Sekretarz

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego, w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy

• budynek przy ul. Brackiej 4 jest częściowo dostosowany dla potrzeb osób niepełnosprawnych; z uwagi na konstrukcję budynku utrudnione jest poruszanie się w nim osób niepełnosprawnych; w budynku brak jest windy umożliwiającej wjazd osobie na wózku inwalidzkim; w budynku znajduje się łazienka dostosowana dla potrzeb osób niepełnosprawnych


• praca w pokoju wieloosobowym


• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Zakres zadań

• obsługuje korespondencję i dokumentację (przedkłada dokumenty oraz korespondencję do podpisu dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, ewidencjonuje korespondencję w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, rozdziela zadekretowaną korespondencję pomiędzy pracowników komórki organizacyjnej, przyjmuje i nadaje telefaksy oraz pocztę elektroniczną, przygotowuje skany/ kopie dokumentów)
• prowadzi terminarze i kontakty (prowadzi i monitoruje terminarze spotkań dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom komórki organizacyjnej, prowadzi kontakty teleadresowe osób i instytucji, z którymi współpracuje komórka organizacyjna)
• obsługuje interesantów, udziela informacji (kieruje interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników, obsługuje gości i interesantów)
• organizuje spotkania dla komórki organizacyjnej (przygotowuje materiały na posiedzenia, spotkania i narady, rezerwuje sale konferencyjne i catering)
• zapewnia zaopatrzenie w materiały biurowe i spożywcze (przygotowuje zamówienia na prasę i publikacje, zapewnia zaopatrzenie w niezbędne materiały biurowe i spożywcze)
• prowadzi wskazane sprawy osobowe pracowników (rejestruje obecności pracowników, prowadzi ewidencję wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, zbiorczy plan urlopów oraz ewidencję delegacji pracowników, organizuje i rozlicza wyjazdy służbowe)
• archiwizuje dokumentację (archiwizuje i przekazuje akta spraw dyrektora komórki organizacyjnej i jego zastępców do archiwum)

Wymagania niezbędne

• znajomość języka angielskiego na poziomie B1
• wiedza na temat zadań realizowanych w Departamencie
• znajomość zasad funkcjonowania i struktury organizacyjnej Ministerstwa
• znajomość zasad obsługi klienta
• znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• myślenie analityczne
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, rzetelność, komunikacja
• umiejętność obsługi komputera: MS Office (Word i Excel)
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe