Specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

Pracownik wykonuje czynności o charakterze:

- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,

- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie KPRM oraz poza nim.

Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzin na dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej. Praca wiąże się z permanentną obsługą klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

Siedziba Kancelarii znajduje się w Al. Ujazdowskich 1/3 w Warszawie.

Pracownik będzie wykonywał pracę w budynku mieszczącym się przy al. Szucha 21 (w pobliżu siedziby Kancelarii). Budynek siedmiokondygnacyjny. Pracownicy Kancelarii wykonują pracę na II, III, IV i V piętrze budynku. Wejście do budynku nie jest dostosowane dla osób z niepełnosprawnością ruchową i osób niewidzących lub słabowidzących. Są tu drzwi obrotowe. Windy są dostosowane do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami. Ogólnodostępne miejsce parkingowe dla osoby z niepełnosprawnością ruchową znajduje się na ulicy Szucha 16, po drugiej strony ulicy, w niedalekiej odległości od budynku. Na parterze budynku jest toaleta dostosowana do osób z niepełnosprawnością ruchową.

Zakres zadań

• odpowiada za obsługę merytoryczną (kompletowanie i przygotowanie dokumentów na spotkania), obsługę logistyczną Dyrektora Departamentu i Zastępców, w tym planowanie wyjazdów krajowych i zagranicznych Kierownictwa Departamentu w związku z udziałem w spotkaniach, konferencjach i seminariach, a także rozliczanie kosztów wyjazdów i delegacji, organizowanie i obsługę narad i spotkań Kierownictwa Departamentu
• przyjmuje i wysyła korespondencję Departamentu i zapewnia jej właściwy obieg, w tym prowadzi rejestr spraw zgodnie z Instrukcją Kancelaryjną
• prowadzi wykaz spraw szczególnie ważnych i terminowych
• kieruje interesantów, zgłaszających się bezpośrednio i telefonicznie, do właściwych pracowników Departamentu lub właściwych komórek organizacyjnych Kancelarii
• czasowo koordynuje zadania wykonywane przez innych pracowników Departamentu w celu zapewnienia odpowiedzi na pisma przychodzące, przygotowuje projekty standardowych pism oraz notatek i informacji w celu wsparcia kierującego komórką organizacyjną w bieżącej pracy
• przechowuje dokumenty dotyczące spraw personalnych pracowników biura, w zakresie poleconym przez dyrektora
• prowadzi ewidencję dokumentów o klauzuli „zastrzeżone” przychodzących do Departamentu lub w nim wytworzonych oraz nadzór nad stanowiskami do wytwarzania takich dokumentów w Departamencie; prowadzi sprawy związane z odbiorem i zwrotem dokumentów niejawnych adresowanych do Kierownictwa Departamentu, na podstawie udzielonego upoważnienia
• prowadzi listę obecności oraz ewidencję wyjść służbowych i prywatnych pracowników Departamentu; bierze udział w realizacji spraw związanych z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe

Wymagania niezbędne

• powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w zakresie obsługi sekretariatu
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• posiadanie wiedzy z zakresu: zasad funkcjonowania administracji publicznej w tym służby cywilnej
• znajomość ustaw: o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej, o ochronie informacji niejawnych, Kodeksu pracy
• posiadanie kompetencji miękkich: komunikacja, kreatywność, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych, rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• powyżej pół roku doświadczenia zawodowego w jednostkach sektora finansów publicznych
• szkolenie z zakresu obsługi sekretariatu
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• biegła znajomość programu Microsoft Outlook