowe i produkty spożywcze.

Wymagania niezbędne

• ogólna wiedza na temat resortu
• ogólna wiedza na temat funkcjonowania administracji publicznej i służby cywilnej
• umiejętność obsługi komputera oraz innych urządzeń biurowych
• znajomość zasad obsługi klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym umiejętność radzenia sobie w kontaktach z trudnym klientem
• umiejętność rozliczania dokumentacji dot. krajowych i zagranicznych podróży służbowych
• skuteczna komunikacja
• umiejętność organizacji pracy i zorientowanie na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe