Sekretarz

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniających wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
- narzędzia i materiały pracy – komputer i inne urządzenia biurowe,
- możliwość poruszania się po budynku: budynek wyposażony w windy, toaleta dostosowana dla osób niepełnosprawnych, do wykorzystania schodołaz.

Zakres zadań

• przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do departamentu, w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość załatwiania spraw pozostających we właściwości departamentu,
• prowadzi terminarz dyrektora i zastępcy dyrektora, organizuje spotkania, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu z polecenia dyrektora oraz monitoruje ich realizację,
• przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w jęz. angielskim), przyjmuje i rejestruje faksy, obsługuje gości i interesantów, w tym kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie, do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych,
• redaguje standardowe pisma, przygotowuje zestawienia i przepisuje zlecone teksty na polecenie dyrektora i zastępcy dyrektora departamentu. Przyjmowanie i łączenie rozmów telefonicznych i faksów, obsługa poczty elektronicznej,
• wspiera pozostałych pracowników departamentu w realizacji zadań przez nich wykonywanych,
• zapewnia niezbędne do pracy wyposażenie departamentu, w tym zaopatruje w materiały biurowe, aktualizuje spisy telefoniczne a także dba o estetykę sekretariatu,
• archiwizuje dokumentację i koordynuje przekazywanie akt spraw do archiwum.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 4 miesiące doświadczenia zawodowego na stanowisku asystenckim lub sekretarskim

• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej (w zakresie podziału, zasad organizacji i działania), w tym służby cywilnej (w zakresie organizacji i obowiązków członków korpusu służby cywilnej),
• podstawowa znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie działu „przepisy ogólne”,
• umiejętność redagowania pism i obsługi urządzeń biurowych,
• odporność na stres
• komunikatywność
• umiejętność planowania i organizacji pracy własnej,
• umiejętność współpracy
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy
• znajomość języka niemieckiego lub francuskiego lub rosyjskiego na poziomie komunikatywnym (B1)