Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca biurowa przy komputerze. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,
- miejsce pracy: II piętro,
- budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre- syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami, niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Przyjmowanie, kompletowanie i przedkładanie korespondencji elektronicznej i papierowej oraz innych dokumentów kierowanych do dekretacji, opinii lub podpisu Dyrektora i Zastępców Dyrektora, przygotowywanie i prowadzenie obsługi kancelaryjno-administracyjnej pism
• Przygotowywanie i prowadzenie obsługi organizacyjno-recepcyjnej spotkań Dyrektora i Zastępców Dyrektora z gośćmi oraz prowadzenie terminarza spotkań Dyrektora, organizowanie oraz rozliczanie wyjazdów krajowych i zagranicznych Dyrektora i Zastępców Dyrektora
• Dokonywanie połączeń telefonicznych Dyrektorów i pracowników departamentu, udzielanie podstawowych informacji związanych z bieżącą pracą oraz aktualizacja danych dotyczących departamentu w elektronicznej książce telefonicznej Ministerstwa
• Przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom departamentu oraz realizacja spraw organizacyjnych departamentu
• Sporządzanie listy obecności pracowników departamentu oraz rejestrowanie ich absencji
• Współpraca z Biurem Administracyjnym w bieżących sprawach organizacyjnych oraz wykonywanie prac organizacyjnych związanych z funkcjonowaniem Departamentu
• Prowadzenie rejestru pism niejawnych oraz przechowywanie spraw zastrzeżonych do właściwości Dyrektora lub Zastępców Dyrektora
• Sporządzanie standardowych pism na polecenie Dyrektora Departamentu oraz wykonywanie innych prac zleconych przez Dyrektora lub Zastępców Dyrektora

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Znajomość języka angielskiego na poziomie A2
• Umiejętność sporządzania notatek oraz standardowych pism
• Umiejętność obsługi komputera – MS Office, poczta elektroniczna, Internet
• Umiejętność obsługi innych urządzeń biurowych
• Umiejętność organizacji pracy
• Wysoka kultura osobista
• Komunikatywność
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1