Podreferendarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

1. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).
2. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Praca administracyjno-biurowa przy komputerze z monitorem ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, wymagająca obsługi również innych urządzeń biurowych. Długotrwałe skupianie wzroku na tej samej płaszczyźnie. Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym. Bariery architektoniczne: możliwość ograniczonego poruszania się po budynku – obecność wind, brak podjazdów, drzwi z samozamykaczami.

Zakres zadań

• Przyjmowanie korespondencji kierowanej do komórki organizacyjnej (w tym również bieżąca obsługa poczty elektronicznej), rejestracja w systemie obiegu dokumentów oraz nadzór obiegu korespondencji poza sekretariatem w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w komórce organizacyjnej.
• Przygotowywanie pism przeznaczonych do podpisu kierującego komórką organizacyjną, w tym w szczególności sprawdzanie, czy pisma są parafowane i zawierają odpowiednie załączniki, a po podpisaniu przekazywanie do kancelarii/osoby, która prowadzi sprawę/osoby, która sporządziła projekt pisma i jest odpowiedzialna za daną sprawę w celu wysłania do adresata.
• Prowadzenie kalendarza spotkań kierującego komórką organizacyjną, organizacja spotkań, narad i wyjazdów służbowych kierującego oraz przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych w celu zapewnienia właściwej obsługi kierującego komórką organizacyjną.
• Prowadzenie wykazu spraw szczególnie ważnych i terminowych w celu monitorowania stanu spraw oraz informowanie kierującego komórką organizacyjną o postępach bądź okolicznościach mogących mieć wpływ na termin ostatecznego załatwienia sprawy.
• Przygotowywanie projektów standardowych pism oraz notatek i informacji w celu wsparcia kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy.
• Wykonywanie innych prac pomocniczych i organizacyjnych, w tym m.in. monitoring nieobecności pracowników, prowadzenie kalendarza praktyk i staży w komórce organizacyjnej oraz przyjmowanie i nadawanie faksów w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania komórki.
• Ewidencjonowanie i przechowywanie dokumentów niejawnych stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego w obszarze administracyjno-biurowym

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej.
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
• Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego, w tym korespondencji dyplomatycznej.
• Znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych.
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania komórek organizacyjnych MSZ.
• Umiejętności: współpracy, komunikacji (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta, samodzielności i inicjatywy, odporność na stres.
• Dyspozycyjność.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki-asystentki)
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook