Specjalista

Warunki pracy

praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godz. dziennie; permanentna obsługa klientów zewnętrznych;

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Stanowisko pracy zorganizowane w pomieszczeniu biurowym wyposażonym w instalację klimatyzacyjną. Narzędzia i materiały pracy: komputer, urządzenia biurowe (drukarka, kserokopiarka, skaner, niszczarka i inne urządzenia biurowe).

Budynek posiada windę osobową do transportu pionowego, nie posiada podjazdów dla osób niepełnosprawnych, ale jest wyposażony w transporter gąsiennicowy typu T09 "ROBY" służący do transportu po schodach wejściowych do budynku osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Pomieszczenia pracy GIF mieszczą się na parterze oraz I i III piętrze budynku.

Zakres zadań

• Wykonywanie czynności związanych z koordynacją organizacji pracy Głównego Inspektora Farmaceutycznego w szczególności: obsługa połączeń telefonicznych, prowadzenie kalendarza pracy, a także organizowanie i koordynowanie sprawnego przebiegu spotkań wewnętrznych i zewnętrznych.
• Wykonywanie czynności związanych z obiegiem dokumentów, w szczególności obsługa poczty elektronicznej Głównego Inspektora Farmaceutycznego, dokonywanie wstępnej dekretacji korespondencji elektronicznej (e-mail) oraz przekazywanie do rejestracji przez kancelarię.
• Redagowanie pism oraz przygotowywanie i dokumentów, raportów, zestawień z zakresu kompetencji Głównego Inspektora Farmaceutycznego oraz protokołowanie posiedzeń kierownictwa Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego.
• Przygotowywanie dokumentów dotyczących podróży służbowych Głównego Inspektora Farmaceutycznego.
• Koordynowanie zaopatrzenia sekretariatu Głównego Inspektora Farmaceutycznego w artykuły biurowe i spożywcze.
• Udzielanie interesantom ogólnych informacji dotyczących organizacji, kompetencji, struktury Głównego Inspektoratu Farmaceutycznego.
• Prowadzenie bazy informacji dotyczących urzędów, instytucji, firm (m.in. adresów, numerów telefonów, nazwisk osób zajmujących w nich kierownicze stanowiska, itp.)
• Współudział w dokonywaniu zakupu biletów komunikacji lądowej i lotniczej oraz rezerwacji miejsc hotelowych w celu realizacji krajowych podróży służbowych pracowników.

Wymagania niezbędne

wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy: doświadczenia zawodowego powyżej 1 roku na stanowisku związanym z obsługą sekretariatu lub na stanowisku asystenckim lub w pracy biurowej

• Umiejętność redagowania pism (z wykorzystaniem edytora tekstu MS Word)
• Znajomość struktury organizacyjnej i zadań Urzędu
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność pracy w zespole
• Umiejętność organizacji pracy własnej
• Komunikatywność