Podreferendarz

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa w godz. 08:15-16:15, obsługa komputera minimum 7 godz. dziennie, użytkowanie sprzętu biurowego (drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów), stanowisko pracy wymaga umiejętności pracy w sytuacjach stresowych i pod presją czasu. Charakter pracy oraz konieczność tworzenia dokumentacji wymagać będzie współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi. W związku z tym, w zależności od potrzeb, praca będzie wymagać przemieszczania się na terenie budynku i poza nim. Stres związany z pracą pod presją czasu. Wyjazdy służbowe z wykorzystaniem środków transportu publicznego lub samochodów służbowych. Pomieszczenie zakładu pracy uwzględnia potrzeby osób z niepełnosprawnościami w zakresie przystosowania stanowisk pracy. Obiekt posiada platformę schodową dla osób na wózkach inwalidzkich przy wejściu do budynku od ul. Targowej 65. Drzwi wejściowe do budynku od strony ul. Targowej 65 pozwalają na swobodny przejazd wózkiem inwalidzkim. W budynku Głównego Inspektoratu Sanitarnego korytarze są przestronne, pozbawione progów, ponadto obiekt wyposażony jest w dźwigi osobowe z kabinami przystosowanymi dla osób z niepełnosprawnościami. Osoby z niepełnosprawnościami mogą swobodnie korzystać z czterech toalet znajdujących się na parterze, II, IV i VI piętrze. Istnieje również możliwość dostosowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności oraz korzystania z parkingu podziemnego.

Zakres zadań

• Obsługuje pod względem organizacyjnym Departament Higieny Środowiska, w tym prowadzi ewidencję czasu pracy Pracowników Departamentu, w zakresie pozostającym we właściwości Departamentu. Odbiera telefony, przekazuje informacje klientom, przekierowuje rozmowy do odpowiednich osób, łączy rozmowy wychodzące i przychodzące
• Prowadzi rejestr korespondencji przychodzącej i wychodzącej z Departamentu Higieny Środowisk, w tym przekazuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą przełożonym oraz koordynuje obieg dokumentów w Departamencie Higieny Środowisk zgodnie z instrukcją kancelaryjną
• Prowadzi terminarz spotkań Dyrektora Departamentu Higieny Środowiska, przygotowuje i zapewnia obsługę (od strony technicznej) spotkań prowadzonych w ramach działalności Departamentu Higieny Środowiska
• Komunikuje się z komórkami organizacyjnymi Głównego Inspektoratu Sanitarnego oraz innymi podmiotami w zakresie wymiany informacji dotyczących spraw prowadzonych przez Departament Higieny Środowiska
• Przygotowuje projekty pism, wystąpień, prezentacji na polecenie Dyrektora Departamentu Higieny Środowiska
• Sporządza opracowania, raporty, zestawienia na podstawie danych oraz informacji przekazanych przez Wydziały i Zespoły Departamentu Higieny Środowiska
• Archiwizuje dokumentację Departamentu Higieny Środowiska
• Opracowuje zapotrzebowanie na materiały i pomoce biurowe oraz dystrybuuje je w Departamencie Higieny Środowiska oraz wykonuje inne działania zlecone przez Dyrektora Departamentu, zapewniające spójne funkcjonowanie Departamentu

Wymagania niezbędne

• Znajomość przepisów ustawy o Państwowej Inspekcji Sanitarnej
• Dokładność w wykonywaniu powierzonych zadań
• Dobra organizacja pracy własnej
• Umiejętność pracy w zespole
• Systematyczność w wykonywaniu zadań
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Znajomość pakietu Microsoft 365 (Word, Excel)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Komunikatywność