Główny Urząd Statystyczny w Warszawie
Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

Sekretarz/sekretarka

Miejsce pracy: Warszawa

Ogłoszenie o naborze Nr 166271

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa.
Praca przy komputerze.
Budynek Głównego Urzędu Statystycznego jest w znacznym zakresie dostosowany dla potrzeb osób z niepełnosprawnością. Przy wejściu do budynku GUS brak progów utrudniających wjazd wózkiem, schody w holu głównym są wyposażone w ruchome platformy do transportu wózka, wewnątrz budynku zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych. Windy są dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. W budynku znajduje się 7 toalet przystosowanych do potrzeb osób z niepełnosprawnością.

Zakres zadań

Przyjmuje i rejestruje korespondencję i dokumenty wpływające do departamentu i następnie przekazuje je do dyrektora w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentacji. Archiwizuje dokumenty sekretariatu.
Prowadzi ewidencję osobową pracowników departamentu (listy obecności, delegacje krajowe, plany i realizację urlopów, zwolnienia lekarskie), miesięczne rozliczenia czasu pracy pracowników w celu wsparcia dyrektora w prawidłowej organizacji pracy w departamencie. Pod kierunkiem przełożonego opracowuje inne dokumenty administracyjne departamentu, w szczególności raportowanie pracochłonności oraz ekwiwalentu za wykonywanie pracy zdalnej.
Przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom departamentu w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora. Monitoruje terminy realizacji poleceń i ustaleń oraz innych zadań nałożonych na departament w celu prawidłowego i terminowego ich wykonania. Redaguje krótkie pisma na polecenie dyrektora w celu wsparcia go w bieżącej pracy.
Zaopatruje pracowników w materiały biurowe i eksploatacyjne, koordynuje prawidłowy obieg sprzętu (typu laptop, komputer stacjonarny, drukarka) w celu umożliwienia im wykonywania zadań służbowych.
Bierze udział w stałym dyżurze Prezesa w godzinach pracy sekretariatu w celu realizacji nałożonych poleceń.
Uzgadnia, a następnie opracowuje plan szkoleń w celu zapewnienia wsparcia bieżącej pracy dyrektora, w wyrażaniu zgody na uczestnictwo pracowników departamentu w szkoleniach wewnętrznych i zewnętrznych, także koordynuje i zbiera zgłoszenia na szkolenia w celu przedstawienia ich do akceptacji.
Koordynuje sprawy kadrowo-organizacyjne departamentu, w tym zmiany w opisach stanowisk pracy i zakresach obowiązków pracowników oraz dotyczące upoważnień do przetwarzania danych w celu wsparcia dyrektora w wykonywaniu zadań związanych z zarządzaniem pracownikami departamentu, a także przesyłanie comiesięcznych harmonogramów pracy dla pracowników departamentu pracujących na część etatu do właściwej jednostki w GUS.
Koordynuje sprawy dot. zapotrzebowania na środki finansowe pracowników departamentu i przesyła je do właściwej jednostki w GUS w celu prawidłowej i terminowej realizacji zapotrzebowania na środki finansowe dla departamentu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie

Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym - A2
Znajomość ustawy o służbie cywilnej
Znajomość podstaw pracy sekretariatu, w szczególności zasad prowadzenia ewidencji dokumentów, obsługi interesantów, organizacji kalendarza spotkań
Umiejętność wyszukiwania, gromadzenia i porządkowania informacji niezbędnych dla sprawnej obsługi stanowiska pracy
Znajomość pakietu MS Office
Wiedza z zakresu obiegu dokumentów i archiwizacji
Znajomość zasad redagowania pism urzędowych oraz zasad prostego języka
Wykorzystywanie wiedzy i doskonalenie zawodowe
Rzetelność
Organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
Współpraca
Komunikacja interpersonalna
Komunikacja pisemna
Otwartość na zmiany i radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
Dzielenie się wiedzą
Orientacja na klienta /interesanta
W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
Posiadanie obywatelstwa polskiego
Korzystanie z pełni praw publicznych
Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

Wykształcenie: wyższe
Wykształcenie: dyplom ukończenia profesjonalnej szkoły dla sekretarek/asystentek
Doświadczenie zawodowe: 1 rok doświadczenia zawodowego/stażu pracy w sekretariacie w administracji publicznej
Znajomość obsługi systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD)

Dokumenty i oświadczenia niezbędne

CV i list motywacyjny
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia średniego
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie znajomości języka angielskiego na poziomie komunikatywnym – A2 lub oświadczenie o znajomości języka angielskiego na poziomie komunikatywnym – A2
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru (zgodne ze wzorem załączonym przez GUS)
Dla osób urodzonych przed dniem 1 sierpnia 1972 r.: oświadczenie o braku pracy, pełnieniu służby w organach bezpieczeństwa państwa lub współpracy z tymi organami - w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2023 r. poz. 342, z późn. zm.)
Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia wyższegoKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie posiadania dyplomu ukończenia profesjonalnej szkoły dla sekretarek/asystentekKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie 1 roku doświadczenia zawodowego/stażu pracy w sekretariacie w administracji publicznej

Termin i miejsce składania dokumentów

Dokumenty należy złożyć do: 2026-08-06 Decyduje data:wpływu oferty do urzędu Miejsce składania dokumentów:
Dokumenty można składać w formie elektronicznej lub papierowej:
- w formie elektronicznej:
na adres rekrutacja@stat.gov.pl
lub poprzez e-doręczenia na skrzynkę AE:PL-77834-60292-CETTI-31
lub za pośrednictwem Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP) na skrytkę: /y52d3bvq62/GUSpraca
- w formie papierowej:
w kancelarii Urzędu (pn.-pt. w godz. 7:00-16:15)
lub wysyłając na adres:
Główny Urząd Statystyczny
Biuro Organizacji i Zasobów Ludzkich
Al. Niepodległości 208
00-925 Warszawa

z dopiskiem: oferta nr 59/BS/2026