Zmiana adresu firmy – formalności
Rejestrując działalność gospodarczą, należy podać pełne dane osobowe oraz informacje dotyczące adresu. Jeśli któryś z elementów uległ zmianie, to wszystkie nowe wiadomości powinny zostać przesłane do odpowiednich instytucji. Należy je zaktualizować w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Dotyczy to między innymi: zmiany adresu firmy, nazwy przedsiębiorstwa, miejsca zamieszkania osoby prowadzącej działalność, przedmiotu działalności, miejsca przechowywania dokumentacji księgowej, formy opodatkowania, numeru rachunku bankowego, pełnomocników.
Jak przebiega proces aktualizacji danych?
W przypadku indywidualnych przedsiębiorców oraz wspólników spółki cywilnej zmiany muszą być dokonane za pomocą formularza CEIDG-1. Wypełniając wniosek, należy pamiętać, aby na początku zaznaczyć odpowiednią opcję – zmianę wpisu w CEIDG-1. Poprawnie wypełnione pismo przesyła się w terminie do 7 dni od momentu nastąpienia modyfikacji. Można to zrobić drogą elektroniczną pod warunkiem, że przedsiębiorca założył profil zaufany lub posiada podpis elektroniczny. W przeciwnym razie dokument przesyłany jest Pocztą Polską. Warto mieć potwierdzenie nadania listu (w razie zagubienia przesyłki). Aktualizacja danych polega na wypełnieniu tylko tej jednej konkretnej części. Nie trzeba ponownie uzupełniać całego formularza. Oznacza to, że jeśli nastąpiła zmiana siedziby firmy, to wystarczy podać jedynie nowy adres.
Warto zaznaczyć, że nie tylko odpowiednie instytucje powinny zostać poinformowanem że zaszła zmiana adresu działalności gospodarczej. Także klienci muszą mieć dostęp do aktualnych danych. Dlatego warto zamieścić odpowiednie adnotacje na stronie internetowej firmy lub w social mediach, jeśli są prowadzone. Przedsiębiorcy często decydują się również na wysłanie zbiorczego maila do kontrahentów, w którym przesyłają aktualizację.
Polskie prawo nie nakłada na przedsiębiorców obowiązku posiadania firmowej pieczęci. W przypadku, gdy przedsiębiorstwo jej używa, należy również pamiętać o tym, aby dostosować informacje do nowych realiów. Jednym z elementów pieczęci jest właśnie adres. W związku z tym warto pamiętać o tym, aby wyrobić nowy egzemplarz, który będzie zawierał aktualne dane.
Jeżeli firma została wpisana do KRS (Krajowy Rejestr Sądowy), to zmianę danych przeprowadza się za pomocą wniosku NIP-8.
