Co to znaczy faktura proforma?
Łacińckie ‘pro forma’ oznacza dosłownie: dla pozorów, ze względu na formę. Czym jest więc faktura proforma? Formularz ten używany bywa najczęściej w celach informacyjnych – do zaznaczenia chęci współpracy. Nie należy go jednak traktować jako dokumentu księgowego. Faktura proforma nie ma żadnych skutków prawnych i nie należy jej ewidencjonować. Jest to raczej forma oferty handlowej, może służyć zagwarantowaniu konkretnej ceny, potwierdzeniu złożenia zamówienia przed wpłatą zaliczki.
Co powinna zawierać faktura proforma?
Nie ma jednego obowiązującego wzoru, jednak ze względów praktycznych proforma ma taki sam szablon jak faktura VAT. Wyszczególnia się w niej następujące dane potrzebne do faktury:
- data wystawienia i numer faktury,
- dane obu stron transakcji,
- nazwa usługi albo towaru,
- ilość i cena towaru czy usługi
- stawka i kwota podatku,
- kwota brutto do zapłaty,
- termin zapłaty.
O ile faktury VAT nie trzeba tytułować – wystarczy, że dokument zawiera wszystkie prawnie wymagane elementy – o tyle proforma musi zostać nazwana. Wystarczy tytuł „Faktura proforma” bądź samo „Proforma”.
Czy faktura proforma jest dokumentem księgowym?
Nie. Jak już zostało wspomniane, wystawienie faktury proforma nie ma żadnych prawnych następstw. Po pierwsze – nie wiąże się z koniecznością zapłaty i po drugie nie służy do celów podatkowych. Nie można zaliczyć jej do kosztów uzyskania przychodu, które obniżają podatek dochodowy. Nie jest też potwierdzeniem przychodu. Dlatego takie dokumenty nie podlegają ewidencji, nie są uwzględniane w księdze przychodów i rozchodów. Krótko mówiąc, proforma nie potwierdza sprzedaży i nie ma znaczenia w księgowości firmy. Pełni zupełnie inną funkcję niż faktura VAT i co ważne, przedsiębiorca wystawia proformę, tylko jeśli jej potrzebuje.
Czy faktura proforma zobowiązuje do zapłaty?
Nie. Zgodnie z tym, co oznacza faktura proforma i do czego służy, potencjalny nabywca nie ma obowiązku regulowania należności. To, że firma wystawiła taki dokument, nie oznacza, że transakcja zostanie sfinalizowana. Może się tak stać, ale nie musi. Co ważne, fakturę proforma należy wystawić, zanim klient wpłaci zaliczkę bądź całość kwoty. Wszelkie zapłaty musi dokumentować faktura VAT. Proforma może być wystawiona jedynie wcześniej.
Faktura proforma online – gdzie znaleźć?
Wystawiając tradycyjne faktury VAT, żadna firma nie powinna mieć problemu z przygotowaniem proformy. Oba dokumenty różni właściwie konieczność nadania tytułu proformie. Jeśli jednak rodzą się wątpliwości, jak przygotować dokument poprawnie, można posiłkować się zasobami internetowej przeglądarki. Wystarczy wpisać w wyszukiwarkę hasło: faktura proforma – wzór czy szablon do pobrania.
