Kasa fiskalna online – kogo obowiązuje, ulgi, od kiedy

Zgodnie z ustawą o VAT, przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej zobligowani są do ewidencjonowania obrotów za pomocą kasy fiskalnej. W maju 2019 roku w życie weszła nowelizacja ustawy, zgodnie z którą przedsiębiorcy musieli stopniowo rezygnować z tradycyjnych urządzeń na rzecz kas online. Jak działa kasa fiskalna online i kogo obowiązuje? Jakie sankcje skarbowe grożą w przypadku braku urządzenia?

Kasa fiskalna online – co to?

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, który prowadzi sprzedaż detaliczną towarów lub usług, jest odnotowywanie wszelkiego rodzaju transakcji za pomocą urządzenia rejestrującego. Generalny podział tych urządzeń wyróżnia: 

• kasy i drukarki fiskalne z papierową kopią danych,

• kasy i drukarki fiskalne z elektroniczną kopią danych,

• kasy fiskalne online. 

W związku z nowymi przepisami, które weszły w życie w maju 2019 roku, poświęćmy chwilę tym ostatnim urądzeniom, którymi są kasy fiskalne online. Ustawa o VAT zakłada, że wymiana starych kas z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii na nowe kasy online będzie wprowadzana etapami. Pierwszy etap był zaplanowany na styczeń 2020 roku. 

Kasa online to zupełnie nowy rodzaj kas fiskalnych, których naczelnym celem jest bezpośrednia transmisja danych do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Urządzenia online przekazują w regularnych odstępach czasu między innymi paragony fiskalne, raporty dobowe, wszelkiego rodzaju informacje o zarejestrowanych sprzedażach czy nawet przeglądach technicznych. Po co to wszystko? Co na celu ma tak naprawdę wprowadzenie innowacji, jaką jest kasa online? Ta ma poprawić finansową kondycję państwa oraz ograniczać oszustwa podatkowe. Automatyczne przekazywanie danych do Repozytorium Kas ma  między innymi uszczelnić lukę w VAT, a także zwiększyć akceptację płatności bezgotówkowych. 

Kasa fiskalna online – jak działa?

Podstawową funkcją każdego urządzenia fiskalnego jest przede wszystkim rejestrowania obrotu oraz podatku dochodowego i podatku VAT, pochodzących ze sprzedaży detalicznej. Różnica pomiędzy dotychczas obowiązującymi kasami z elektronicznym lub papierowym zapisem kopii a wymaganymi obecnie kasami fiskalnymi online polega na zdalnym przekazywaniu informacji do Centralnego Repozytorium Kas. Wszystko odbywa się bez udziału samego użytkownika. Kasa rejestruje na bieżąco takie dane jak paragony fiskalne, wydruki niefiskalne czy raporty dobowe. Co najważniejsze – urządzenie musi być podłączone do Internetu i wówczas samoczynnie, co jakiś czas – domyślnie jest to ustawione na co dwie godziny – wysyła ostatnie transakcje do fiskusa. Nowy typ urządzeń – w przeciwieństwie do klasycznych kas fiskalnych – nie posiadają ani kopii papierowej ani elektronicznej. Na czym jeszcze polega różnica pomiędzy urządzeniami online a tymi w wersji tradycyjnej? 

Aktualizacje urządzeń będą odbywać się automatycznie, a nowe wersje oprogramowania będą pobierane bezpośrednio z serwerów producenta. Oznacza to, że urządzenia będą mogły być modyfikowane, co z punktu widzenia użytkownika jest niezaprzeczalną zaletą. Dodawanie nowych funkcjonalności czy chociażby dostosowywanie kasy online do ewentualnych zmian w przepisach – to wszystko możliwe jest w przypadku nowych urządzeń rejestrujących online.

Kogo obowiązuje kasa fiskalna online?

Wiemy już, na czym polega jej funkcjonowanie i czym tak naprawdę jest kasa online. Od kiedy obowiązuje ona przedsiębiorców dokonujących sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej? I przede wszystkim – kasa fiskalne online – dla kogo jest obowiązkowa? 

Kasy fiskalne 2020 – to właśnie w tym roku miał miejsce pierwszy etap wprowadzenia urządzeń online. Według Ustawy o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz ustawy – Prawo o miarach, do obowiązku prowadzenia ewidencji za pośrednictwem kasy online kolejni podatnicy zostali zobowiązani w następujących terminach:

Od 01.01.2020 roku:

• sprzedaży benzyny silnikowej, oleju napędowego, gazu przeznaczonego do napędu silników spalinowych,

• świadczenia usług naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych oraz motorowerów.

od 01.07.2020 roku: 

• świadczenia usług związanych z wyżywieniem wyłącznie świadczonych przez stacjonarne placówki gastronomiczne, w tym również sezonowo, oraz usług w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,

• sprzedaży węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych.

od 01.01.2021 roku: 

• świadczenia usług fryzjerskich, kosmetycznych i kosmetologicznych,

• świadczenia budowlane,

• świadczenia w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów

• świadczenia prawnicze,

• związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Ile kosztuje kasa fiskalna online? 

Ostatnie lata były dla przedsiębiorców nie lada wyzwaniem. Dodatkowym obciążeniem mogły okazać się także wspomniane zmiany przepisów i obowiązek wymiany kasy fiskalnej na urządzenie online. Ten wiąże się oczywiście z pewnym wydatkiem finansowym. Jak dużym? Ile kosztuje kasa fiskalna online? Koszt zakupu takiego urządzenia – w zależności od modelu i stopnia zaawansowania – waha się w granicach 1500-3500 tys. zł. Najdroższa będzie oczywiście kasa fiskalna online z terminalem płatniczym. Pocieszeniem może być natomiast przysługująca przedsiębiorcom ulga. Co warto wiedzieć w kwestii zagadnienia: „kasy online – zwrot” czy „kasa online – ulga”? 

Zgodnie z przepisami zawartymi w Ustawie o VAT przedsiębiorcy decydujący się na zakup urządzenia online mogą liczyć na specjalną ulgę. Aby z niej skorzystać, konieczne jest spełnienie trzech warunków: 

• jest to pierwsza kasa fiskalna online danego przedsiębiorcy,

• kasa kupiona została w ciągu 6 miesięcy od momentu rozpoczęcia prowadzenia ewidencji skarbowej, 

• przedsiębiorca dysponuje fakturą potwierdzającą zakup urządzenia oraz dowodem zapłaty.

Co jednak najważniejsze – podatnik, który chce zachować taką ulgę nie może zaprzestać działalności przez kolejne trzy lata. W przeciwnym razie będzie on musiał zwrócić świadczenie.

Kasa fiskalna online – co ze starą kasą?

Pojawienie się obowiązku wymiany tradycyjnej kasy fiskalnej na kasę online rodzi pytania dotyczące sposobu wycofania starego urządzenia z obiegu. Co zrobić z dotychczasową kasą? W jaki sposób wymienić ją na kasę online? 

Pierwszym krokiem będzie wygenerowanie raportu dobowego oraz miesięcznego, a następnie złożenie wniosku do Urzędu Skarbowego o wykonanie odczytu pamięci fiskalnej. Dopiero po wyrejestrowaniu kasy z ewidencji urządzenie może zostać przekazane do utylizacji. 

Przedsiębiorcy, którzy nabędą kasę starego typu przed końcem 2022 roku, wciąż będą mogli z niej korzystać. Możliwe będzie to do momentu, w którym skończy się okres ich eksploatacji. 

Do jakiej kwoty można sprzedawać bez kasy fiskalnej?

W świetle przepisów zawartych w art. 111 Ustawy o podatku od towarów i usług sprzedaż za pomocą kasy fiskalnej muszą rejestrować przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym, które nie prowadzą działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Co do zasady, od przytoczonego przepisu istnieje jednak pewien wyjątek, który zwalnia przedsiębiorcę z konieczności rejestrowania obrotu za pomocą kasy. Wyjątek ten dotyczy limitu obrotów.  

