Młodszy specjalista/młodsza specjalistka

Warunki pracy

• 
  
• praca administracyjno-biurowa wykonywana w siedzibie urzędu z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
  
• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych
  
• stanowisko znajduje się na III piętrze budynku biurowego
  
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla takich stanowisk pracy
  
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację
  
• klatka schodowa o szerokości 150 cm z poręczami
  
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne nie są przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich
  
• budynek posiada podjazd dla osób z niepełnosprawnościami
  
• budynek jest wyposażony w windę
  

Zakres zadań

• opracowuje i rozwija koncepcje przechowywania akt bieżących wytwarzanych przez pracowników prowadzących postępowania w sprawach legalizacji pobytu i zatrudniania cudzoziemców, inicjuje zmiany i udoskonalenia w dedykowanej aplikacji w zakresie zmierzającym do stałego funkcjonalnego i operacyjnego usprawnienia zbioru akt bieżących
• prowadzi sprawy administracyjne powiązane z funkcjonowaniem zbioru akt bieżących, w tym wydaje duplikaty decyzji administracyjnych, zwraca zainteresowanym osobom oryginały dokumentów dołączonych do zakończonych postępowań administracyjnych, przekazuje do wykorzystania służbowego akta zakończonych postępowań na wniosek innych Wojewodów bądź uprawnionych instytucji
• porządkuje zbiór akt bieżących wytwarzanych w Wydziale Spraw Cudzoziemców w ramach wskazanych pomieszczeń i magazynów
• śladuje wypożyczenia akt poprzez prowadzenie rejestru wypożyczeń z wykorzystaniem dedykowanej aplikacji
• aktualizuje zbiór poprzez kompletowanie akt oraz bieżące włączanie dokumentacji po zakończeniu postępowań w przedmiocie legalizacji pobytu i legalizacji zatrudnienia cudzoziemców na terytorium RP
• wspiera proces przygotowywania dokumentów urzędowych wydawanych cudzoziemcom poprzez odnotowywanie odbioru dokumentów przez Wojewodę Wielkopolskiego w systemie SI Pobyt
• podpisuje lub parafuje w imieniu wojewody pisma, postanowienia i zaświadczenia związane z realizacją zadań dotyczących wydawania duplikatów rozstrzygnięć administracyjnych
• przygotowywuje akta po zakończonych postępowaniach do przekazania do archiwum zakładowego

Wymagania niezbędne

• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• znajomość rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość zasad archiwistyki
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• rzetelność, sumienność
• umiejętność współpracy z klientem wewnętrznym i zewnętrznym
• umiejętności analityczne
• znajomość pakietu MS Office
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe