Refakturowanie kosztów – co to takiego?
W sytuacji, kiedy jeden przedsiębiorca ponosi koszty za usługi, z których faktycznie korzysta inny przedsiębiorca, istnieje potrzeba przeniesienia tych wydatków na właściwego płatnika. Dzięki temu przedsiębiorca, który nie korzysta z danej usługi, nie jest obciążony jej kosztami, a przedsiębiorca, który z niej faktycznie korzysta może ją zaliczyć w koszty prowadzenia działalności.
Standardowym przykładem jest tu np. refaktura za energię elektryczną. Przedsiębiorca zarządzający powierzchnią biurową wynajmuje lokal innemu przedsiębiorcy. Energia elektryczna jest zużywana przez najemcę, ale to na zarządcę wystawiane są faktury. Zarządca przenosi na najemcę koszty energii.
Ten proces nazywany jest przez przedsiębiorców refakturowaniem. W polskim prawie podatkowym nie jest on wyszczególniony ani opisany, ale należy do powszechnej praktyki. Najczęściej spotykane jest refakturowanie mediów przy podnajmie lokalu lub refakturowanie usług hotelowych w branży eventowej.
Refakturowane są głównie usługi. Refakturowanie towarów nie jest możliwe (art. 7, ust 8 ustawy o VAT). Podstawową zasadą jest refaktura kosztów w całości – czyli faktura i refaktura muszą być zgodne co do kwot. Firma refakturująca nie może doliczyć marży.
Refakturowanie faktur powinno być sprawą prostą, ale niestety ze względu na niejasność przepisów, w całym procesie refakturowania istnieje wiele wątpliwości. Każdą sytuację należy przeanalizować i zastanowić się, czy bardziej będzie opłacać się firmie refakturowanie, czy jednak zaliczenie wydatków w koszty uzyskania przychodu. Firmy, które chcą stosować refakturowanie i czuć się bezpiecznie, mogą uzyskać też indywidualną interpretację przepisów z urzędu skarbowego. Może dać podstawę do obrony, w przypadku, kiedy Urząd Skarbowy zakwestionuje refaktury.
Refaktura kosztów a VAT
Warunkiem koniecznym, by refakturowanie było przeprowadzone prawidłowo, jest zastosowanie tej samej stawki VAT, która została przedstawiona w fakturze pierwotnej. Co ważne, nie jest konieczne posiadanie uprawnień do wykonania usług będących przedmiotem refakturowania.
Jednocześnie, jeśli przedmiot usługi jest objęty określoną stawką podatku VAT, a faktura pierwotna została wystawiona przez podatnika korzystającego ze zwolnienia, to refaktura wystawiona przez podatnika VAT czynnego musi zawierać stawkę VAT.
Refakturowanie usług
Najpopularniejsze obszary, w których stosowane są refaktury to:
• media (np. za energię elektryczną),
• koszty transportu,
• usługi hotelowe.
Refakturowanie energii elektrycznej – stosowane w sytuacji najmu. Może odbywać się tylko wtedy, kiedy najemca ma możliwość wyboru świadczeniodawców (czyli jest to usługa odrębna od samego najmu (wyrok Trybunału Sprawiedliwości C-42/14).
Refakturowanie kosztów transportu – największe trudności przy refakturowaniu usług transportowych związane są ze wskazaniem daty wykonania refakturowanej usługi. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 16 sierpnia 2012 r. (sygn. IPTPP2/443-393/12-5/KW0 właściwym dniem, który powinien być wskazany na refakturze, jest faktycznie dzień wykonania usługi lub jej zakończenia.
Refakturowanie hotelu – stosowane, kiedy pośrednik (np. agencja eventowa) rezerwuje hotel w imieniu klienta. Z refakturowanych usług musi korzystać kontrahent, a nie podmiot refakturujący.
Przedsiębiorcy często pytają też o refakturowanie podatku od nieruchomości. Tu stanowisko Urzędu Skarbowego jest jednoznaczne – podatek od nieruchomości nie podlega refakturowaniu (interpretacja indywidualna, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, 31 grudnia 2018 r., sygn. 0112-KDIL1-2.4012.645.2018.2.TK).
Wystawienie refaktury
Samo wystawianie refaktury nie różni się niczym od wystawiania zwykłej faktury. Dokument musi zawierać datę, kolejny numer, nazwy podatnika i nabywcy, numery NIP, datę wykonania usługi bądź datę otrzymania zapłaty, nazwę usługi, miarę i ilość, cenę netto, kwoty upustów, wartość, stawkę podatku, wartość podatku i kwotę należności ogółem.
Refaktura może mieć adnotację, że jest refakturą, ale nie musi. Można też zaznaczyć na refakturze opis przedmiotu refakturowania. Nazwa nie musi być taka sama jak na fakturze pierwotnej.
Warto zadbać o to, by pomiędzy oboma podmiotami została zawarta umowa o refakturowanie. Taka umowa zabezpiecza interesy podmiotu refakturującego, bo zawiera zgodę kontrahenta na obciążanie go kosztami.
