Młodszy specjalista

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

- praca samodzielna, administracyjno-biurowa, w siedzibie urzędu;

- praca w pomieszczeniu biurowym;

- praca przy monitorze powyżej 4 godzin dziennie;

- stałe godziny pracy od 8.15 – 16.15;

- oświetlenie naturalne i sztuczne;

- obsługa urządzeń biurowych: komputer, telefon, faks, skaner, drukarka, kserokopiarka, niszczarka.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

-  dojście i dojazdy do budynków są utwardzone;

-  stanowisko pracy zlokalizowane jest na parterze;

-  infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody;

-  budynek jest przysztosowany dla osób niepełnosprawnych, wyposażony jest w windę, sanitariaty na parterze i poddaszu budynku, dostosowane dla potrzeb osób niepełnosprawnych, jednak występują ograniczenia związane ze swobodnym przemieszczaniem się ( korytarze dzielone drzwiami z samozamykaczami);

-  brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.

Zakres zadań

• planuje bieżąco oraz raz w roku, koordynuje i organizuje pracę Oddziału Kancelarii Jawnej oraz sprawuje nadzór nad wykonywaniem przez podległych pracowników zadań wynikających z zakresu obowiązków i uprawnień oraz nadzoruje terminowy rozdział poczty jawnej do zapoznania z nią poszczególnych adresatów, w celu zapewnienia terminowości i odpowiedniej jakości realizowanych zadań;
• koordynuje oraz realizuje czynności związanych z przyjmowaniem, rejestrowaniem, przechowywaniem, przekazywaniem i wysyłaniem dokumentów, pieczęci kancelaryjnych oraz wydawnictw jawnych, w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• bieżąco prowadzi instruktaż dla pracowników Oddziału Kancelarii Jawnej oraz dla funkcjonariuszy i pracowników Komendy Głównej Straży Granicznej obsługiwanych przez Oddział Kancelarii Jawnej, z zakresu obiegu informacji jawnych w Straży Granicznej, w celu podniesienia poziomu wiedzy w ww. zakresie;
• prowadzi bieżącą kontrolę postępowania z dokumentami, które zostały udostępnione funkcjonariuszom i pracownikom komórek organizacyjnych Komendy Głównej Straży Granicznej oraz egzekwuje zwrot tych dokumentów do kancelarii, w celu zapewnienia odpowiedniej ich ochrony
• sprawuje merytoryczny nadzór nad prawidłowością przygotowywanych materiałów archiwalnych oraz nadzór nad właściwym przygotowaniem dokumentacji archiwalnej, w celu przekazania jej do Archiwum Zakładowego;
• sprawuje nadzór nad prawidłowym prowadzeniem trwałych oraz pomocniczych urządzeń ewidencyjnych w kancelarii, w celu zapewnienia odpowiedniej jakości realizowanych zadań;
• realizuje czynności w zakresie obsługi i bieżącego monitorowania elektronicznej skrzynki podawczej (ESP) w ramach elektronicznej platformy administracji publicznej (e-PUAP) w Komendzie Głównej Straży Granicznej, w celu odbioru korespondencji, w zastępstwie osoby upoważnionej;
• bierze udział w koordynacji zadań związanych z obiegiem informacji polegającej na sprawdzaniu realizacji przepisów instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej w poszczególnych komórkach organizacyjnych KGSG, w celu właściwego przestrzegania obowiązujących przepisów.

Wymagania niezbędne

• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa, uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Komunikatywność
• Umiejętność pracy w zespole
• Czytelny charakter pisma
• Umiejętność działania w sytuacjach stresowych
• Skrupulatność
• Terminowość
• Odpowiedzialność
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Umiejętność interpretacji przepisów
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe