Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca administracyjno-biurowa


• permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np.: obywatele, przedsiębiorstwa)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• użytkowanie sprzętu biurowego


• praca siedząca przed komputerem z monitorem ekranowym, budynek Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi w Warszawie dostosowany jest do potrzeb osób niepełnosprawnych poprzez zapewnienie odpowiedniej szerokości ciągów komunikacyjnych, odpowiedniej szerokości drzwi, braku progów na ciągach komunikacyjnych i do pomieszczeń biurowych, wyłożenie na ciągach komunikacyjnych wykładziny antypoślizgowej, dostosowanie toalet, platformy przyschodowe zamontowane są przy schodach wewnętrznych prowadzących z holu głównego na korytarze parteru


• budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo, ze względu na korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami

Zakres zadań

• prowadzi elektroniczną ewidencję i obieg pism wpływających do Biura w ramach systemu EZD;
• przyjmuje, rejestruje i rozdziela oraz przedkłada do dekretacji Dyrektora Biura i zastępców Dyrektora korespondencję oraz kompletuje i rozdziela dokumenty do podpisu dyrektora Biura oraz dokumenty wewnątrz biura;
• prowadzi terminarz spotkań, narad i innych wydarzeń w Biurze oraz przygotowuje i obsługuje pod względem organizacyjno – recepcyjnym spotkania z interesantami Biura;
• przygotowuje, opracowuje, prowadzi oraz aktualizuje elektroniczną listę obecności pracowników Biura oraz przygotowuje analizę wykonywania pracy zdalnej pracowników Ministerstwa;
• prowadzi rejestr delegacji służbowych kierownictwa i pracowników Biura oraz realizuje zadania związane z zaopatrzeniem biura w materiały i sprzęt biurowy;
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne oraz pilnuje terminowego załatwiania spraw zleconych pracownikom Biura przez Dyrektora Biura i zastępców Dyrektora;
• redaguje krótkie pisma na polecenie Dyrektora Biura, w celu wsparcia w bieżącej pracy Dyrektora Biura i zastępców Dyrektora oraz pracowników Biura.

Wymagania niezbędne

• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (poziom co najmniej A1)
• Znajomość zasad funkcjonowania Ministerstwa Rolnictwa i Rozwoju Wsi
• Komunikatywność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• 6-miesięczny staż pracy w obszarze obsługi kancelaryjno-biurowej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość obsługi systemu kancelaryjnego EZD