Sekretarz kierownika urzędu

Warunki pracy

- prowadzenie serwisu kawowego,
- stres związany z obsługą klientów zewnętrznych,
- kontakty z urzędami administracji publicznej, firmami zewnętrznymi, obywatelami (interesantami) w zależności od rodzaju rozpatrywanej sprawy,
- przygotowywanie pism urzędowych,
- wprowadzanie gości szefa urzędu,
- praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,
- praca przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie,
- narzędzia i materiały do pracy: komputer, kserokopiarka, faks, niszczarka,
Miejsce i otoczenie organizacyjno – techniczne stanowiska pracy:
Praca w godzinach funkcjonowania urzędu (8.15 - 16.15) - możliwość pracy ponad wymiar czasowy w sporadycznych przypadkach. Praca biurowa, wykonywana jest w pomieszczeniu biurowym klimatyzowanym. Niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: budynek wyposażony w dźwig umożliwiający osobom niepełnosprawnym dostęp do windy, ale brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

Zakres zadań

• Organizacja pracy sekretariatu Komendanta Głównego lub Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk.
• Prowadzenie kalendarza spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnienie właściwej obsługi podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu.
• Udzielanie informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów.
• Prowadzenie dzienników pomocniczych Komendanta oraz przekazywanie korespondencji do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów.
• Przygotowywanie pism i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy.
• Ustalanie z Komendantem kolejności wejścia interesantów do gabinetu, czuwanie nad terminowością spotkań, potwierdzanie udziału w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu.
• Pobieranie, gospodarowanie, prowadzenie ewidencji wydatków i rozliczanie funduszu reprezentacyjnego Komendanta oraz dokonywanie w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu, w celu zabezpieczenia właściwego wizerunku Komendanta i instytucji.
• Prowadzenie na potrzeby Komendanta bieżącego wykazu kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu zapewnienia właściwej wymiany informacji.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie

• znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, rosyjski, niemiecki);
• pozytywne przejście procedury sprawdzającej, w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych;
• odporność w sytuacjach stresowych;
• znajomość przepisów kancelaryjnych;
• dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych;
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• obsługa programów z pakietu Office;
• kurs asystencko - sekretarski;
• przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych.