Młodszy specjalista

Warunki pracy

Praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Obiekt przy Alejach Jerozolimskich 181 C, niebędący własnością URPLWM i PB, częściowo jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość głównych drzwi wejściowych do budynku, drzwi wewnętrznych oraz ciągów komunikacyjnych jest dostosowana do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się przy użyciu wózka inwalidzkiego. Pomieszczenie higieniczno-sanitarne przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych znajduje się na parterze. Niedostosowanie budynku dotyczy wind. Pomieszczenia Urzędu zlokalizowane są od parteru do VI piętra.

Zakres zadań

• Przyjmowanie dokumentacji archiwalnej do archiwum zakładowego Urzędu oraz jej kwalifikowanie do właściwych kategorii archiwalnych (A; B; BE; Bc). Weryfikowanie poprawności złożonych spisów zdawczo-odbiorczych pod względem formalnym, merytorycznym i ilościowym, a także umieszczanie przekazanej dokumentacji w wyznaczonych lokalizacjach zasobów archiwalnych,
• Prowadzenie ewidencji dokumentacji wpływającej do archiwum zakładowego w specjalistycznym oprogramowaniu należącym do systemu „Archiwum”. Weryfikowanie relacyjnych baz danych tworzonych w ramach wstępnej rejestracji dostarczanej przez komórki organizacyjne dokumentacji archiwalnej,
• Gromadzenie, opracowywanie i administrowanie zbiorem bibliotecznym Urzędu jak również sporządzanie planów oraz realizacja zakupów publikacji i wydawnictw na potrzeby pracowników Urzędu poprzez współpracę z polskimi instytucjami prowadzącymi dystrybucję wydawnictw naukowych i specjalistycznych w formie tradycyjnej oraz elektronicznej, a także z zagranicznymi instytucjami w zakresie obsługi zakupionych wydawnictw w celu zapewnienia prawidłowego funkcjonowania biblioteki oraz stałego uzupełniania i aktualizacji zbiorów bibliotecznych,
• Umieszczanie w przestrzeni archiwum zakładowego dokumentacji zgodnie z przepisami określającymi sposób właściwego przechowywania zasobów archiwalnych, gromadzonych w postaci dokumentacji tradycyjnej oraz elektronicznej,
• Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie udzielania informacji dotyczących prawidłowego postępowania podczas procesu archiwizacji.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• Umiejętność biegłej obsługi programów komputerowych (pakiet MS Office) oraz urządzeń biurowych,
• Umiejętność samodzielnego organizowania pracy,
• Komunikatywność, asertywność
• Umiejętność szybkiego przyswajania wiedzy i wykorzystywania jej w praktyce,
• Umiejętność analizowania, planowania, organizowania i monitorowania podejmowanych działań,
• Umiejętność ustalania priorytetów oraz pracy pod presją czasu,
• Odporność na stres,
• Znajomość technik negocjacyjnych,
• Dobra komunikacja interpersonalna,
• Umiejętność pracy w zespole,
• Bardzo dobra znajomość: Ustawy archiwalnej, ustawodawstwa dotyczącego dokumentu elektronicznego, ustawodawstwa dotyczącego zachowania informacji poufnej, Znajomość norm i przepisów z zakresu opracowania formalnego i rzeczowego zbiorów oraz ich ewidencjonowania, Znajomość zautomatyzowanych systemów obsługi procesów bibliotecznych, Znajomość rynku wydawniczego.
• Podstawowa znajomość: Ustawy o finansach publicznych, Prawa zamówień publicznych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym