Faktura zaliczkowa – co to jest?
Jeśli firma otrzymała od swojego kontrahenta zaliczkę na poczet wykonania usługi, dostawy towaru itp., to musi ten fakt udokumentować poprzez fakturowanie zaliczki. Czym właściwie jest faktura zaliczkowa? To potwierdzenie, że została wpłacona część końcowej kwoty jeszcze przed wydaniem towaru czy też wykonaniem przez firmę usługi. Są jednak wyjątki, w których nie ma obowiązku udokumentowania przyjętej zaliczki.
Należą do nich m.in. wewnątrzwspólnotowe dostawy towarów, dostawa energii cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego, świadczenie usług telekomunikacyjnych, najem, dzierżawa, leasing. Obowiązek wystawienia faktury zaliczkowej nakłada na podatników Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług. Warto też wsomnieć, że faktura zaliczkowa i proforma to dwa osobne dokumenty, wystawiane co prawda przed realizacją umowy, ale w zupełnie innym celu i na innych zasadach.
Termin wystawienia faktury zaliczkowej i końcowej
Informacje o terminach wystawiania faktur znajdziemy w art. 106i. Ustawy o podatku VAT. Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy końcową? Zasady w obu przypadkach są identyczne. Przedsiębiorca ma czas na dopełnienie formalności do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymał zapłatę. Może to zrobić także wcześniej, jednak musi pamiętać, że „faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed:
1) dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi;
2) otrzymaniem, przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty”.
Jak zaksięgować fakturę zaliczkową
Wiedząc, w jakich przypadkach i terminach przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę zaliczkową, rozważmy kolejne istotne kwestie: faktura zaliczkowa a koszty uzyskania przychodu oraz zaliczka a obowiązek podatkowy.
Faktury zaliczkowej nie ujmuje się ani jako koszt, ani jako przychód, aż do chwili, kiedy usługa zostanie wykonana albo dojdzie do przekazania towaru. Jeśli natomiast chodzi o podatek VAT – nabywca towaru czy usługi na postawie faktury zaliczkowej odlicza VAT (ujmuje ją w rejestrze VAT zakupu), z kolei firma, która wystawiła dokument, jest zobowiązana wykazać należny podatek i ująć fakturę w rejestrze sprzedaży VAT.
Faktura zaliczkowa – wzór
Elementy, które powinna zawierać prawidłowa faktura dokumentująca otrzymanie zapłaty przed dokonaniem usługi lub dostawy, są wypunktowane w art 106f. Ustawy o VAT.
Zgodnie z prawem w dokumencie koniecznie należy wskazać:
- „datę wystawienia;
- kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
- numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. A;
- numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
- datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, (...) o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
- otrzymaną kwotę zapłaty;
- kwotę podatku;
- dane dotyczące zamówienia lub umowy, a w szczególności: nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, cenę jednostkową netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług bez kwoty podatku, stawki podatku, kwoty podatku oraz wartość zamówienia lub umowy z uwzględnieniem kwoty podatku”.
