Starszy specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• Praca biurowa przy komputerze.


• Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).


• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca w budynku przy ul. Krucza 36/Wspólna 6,


• miejsce pracy: VI p.,


• budynek częściowo przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych: wejście do budynku jest utwardzone z wkładem antypoślizgowym, wyposażone w automatyczne drzwi rozsuwne, pochylnię i transporter przyschodowy. Windy przystosowane do wjazdu wózków inwalidzkich, posiadające przyciski sterujące umożliwiające odczyt w alfabecie Braille’a, sygnalizację dźwiękową oraz niektóre - syntezator mowy. Budynek może stwarzać problemy dla osób niepełnosprawnych ruchowo: korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami,  niektóre toalety przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych.

Zakres zadań

• Organizuje dzień pracy dyrektora i jego zastępców, w tym prowadzi i monitoruje terminarz spotkań
• Monitoruje terminowość realizacji poleceń, pism i dokumentów podpisywanych przez dyrektora i jego zastępców, w tym: kompletuje, weryfikuje i przedkłada korespondencję do podpisu dyrektora i jego zastępców oraz członków Kierownictwa, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Departamentu
• Przyjmuje, rejestruje i rozdysponowuje zadekretowaną korespondencję, w tym ewidencjonuje korespondencję w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów
• Sporządza projekty krótkich pism/odpowiedzi na korespondencję
• Prowadzi rejestr oraz odpowiada za obsługę dokumentów niejawnych w Departamencie, a także spraw związanych z upoważnieniami pracowników do przetwarzania danych osobowych
• Organizuje spotkania dyrektora i jego zastępców z gośćmi zewnętrznymi i wewnętrznymi
• Zapewnia zaopatrzenie sekretariatu w materiały biurowe
• Bierze udział w organizowaniu wyjazdów służbowych krajowych i zagranicznych dyrektora i jego zastępców

Wymagania niezbędne

• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Umiejętność sporządzania notatek oraz standardowych pism
• Umiejętność obsługi komputera – pakiet MS Office, poczta elektroniczna, Internet
• Umiejętność obsługi innych urządzeń biurowych
• Umiejętności interpersonalne: komunikatywność, wysoka kultura osobista
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność obsługi systemu elektronicznego obiegu dokumentów
• Znajomość języka angielskiego na poziomie B1