Główny specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
- węzeł sanitarny przystosowany dla osób niepełnosprawnych tylko na jednym/na innym piętrze
- winda dostosowana do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
- wejście do obiektu od strony Placu Trzech Krzyży nie przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, wejście do tego budynku odbywa się przez wejście od
ul. Wspólnej
- ciągi komunikacyjne przystosowane do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
- praca w pokoju wieloosobowym
- praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Zakres zadań

• 1) Obsługiwanie korespondencji i dokumentacji wpływającej imiennie do Ministra Przedsiębiorczości i Technologii i Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii: – analizowanie i dekretacja korespondencji przychodzącej; – ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów; – monitorowanie statusu i sposobu załatwienia spraw wynikających z korespondencji przychodzącej; – kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji komórki organizacyjnej oraz Ministra; – pozyskiwanie podpisu elektronicznego; – rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne oraz pracowników komórki organizacyjnej; – sporządzanie projektów pism, odpowiedzi na korespondencje, w tym koordynacja spraw związanych z udzielaniem odpowiedzi na korespondencję KPRP oraz KPRM; – gromadzenie/ przechowywanie/ udostępnianie aktów normatywnych i innych dokumentów
• 2) Obsługiwanie korespondencji i dokumentacji będących zaproszeniami i prośbami o spotkania, w tym analizowanie i dekretacja korespondencji zawierającej zaproszenia oraz prośby o spotkania kierowane do Ministra; – analizowanie i dekretacja korespondencji przychodzącej zawierającej zaproszenia i prośby o spotkania, – rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne, – kompletowanie i przedkładanie korespondencji, wraz z opiniami, do decyzji dyrekcji komórki – ewidencjonowanie korespondencji w EZD, – sporządzanie projektów pism zawierających odpowiedzi na zaproszenia i na prośby o spotkanie kierowane do Ministra, – monitorowanie statusu i sposobu załatwienia spraw dotyczących udziału Ministra
• 3) Prowadzenie obsługi udziału przedstawicieli Ministerstwa w gremiach, w tym udziału w Komitetach Honorowych: – prowadzenie i aktualizowanie wykazu gremiów z udziałem przedstawicieli Ministerstwa, monitorowanie realizacji zobowiązań wynikających z udziału w spotkaniach, posiedzeniach, zespołach, komisjach, komitetach, radach, zespołach międzyresortowych, komitetach honorowych oraz grupach roboczych powoływanych przez Ministra
• 4) Obsługiwanie interesantów, udzielanie informacji. – udzielanie informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo; – kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie departamentów.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe magisterskie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 3 lata doświadczenia zawodowego w administracji rządowej na stanowisku związanym z obsługą centralnego organu administracyjnego

• - znajomość przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego
• - znajomość zadań Ministerstwa
• - znajomość zadań i kompetencji członków kierownictwa Ministerstwa
• - rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, myślenie analityczne, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, kreatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe