Grafik pracowniczy to niezbędny element pracy w każdej firmie, działającej w innym systemie czasowym niż standardowe 8 godzin dziennie. Bez precyzyjnego zaplanowania dni i godzin dla osób pracujących w równoważnym systemie czasu pracy czy w ruchu ciągłym, nie jest możliwe funkcjonowanie firmy. Jak ułożyć harmonogram pracy zgodnie z prawem, jak go komunikować i jakie narzędzia mogą w tym pomóc kadrowcom i managerom?
Grafik pracy — co to jest?
Harmonogram pracy to rozplanowanie dni i godzin pracy dla konkretnych pracowników lub zespołów. Grafik pracowniczy układa się w taki sposób, by potrzeby przedsiębiorstwa na pracę zostały zaspokojone, a jednocześnie, by spełnione zostały wszystkie zasady związane z czasem pracy pracownika, wynikające z Kodeksu pracy.
Rozkład czasu pracy a harmonogram
Zdarza się, że pojęcie rozkładu czasu pracy i harmonogramu są stosowane wymiennie. Nie są to jednak tożsame zagadnienia. Rozkład czasu pracy to system, w jakim działa określony zakład, a harmonogram jest już konkretną listą dni i godzin, w jakich pracownik ma wykonywać swoje obowiązki. Harmonogram układany jest per pracownik bądź per grupa pracowników.
Grafik czasu pracy stosuje się zawsze przy pracy zmianowej (np. pracy w ruchu ciągłym), czyli takiej, która zakłada zmianę pory świadczenia usługprzez pracownika, po upływie określonej ilości godzin, dni lub tygodni. Każdy pracownik (lub grupa pracowników – tzw. brygada) ma ściśle określony plan pracy na dany okres rozliczeniowy. Jest to tzw. harmonogram pracy zmianowej.
Harmonogram czasu pracy – kiedy nie jest potrzebny?
Zgodnie z Kodeksem pracy (art. 129 §4) planowanie czasu pracy pracowników nie jest konieczne w kilku przypadkach:
• kiedy na pisemny wniosek pracownika obowiązuje go indywidualny czas pracy,
• kiedy pracownik złożył wniosek o tzw. ruchomy czas pracy,
• kiedy pracownik świadczy pracę w systemie zadaniowym,
• kiedy w organizacji obowiązuje określony rozkład czasu pracy opisany w obwieszczeniu, układzie zbiorowym bądź umowie o prace pracownika.
Grafik dla pracowników
Grafik godzin przekazywany może być podwładnym w formie papierowej lub elektronicznej. Ważne jest, by pracownik mógł się z nim zapoznać, zanim zacznie on obowiązywać.
Grafik zmianowy powinien obejmować pełny okres rozliczeniowy, a jeśli to niemożliwe, to minimum miesiąc pracy. Taki harmonogram pracy miesięczny (lub dłuższy) powinien być udostępniony zatrudnionym na minimum tydzień przed terminem, kiedy zaczyna obowiązywać. W praktyce najczęściej przygotowuje się grafik miesięczny bądź trzymiesięczny.
Zmiana harmonogramu czasu pracy możliwa jest w ograniczonym stopniu i w wyjątkowych sytuacjach. Nie można zmieniać grafiku pracy po to, by manipulować ilością nadgodzin lub redukować ich ilość poprzez zmianę grafiku post factum.
Zasady układania grafiku pracy
Planowanie grafiku pracy dla pracowników wymaga wzięcia pod uwagę bardzo wielu zmiennych:
• obowiązującego w firmie systemu czasu pracy,
• wymiaru czasu pracy dla każdego pracownika,
• doby pracowniczej,
• odpoczynków dobowych i tygodniowych,
• zasady przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy,
• zaplanowanych urlopów pracowników,
• dni wolnych od pracy oraz przepisów związanych z dniami wolnymi (np. minimum jednej wolnej niedzieli na 4 tygodnie).
Mimo tego, że grafik musi być przedstawiony pracownikom na minimum tydzień przed czasem obowiązywania, to w praktyce bardzo często dokonywana jest zmiana grafiku pracy, która wynika z nagłych i nieprzewidzianych zdarzeń (np. choroby pracownika, urlopu na żądanie, opieki nad dzieckiem czy innych okoliczności).
Pierwszy etap tworzenia harmonogramu to ustalenie ilości godzin, jakie powinni przepracować poszczególni pracownicy w obowiązującym w firmie okresie rozliczeniowym. Ze względu na różną ilość dni wolnych w każdym miesiącu, ilość godzin pracy będzie się różnić. Pod uwagę bierze się też wymiar czasu pracy pracownika.
Ustalanie grafiku pracy w drugim etapie obejmuje zaplanowanie odpoczynków dobowych (minimum 11 godzin) i tygodniowych (minimum 35 godzin) z uwzględnieniem doby pracowniczej i przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy. Zastanawiając się jak ułożyć harmonogram czasu pracy dla pracowników, trzeba też wziąć pod uwagę zaplanowane przez nich urlopy.
Tworzenie harmonogramu pracy
Jak sporządzić grafik pracy? Wzór można znaleźć w Internecie – wystarczy wypełnić komórki tabelki w odpowiedni sposób.
W dużych przedsiębiorstwach ręczne układanie grafiku dla wszystkich pracowników jest żmudne i niesie ze sobą ryzyko błędu. Na szczęście firma może zaopatrzyć się w program do robienia harmonogramów pracy. W zależności od tego, jak zbudowany i nowoczesny jest program, można za jego pomocą stworzyć i wydrukować grafik zmianowy, zrobić grafik dyżurów czy nawet udostępnić pracownikom grafiki online. Mając elektroniczny system do tworzenia grafików, każda ewentualna zmiana harmonogramu pracy jest łatwiejsza.
Kupując system, który pozwala układać harmonogram czasu pracy, trzeba pamiętać, że musi on być zgodny z aktualnymi przepisami prawa pracy.
Harmonogramy czasu pracy – przepisy
Normy i ogólny wymiar czasu pracy opisuje Kodeks pracy. Grafik jest w nim opisany jako rozkład czasu pracy. Art. 129 określa, w jakiej formie ma zostać przygotowany harmonogram pracy pracowników, kiedy należy im przedstawić harmonogram godzin pracy oraz kiedy pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku. Układając grafik godzin, należy również wziąć pod uwagę przepisy dotyczące czasy pracy pracowników, norm dobowych i norm odpoczynku opisane w innych artykułach Kodeksu pracy.
