Sekretarz

Warunki pracy

praca biurowa wykonywana jest w pozycji siedzącej przy komputerze, co najmniej 4 godziny dziennie; urząd mieści się w budynku zabytkowym przy ulicy Miodowej 15; stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym na II piętrze w części „B”, toaleta dla osób niepełnosprawnych znajduje się w części „B” i „C” na parterze; budynek częściowo jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych, winda znajduje się w budynku „B”;

Zakres zadań

• Prowadzenie rejestru korespondencji, w szczególności: przyjmowanie oraz prowadzenie rejestru korespondencji wpływającej do Departamentu oraz dokonywanie rozdziału zgodnie z dekretacją kierownictwa Departamentu; prowadzenie rejestru poczty wychodzącej z Departamentu.
• Kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu Dyrektora.
• Prowadzenie rejestru wniosków o spotkania klientów zewnętrznych, aktualizacja rejestru i prowadzenie współpracy z komórkami Ministerstwa w sprawach organizacji spotkań.
• Prowadzenie kalendarza spotkań, narad a także obsługa ich pod katem organizacyjno-recepcyjnym.
• Prowadzenie spraw związanych z delegacjami krajowymi Dyrektora Departamentu oraz zastępców Dyrektora.
• Prowadzenie rejestru wniosków o udzielenie informacji publicznej, skarg, interpelacji i zapytań poselskich, pism Rzecznika Praw Obywatelskich, monitorowanie terminowości udzielania odpowiedzi, przygotowywanie rocznych sprawozdań w tym zakresie.
• Prowadzenie rejestru umów zlecenia oraz umów o dzieło.
• Obsługa Departamentu w zakresie organizacyjno – technicznym w szczególności: obsługa połączeń telefonicznych, zapewnianie zaopatrzenia pracowników w artykuły biurowe i urządzenia, prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego i innych urządzeń technicznych przekazanych pracownikom Departamentu.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy: 1 rok doświadczenia zawodowego na podobnym stanowisku

• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• znajomość instrukcji kancelaryjnej
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• bardzo dobra znajomość obsługi MS Office
• umiejętność bardzo dobrej organizacji pracy
• komunikatywność
• umiejętność pracy samodzielnej i zespołowej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• umiejętność rozwiązywania problemów i pracy pod presją czasu