Specjalista

Warunki pracy

• Praca administracyjno-biurowa


• Obsługa komputera


• Permamentna obsługa klientów zewnętrznych 


• Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich


• Wewnątrz budynku: winda towarowa, drzwi przeciwpożarowe, bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika,


• Nie występują uciążliwe/szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy

Zakres zadań

• Zapewnia właściwe warunki pracy Dyrektora, w tym: prowadzi kalendarz pracy i przedsięwzięć służbowych (umawia, dokonuje zmian terminów lub odwołuje wcześniej zaplanowane spotkania i wizyty), wykonuje połączenia telefoniczne, przyjmuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych, organizuje odprawy, narady i spotkania, w tym przygotowuje notatki i podsumowania po spotkaniach, przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się odprawy, narady i inne spotkania, wyposaża uczestników ww. przedsięwzięć w niezbędne materiały w celu zapewnienia sprawnego przebiegu tych spotkań, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom cywilnym i żołnierzom.
• Prowadzi i rozlicza dokumenty finansowe związane z realizacją wydatków okolicznościowych i reprezentacyjnych Dyrektora oraz dokonuje zakupów na te cele w ramach przydzielonego limitu środków finansowych.
• Przygotowuje polecenia wyjazdów służbowych oraz rozlicza delegacje służbowe Dyrektora oraz pracowników i żołnierzy Biura Dyrektora Generalnego. .
• Realizuje zadania związane z obsługą logistyczno-administracją Biura Dyrektora Generalnego w tym: przygotowuje roczne i bieżące zapotrzebowania w zakresie sprzętu informatycznego, kulturalno-oświatowego, biurowego, kwaterunkowego oraz sprzętu służby żywnościowej, zapotrzebowania na materiały biurowe i materiały eksploatacyjne do sprzętu informatycznego, a także rozlicza zabezpieczenia łączności telefonii stacjonarnej, komórkowej oraz Internetu Dyrektora Generalnego oraz Biura Dyrektora Generalnego MON.
• Opracowuje materiały informacyjne na potrzeby Dyrektora. Prowadzi bazę informacji dotyczącą urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych).
• Przygotowuje zapotrzebowania na prasę krajową i zagraniczną dla Dyrektora Generalnego oraz Biura Dyrektora Generalnego.
• Prowadzi ewidencję i rozliczenia biletów ZTM i legitymacji PKP.

Wymagania niezbędne

• Doświadczenie zawodowe - powyżej 1 roku w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
• Znajomość: ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o ochronie danych osobowych, protokołu dyplomatycznego i zasad savoir vivre'u, regulaminu organizacyjnego Ministerstwa Obrony Narodowej, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, dążenia do rezultatu, poszukiwania rozwiązań, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe