Kamery na korytarzach i w biurach, sprawdzanie, czy podwładny korzystający z komputera faktycznie spędza czas na pracy… Czy szef może wprowadzić takie rozwiązania w firmie? Czy monitoring w zakładzie pracy może objąć pracowników tymczasowych?
Czy monitoring w pracy jest legalny?
Przede wszystkim prowadzenie monitoringu miejscu w pracy jest dopuszczalne. Przepisy przewidują możliwość obserwowania terenu przedsiębiorstwa, jak i sprawdzania poczty elektronicznej. Mówią o tym art. 22.2. i 22.3. Kodeksu pracy.
Monitoring – kamery
Monitoring może zostać wprowadzony tylko wówczas, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę (art. 22.1. § 1.). Dopuszczalna jest rejestracja obrazu, ale nie dźwięku.
Ponadto kamery nie mogą być zamontowane w pomieszczeniach:
• udostępnianych związkom zawodowym,
• sanitarnych, w tym w szatniach, stołówkach, palarniach.
Niemniej, jeśli chodzi o pomieszczenia sanitarne, prawo dopuszcza montaż kamer, o ile jest to (art. 22.1. § 2.):
• niezbędne do realizacji celu określonego w § 1,
• nie naruszy to godności oraz innych dóbr osobistych pracownika, w szczególności poprzez zastosowanie technik uniemożliwiających rozpoznanie przebywających w tych pomieszczeniach osób,
• na zamontowanie kamer zgodziła się zakładowa organizacja związkowa (a jeśli jej nie ma, przedstawiciele pracowników).
Pracodawca nie może wykorzystywać taśm z monitoringu w dowolny sposób. Warto zwrócić uwagę na takie kwestie jak monitoring w pracy a RODO. Jasnych zasad dostarcza też Kodeks pracy:
Nagrania obrazu pracodawca przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane, i przechowuje przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od dnia nagrania (art. 22.2. § 3.).
Taśmy z pracowniczych kamer mogą stanowić dowód w postępowaniu – w tym wypadku okres ich przechowywania może się wydłużyć do zakończenia sprawy.
Ponadto fakt monitorowania terenu musi zostać czytelnie oznaczony za pomocą znaków graficznych lub ogłoszeń dźwiękowych – najpóźniej 1 dzień przed rozpoczęciem procedury.
Monitoring pracy komputera
Kontrola pracodawcy może dotyczyć poczty elektronicznej. Podobnie jak w przypadku kamer, również ten rodzaj monitoringu musi mieć solidne uzasadnienie. Firma ma prawo go wprowadzić, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy (art. 22.3.§ 1.).
W tym wypadku pracodawca nie może jednak przeglądać prywatnych maili (nawet wysyłanych ze służbowego adresu), gdyż naruszałoby to tajemnicę korespondencji i/lub inne dobra osobiste pracownika.
Warto też dodać, że firma w uzasadnionych okolicznościach wprowadzić może też inne formy kontroli pracowników. Powinna jednak przestrzegać zasad obejmujących monitoring terenu oraz poczty elektronicznej (art. 22.3.§ 4.). Jedna z najważniejszych stanowi, że podglądanie zatrudnionych jest zabronione – pracodawcę obowiązuje bezwzględny obowiązek informacyjny.
Pracownik tymczasowy a monitoring – obowiązek informacyjny
Czy o kamerach, monitoringu poczty należy powiedzieć tylko stałym pracownikom, czy też osobom przyjmowanym tymczasowo, na przykład na zastępstwo?
Pracodawca ustala zakres kontroli w układzie zbiorowym pracy, a jeśli układ go nie obowiązuje, w regulaminie pracy lub obwieszczeniu. Na przekazanie informacji na ten temat ma 2 tygodnie przed rozpoczęciem monitoringu. Informacja musi być udostępniona wszystkim zatrudnionym w sposób zwykły dla danej firmy.
Nowo przyjmowane osoby muszą być powiadomione o procedurze na piśmie przed dopuszczeniem do pracy. Kodeks pracy nie czyni tutaj rozróżnienia na pracowników zatrudnionych na podstawie różnych typów umowy. Informacja musi zostać przekazana również osobom zatrudnianym tymczasowo.
