Specjalista

Warunki pracy

-praca z wykorzystaniem komputera i urządzeń biurowych,
-budynek Urzędu i jego wyposażenie zapewniają bezpieczne i higieniczne warunki pracy,
-warunki są dostosowane do rodzaju wykonywanych prac lecz nie są przystosowane do wszystkich potrzeb osób niepełnosprawnych: brak podjazdów, windy, drzwi o odpowiedniej szerokości, odpowiednio dostosowanej toalety,
-realizacja zakupów w punktach sprzedaży bezpośredniej na terenie Warszawy,
-wysiłek fizyczny,
-zagrożenie korupcją.

Zakres zadań

• zaopatrywanie urzędu w niezbędne materiały, akcesoria i urządzenia itd. wg bieżących potrzeb, w tym realizowanie zakupów w punktach sprzedaży bezpośredniej oraz prowadzenie spraw z zakresu udzielania zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych zgodnie z regulacjami wewnętrznymi,
• prowadzenie spraw i umów dotyczących nieruchomości użytkowanych przez urząd oraz usług i dostaw z nimi związanych, w tym wymaganych przeglądów budynków i ich konserwacji,
• prowadzenie spraw z zakresu gospodarki samochodowej i obsługi transportowej, w tym ubezpieczenia pojazdów oraz likwidacji szkód w tym zakresie,
• prowadzenie spraw i umów dot. bezgotówkowego zakupu paliwa na potrzeby urzędu,
• prowadzenie spraw i umów z zakresu telefonii stacjonarnej i komórkowej, dostępu do internetu,
• prowadzenie spraw związanych z naprawami reklamacyjnymi i gwarancyjnymi oraz serwisem składników majątku urzędu, w tym konserwacją urządzeń podlegających nadzorowi urzędu dozoru technicznego,
• znajomość warunków obsługiwanych umów i monitorowanie terminów ich ważności,
• prowadzenie spraw dot. podpisów elektronicznych,
• weryfikacja zgodności faktur i rachunków z warunkami umów lub doraźnych zleceń w prowadzonych przez siebie sprawach oraz opisywanie ich pod względem merytorycznym,
• opracowywanie projektów umów i aneksów w obsługiwanym obszarze, analiza i opinowanie projektów umów przesyłanych przez kontrahentów z punktu widzenia interesów urzędu, uzyskiwanie akceptacji treści umów przez radcę prawnego i głównego księgowego,
• inicjowanie wprowadzenia regulacji wewnętrznych związanych z prowadzonymi sprawami oraz ich aktualizacji w świetle zmian organizacyjnych lub zmieniających się przepisów prawa, przygotowywanie projektów dokumentów w tym zakresie,
• prowadzenie, przygotowywanie dokumentacji i przekazywanie jej do archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją kancelaryjną, rzeczowym wykazem akt oraz instrukcją archiwalną,
• udział w przygotowywaniu imprez okolicznościowych urzędu,
• wykonywanie innych prac zleconych przez kierownika Referatu Administracyjno-Gospodarczego,
• zastępowanie pozostałych pracowników merytorycznych referatu, w tym kierownika referatu w czasie jego nieobecności.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego w obszarze administracyjno-obsługowym na podobnym stanowisku.

• Prawo jazdy kat. B
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu zarządzania/ administowania nieruchomościami, udzielania zamówień publicznych wyłączonych ze stosowania ustawy Prawo zamówień publicznch.