Specjalista

Warunki pracy

Praca administracyjno-biurowa; obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie; użytkowanie sprzętu biurowego (drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów, skaner).

Pomieszczenia zakładu pracy uwzględniają potrzeby osób niepełnosprawnych w zakresie przystosowania stanowisk pracy. Obiekt posiada dostosowane podjazdy dla osób na wózkach inwalidzkich przy wejściach do budynku. Drzwi wejściowe do budynku (wejście główne) pozwalają na swobodny przejazd wózkiem inwalidzkim. W gmachu Ministerstwa Finansów korytarze są przestronne, pozbawione progów, umożliwiające swobodne poruszanie się po nich osobom na wózkach inwalidzkich. Ponadto obiekt wyposażony jest w dźwigi osobowe z kabinami przystosowanymi dla osób niepełnosprawnych, a w biegach klatek schodowych zamontowano dodatkowe poręcze. Istnieje możliwość dostosowania stanowiska pracy do potrzeb indywidualnej niepełnosprawności.

Zakres zadań

• Wykonywanie czynności kancelaryjnych przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją (EZD), w tym przedkładanie korespondencji do wglądu i dekretacji dyrektorowi i zastępcom dyrektora oraz rozdzielanie zadekretowanej korespondencji między pracowników komórki organizacyjnej.
• Redagowanie pism w celu wsparcia bieżącej pracy kierownictwa komórki organizacyjnej.
• Obsługiwanie przychodzących i wychodzących rozmów telefonicznych oraz obsługiwanie urządzeń biurowych (fax, poczta elektroniczna, ksero).
• Prowadzenie komputerowej ewidencji (przy pomocy systemu kadrowo-płacowego KOMAeHR) czasu pracy i absencji pracowników (np. urlopów na żądanie, zwolnień i absencji, szkoleń pracowników).
• Prowadzenie terminarza spotkań oraz narad dyrektora i zastępców dyrektora, obsługiwanie narad organizowanych w komórce organizacyjnej.
• Prowadzenie spraw administracyjno-organizacyjnych w zakresie funkcjonowania komórki organizacyjnej.
• Prowadzenie obsługi kancelarii materiałów zastrzeżonych oraz spraw administracyjnych komórki organizacyjnej (zamawianie materiałów biurowych, informatycznych, zlecanie usług, rozliczanie biletów ZTM itp.).

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego na stanowisku obsługi sekretariatu

• Szczególne uprawnienia: posiadanie aktualnego poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” lub zgoda na poddanie się procedurze uzyskania takiego poświadczenia
• Wiedza z zakresu funkcjonowania administracji rządowej
• Umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• Umiejętność współpracy w zespole
• Komunikatywność
• Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym posługiwanie się w typowych prostych sytuacjach komunikacyjnych