Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych 

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca na II piętrze budynku, budynek i pomieszczenia urzędu dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich (podjazd do budynku, toalety, windy oraz drzwi o odpowiedniej szerokości)


• praca przy komputerze – możliwość zapewnienia specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem


• w trakcie reprezentowania urzędu w innych instytucjach oraz podczas wyjazdów służbowych warunki świadczenia pracy mogą nie być dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych

Zakres zadań

• przyjmuje, rejestruje i wysyła korespondencję Departamentu oraz przedkłada przyjętą korespondencję do dekretacji Dyrektorowi i Zastępcy Dyrektora i rozdziela ją zgodnie z dekretacją
• udziela informacji interesantom lub kieruje ich do właściwych pracowników Departamentu lub innych komórek organizacyjnych Ministerstwa
• wspiera pracę Dyrektora i Zastępcy Dyrektora, w tym prowadzi kalendarz ich zajęć oraz sporządza pisma w zleconych przez nich sprawach, a także wspomaga pracę pracowników Departamentu w zakresie realizacji zadań
• zapewnia materiały biurowe oraz przydziały socjalne, a także służbowe bilety komunikacji miejskiej pracownikom Departamentu, w tym prowadzi ewidencję wydanych biletów oraz ewidencję delegacji służbowych pracowników Departamentu
• prowadzi ewidencję skarg, wniosków i petycji oraz przygotowuje związane z tym analizy roczne, a także prowadzi ewidencję interpelacji, zapytań i wystąpień poselskich oraz oświadczeń senatorskich i terminów udzielania odpowiedzi
• monitoruje przestrzeganie przez pracowników Departamentu instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz przekazuje akta Sekretariatu do archiwum zakładowego
• weryfikuje poprawność podpisów elektronicznych na dokumentach przedkładanych do podpisu elektronicznego Ministrowi, Sekretarzom Stanu lub Podsekretarzom Stanu

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”
• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• komunikacja
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• orientacja na klienta/interesanta
• współpraca
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe