Specjalista

Warunki pracy

Zakres zadań

• Zapewnienie właściwych warunków pracy dyrektora, w tym: prowadzenie kalendarza pracy i przedsięwzięć służbowych (umawianie, dokonywanie zmian terminów lub odwoływanie wcześniej zaplanowanych spotkań i wizyt), wykonywanie połączeń telefonicznych, przyjmowanie interesantów, organizacja odpraw, narad i spotkań, w tym przygotowywanie notatek i podsumowań po spotkaniach, przygotowywanie pomieszczeń, w których odbywają się odprawy, narady i inne spotkania, wyposażanie uczestników ww. przedsięwzięć w niezbędne materiały w celu zapewnienia sprawnego przebiegu tych spotkań.
• Obsługa korespondencji kierowanej do dyrektora, w tym monitorowanie jej przepływu w elektronicznym systemie obiegu dokumentów, a także monitorowanie stanu realizacji pism i spraw.
• Przygotowywanie poleceń wyjazdów służbowych oraz rozliczanie delegacji służbowych dyrektora.
• Prowadzenie i rozliczanie dokumentów finansowych związanych z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych dyrektora oraz dokonywanie zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.
• Opracowywanie materiałów informacyjnych na potrzeby dyrektora. Prowadzenie bazy informacji dotyczących urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych), numerów telefonów oraz adresów e-mail.
• Przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom i żołnierzom zawodowym.
• Prowadzenie bazy danych o nieobecności pracowników i żołnierzy zawodowych w celu zapewnienia aktualnej informacji o urlopach, podróżach służbowych i innych przyczynach nieobecności.

Wymagania niezbędne

• Do 1 roku doświadczenia na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub obsługą klientów lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, umożliwiającego uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
• Znajomość: ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie danych osobowych, protokołu dyplomatycznego i zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętność: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, dążenia do rezultatu, poszukiwania rozwiązań, komunikacji w tym komunikacji pisemnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe