Wielu pracodawców obawia się, że przeniesienie pracowników w tryb zdalny będzie miało negatywny wpływ na produktywność i motywację zatrudnionych. Wcale nie musi tak się stać.
Menedżerowie powinni przede wszystkim wyrzucić mity o pracy zdalnej do kosza. W dużej mierze od ich umiejętności i kompetencji zależy, czy pracownicy wykonujący zadania w home office będą skuteczni.
Jak zarządzać zespołem rozproszonym?
W sytuacji, gdy wszyscy albo większość pracowników znajduje się w tym samym miejscu, style zarządzania mogą być bardzo różne. Praca zdalna wprowadza pewne ograniczenia wynikające z oczywistego faktu, że komunikacja twarzą w twarz jest niemożliwa, a nadzorowanie pracy opiera się głównie na weryfikacji efektów, a nie samego procesu wykonywania obowiązków. Dlatego zarządzanie zespołem zdalnym powinno koncentrować się na kilku aspektach:
-
kanałach bieżącej komunikacji,
-
ustaleniu czasu pracy/dostępności,
-
procedurach informowania o postępie pracy,
-
procedurach rozliczania z efektów,
-
budowaniu relacji między pracownikami.
Wszystkie są równie istotne. Przyjrzyjmy się każdemu z nich.
Kanały komunikacyjne
Powinny być odgórnie ustalone i najlepiej, jeśli jest ich kilka, by mogły spełniać różnorodne funkcje. Poczta elektroniczna jest dobra podczas wymiany dokumentów i w formalnej korespondencji. Jednak często pracownicy mają do kolegów z innych działów czy menadżerów drobne sprawy, wymagające szybkiej reakcji – dlatego przyda się również czat.
Kolejne możliwe drogi komunikacji to telefon, grupowa rozmowa telefoniczna, wideokonferencja. Pracownicy powinni wiedzieć, czego się spodziewać oraz uzyskać pomoc w instalacji i konfiguracji poszczególnych narzędzi.
Ustalenie czasu pracy
Home office ma tę zaletę, że pozwala na wykorzystanie wyżów kreatywności pracowników. Większość biur pracuje o ustalonych godzinach pomiędzy 8:00-18:00. Jednak wiele osób jest najbardziej efektywnych na przykład wcześnie rano, a potem popołudniu i wieczorem. Dlatego w przypadku pracy zdalnej dobrze jest umożliwiś podwładnym korzystanie z elastycznego wymiaru czasu pracy. Naturalnie nie w każdej branży to rozwiązanie się sprawdzi. Stałe godziny są oczywiście niezbędne np. w bankowości czy obsłudze klienta, ale już na większą swobodę można pozwolić pracownikom np. w branżach kreatywnych.
I tutaj pojawia się pewna trudność. W jaki sposób zespół ma działać sprawnie i skutecznie się komunikować, kiedy każdy zatrudniony będzie np. przy komputerze o innej godzinie? W takim wypadku warto ustalić kilka godzin w ciągu dnia, kiedy wszyscy pracownicy są przy stanowiskach. Pozwoli to sprawnie rozwiązywać bieżące sprawy i dodatkowo zmotywuje do porządkowania ważnych kwestii, w taki sposób, by mogły zostać poruszone o określonych porach.
Informowanie o postępach i rozliczanie z efektów
To kluczowa sprawa w przypadku współpracy w zespole nad projektem. Czynności wykonywane przez jedną osobę mogą mieć istotny wpływ na sposób działania innej. By jednocześnie nie rozpraszać nadmiarem informacji każdej z osób, warto zadbać o procedury informowania o postępach – np. o ustalonych godzinach, po skończeniu fragmentu projektu, w przypadku nagłych wypadków. Rozliczanie z efektów pracy z kolei zazwyczaj polega na udostępnieniu gotowych projektów za pośrednictwem platformy internetowej, chmury bądź wysyłaniu danych na skrzynkę.
Znacznym ułatwieniem z punktu widzenia monitorowania pracy jest zastosowanie oprogramowania do zarządzania projektami, np. rodzaju tablicy, na której każda zalogowana i przypisana do zadania osoba może śledzić postępy i weryfikować realizację zlecenia.
Relacje między pracownikami
Często pomijany aspekt w czasie pracy zdalnej, tymczasem bardzo istotny. Zgrany, efektywny zespół to taki, w którym pracownicy nie są dla siebie całkowicie anonimowi. Bardziej skuteczna i skłonna do długotrwałej pracy jest osoba, która utożsamia się z firmą, jej wartościami, czuje się współodpowiedzialna za zespół. W budowaniu relacji pomaga np. sekcja w czasie na luźne, niezwiązane z obowiązkami rozmowy. Warto też raz na jakiś czas organizować spotkania integracyjne, wyjazdy itp.
Zarządzanie zespołem rozproszonym – narzędzia
Obecnie na rynku można znaleźć szeroki wachlarz programów przeznaczonych do nowoczesnego zarządzania zespołem zdalnym. Do przykładowych programów komercyjnych należą na przykład: Nozbe, Time Camp, Basecamp, For Task, PM Compass, IC Project, Tu Du, Podio, Trello, Asana i wiele, wiele innych.
Błędy w zarządzaniu zespołem – jak ich uniknąć?
Czego powinni wystrzegać się menedżerowie podczas zarządzania zespołem wirtualnym? Najczęstsze błędy to:
-
skakanie między różnymi komunikatorami,
-
oczekiwanie dyspozycyjności o losowych, nieustalonych wcześniej porach,
-
brak jasnych procedur rozliczania z pracy,
-
niezabezpieczenie sprzętu, niepoinstruowanie podwładnych pod względem cyberbezpieczeństwa,
-
brak systemu motywacyjnego, zapominanie o feedbacku dotyczącego pracy osób zdalnych,
-
lekceważenie pracowników zdalnych, zapominanie o nich w czasie ważnych dla firmy wydarzeń, pomijanie w mailingach,
-
nieumożliwienie poznania się pracownikom przynajmniej w minimalnym stopniu,
-
pozostawienie pracowników zdalnych “samym sobie”, całkowite zrezygnowanie z zarządzania.
