Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca samodzielna biurowo-administracyjna,


• praca w siedzibie urzędu,


• stres zwiazany z obsługą klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno - techniczne stanowiska pracy:

• praca w pomieszczeniu biurowym,


• praca w godzinach: 8:15 – 16:15,


• stanowisko pracy zlokalizowane jest na II piętrze budynku,


• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody,


• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,


• budynek nie jest przystosowany dla osób ze stopniem niepełnosprawności uniemożliwiającym swobodne przemieszczanie się (bariery architektoniczne, brak windy, korytarze dzielone drzwiami
  z samozamykaczami),


• brak oznaczeń dla osób niewidomych, brak pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych,


• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,


• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,


• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.,


• obsługa urządzeń biurowych (komputer, drukarka, kserokopiarka, faks, niszczarka, skaner).

Zakres zadań

• prowadzi i obsługuje w zakresie administracyjno-biurowym sekretariat Dyrektora Biura i jego zastępcy, terminowo przekazuje ich polecenia i ustalenia organizacyjne funkcjonariuszom i pracownikom oraz przygotowuje i obsługuje organizacyjnie spotkania z zaproszonymi gośćmi i interesantami w celu wsparcia bieżącej pracy Kierownictwa Biura
• opracowuje, przy współudziale Wydziałów Biura, zbiorcze odpowiedzi dotyczące projektów aktów prawnych przesyłanych do uzgodnień (arkusze uzgodnień) w celu wsparcia bieżącej pracy Kierownictwa Biura
• opracowuje kwartalne informacje o przekazywanych na rzecz Biura darowiznach w celu przesyłania stosownych informacji do Biura Finansów Komendy Głównej Straży Granicznej
• prowadzi wykaz świadczonej przez radców prawnych pomocy prawnej oraz sporządza comiesięczną informację w tym zakresie w celu dostarczenia stosownej informacji Naczelnikowi Wydziału
• na bieżąco obsługuje w zakresie kancelaryjno-biurowym obieg dokumentów w Biurze i Wydziale Ekonomiczno-Organizacyjnym (m.in. ewidencjonuje pisma wchodzące i wychodzące, przesyła je pocztą elektroniczną) oraz współpracuje z Kancelarią Jawną w tym zakresie w celu zabezpieczenia terminowego i płynnego przekazywania informacji
• realizuje i rozlicza wydatki reprezentacyjne Kierownictwa Biura w celu wsparcia ich bieżącej pracy
• zastępuje inspektora administrującego sprzętem i siecią informatyczną Biura w zakresie poczty elektronicznej w Internecie i Intranecie (sprawdza, przyjmuje i wysyła maile) w celu zabezpieczenia właściwej pracy Biura
• redaguje krótkie pisma na polecenie przełożonych w celu wsparcia ich bieżącej pracy

Wymagania niezbędne

• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Komunikatywność
• Dyspozycyjność
• Umiejętność pracy w zespole
• Odporność na stres
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Kurs dla sekretarek – asystentek
• Język angielski: poziom komunikatywny