Przedsiębiorca nie musi kupować kasy fiskalnej w momencie, gdy jego obrót na rzecz osób prywatnych oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł. Jeżeli rozpoczęcie sprzedaży nastąpiło w trakcie obecnego roku podatkowego, wówczas obrót nie może przekroczyć tego limitu w proporcji do okresu wykonywania tych czynności w obecnym roku podatkowym. 

Co grozi za brak kasy fiskalnej online?

Wobec powyższego przedsiębiorcy, których obrót w poprzednim roku podatkowym przekroczył 20 tys. zł, zobowiązani są do rejestrowania sprzedaży za pomocą kas fiskalnych. Co jednak w sytuacji, gdy nie wywiążą się z tego obowiązku? Czy za brak kasy fiskalnej online grożą jakieś sankcje? Kary za nieposiadanie kasy fiskalnej mogą okazać się naprawdę dotkliwe. 

W przypadku, gdy czyn zostanie zakwalifikowany jako przestępstwo skarbowe, na podatnika może zostać nałożona grzywna z Kodeksu karnego skarbowego w wysokości do 240 stawek dziennych, jednak nie mniej niż 10 stawek dziennych. Co to oznacza w praktyce? Czym są stawki dzienne i jakie są ich wysokości? 

Pojęcie  „stawki dziennej” odnosi się bezpośrednio do minimalnego wynagrodzenia. W 2022 roku minimalna stawka dzienna to 100,33 zł (1/30 płacy minimalnej), natomiast maksymalna stawka sięga 40 132 zł (minimalna stawka dzienna × 400 stawek). Oznacza to więc, że minimalna grzywna z tytułu nieposiadania kasy fiskalnej w 2022 roku wynosi (10 stawek x 100,33 zł) 10 033,30 zł, a maksymalna  grzywn (720 stawek x 40 132 zł) – 28 895 040 zł.

Od stycznia 2023 roku minimalna stawka dzienna będzie wynosić 112,77 zł, a od lipca będzie to 115 zł. Maksymalna stawka dzienna od stycznia wyniesie zatem 45 108 zł, a od lipca 46 000 zł. Z kolei maksymalna grzywna od stycznia wyniesie blisko 32 500 000 zł, a od lipca 2023 roku przekroczy 33 100 000 zł.

To jednak nie wszystko – przedsiębiorca, który nie wywiąże się z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy, musi również liczyć się z otrzymaniem grzywny za brak kasy fiskalnej z ustawy o VAT. W tym przypadku grzywna ta będzie miała postać dodatkowego podatku VAT naliczonego w kwocie 30 proc. od należnego podatku. 

Kasa fiskalna online – czy trzeba zgłaszać?

Jedno z dodatkowych pytań nurtujących przedsiębiorców zakupujących kasy fiskalne online dotyczy konieczności zgłaszania ich do Urzędu Skarbowego tak, jak było to konieczne w przypadku tradycyjnych kas fiskalnych. W tym miejscu warto jednak wspomnieć, że z nimi związana była jeszcze jedna wątpliwość – zawieszenie działalności a kasa fiskalna. Wiadomo jednak, że złożywszy wniosek o zawieszenie działalności gospodarczej do CEIDG, przedsiębiorca nie musiał wyrejestrowywać kasy z ewidencji Urzędu Skarbowego. A jak wygląda to w przypadku kas online? Czy tego rodzaju urządzenia podlegają zgłoszeniu? 

Jeśli chodzi o urządzenia online, nie ma obowiązku ich zgłaszania. Dlaczego? Urządzenia te podczas fiskalizacji bezpośrednio łączą się z Repozytorium Kas i właśnie w ten sposób samoistnie rejestrują się, uzyskując jednocześnie numer ewidencyjny.