Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposoby wykonywania zadań:

• permanentna obsługa klientów zewnętrznych 

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca na I piętrze budynku, budynek i pomieszczenia urzędu dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich (podjazd do budynku, toalety, windy oraz drzwi o odpowiedniej szerokości)


• praca przy komputerze – możliwość zapewnienia specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym oraz osobom z uszkodzonym słuchem

Zakres zadań

• przyjmuje i rejestruje korespondencję Departamentu, przedkłada przyjętą korespondencję do dekretacji Dyrektorowi i Zastępcom Dyrektora oraz rozdziela ją zgodnie z dekretacją w wersji papierowej i elektronicznej, a także obsługuje pocztę elektroniczną sekretariatu
• udziela informacji (telefonicznie i bezpośrednio) klientom, a w razie potrzeby kieruje ich do właściwych komórek organizacyjnych
• prowadzi rejestr delegacji służbowych, redaguje pisma, wykazy, statystyki
• przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne, prowadzi terminarz spotkań i wyjazdów Dyrektora oraz Zastępcy Dyrektora oraz przygotowuje i obsługuje spotkania z interesantami i gośćmi
• prowadzi sprawy związane z zaopatrzeniem pracowników Departamentu w materiały biurowe i przydziały socjalne, a także w służbowe bilety komunikacji miejskiej, w tym prowadzi ewidencję wydanych biletów
• prowadzi ewidencję skarg, wniosków i petycji oraz przygotowuje związane z tym analizy roczne
• koordynuje w ramach Departamentu odpowiedzi na wystąpienia organów kontroli zewnętrznej
• monitoruje przestrzeganie przez pracowników Departamentu instrukcji kancelaryjnej i rzeczowego wykazu akt oraz przekazuje akta Sekretariatu do archiwum zakładowego

Wymagania niezbędne

• znajomość rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego
• komunikacja
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• orientacja na klienta/interesanta
• współpraca
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe