Intranet - definicja
Internetowy Słownik Języka Polskiego PWN definiuje intranet jako „wewnętrzną sieć danej firmy, wykorzystującą programy i rozwiązania techniczne opracowane dla internetu”.
Mówiąc prościej i bardziej ogólnie - intranet jest platformą, służącą do wewnętrznej komunikacji między działami, zespołami, współpracownikami czy między przełożonym a podwładnymi.
Wydawać by się mogło, że to narzędzie ze względu na swoją funkcję informacyjną, jest bardziej przydatne w wielkich korporacjach, zatrudniających tysiące osób. Sprawdza się jednak równie dobrze w mniejszych firmach, ułatwiając np. przepływ informacji między działami lub upraszczając procedury ustalania urlopów czy naliczania premii.
Jak wygląda obsługa wewnętrznej sieci? Najczęściej trzeba zalogować się do niej w podobny sposób, co np. do banku, podając hasło i login. Dalej przechodzi się do strony zbliżonej wyglądem do portali społecznościowych i w zależności od potrzeb wybiera interesujące działy.
Intranet w firmie - czemu służy
Wprowadzenie intranetu sprowadza zarządzanie komunikacją i informacją do jednego, dostępnego dla wszystkich pracowników (oczywiście posiadających odpowiednie uprawnienia) systemu. Sposób przekazywania danych jest więc jasny, ściśle określony i obowiązujący każdego. Dzięki temu minimalizuje się zagrożenie dezinformacją, brakiem dostępu do niezbędnych danych.
Czemu jeszcze służy intranet w firmie? Pozwala na przykład na tworzenie podgrup tematycznych - dotyczących wspólnego wyjścia lub zamawiania posiłków, aktywności sportowych i innych. Jest też wygodnym sposobem obwieszczania decyzji podejmowanych przez zarząd. Wszelkie postanowienia są praktycznie natychmiast dostępne dla zainteresowanych. Na platformie można również umieszczać dane na temat kursów, szkoleń, spotkań integracyjnych. To również miejsce do gromadzenia dokumentów (np. regulaminów) i formularzy do pobrania (np. wniosków urlopowych).
Publikowanie aktualnych informacji oraz możliwość swobodnego komunikowania się sprawia, że i przełożeni, i pracownicy oszczędzają bardzo dużo czasu, który musieliby poświęcić na docieranie do istotnych danych. Można więc powiedzieć, że w szerszej perspektywie wprowadzenie firmowego intranetu przełoży się na wzrost wydajności przedsiębiorstwa.
Co ważne, dzięki platformie służącej do komunikacji, pracownicy za pomocą właściwych uprawnień mogą korzystać z danych, kiedy nie przebywają w biurze lub siedzibie firmy. Intranet ułatwia więc funkcjonowanie przedsiębiorstwa w przypadku konieczności wprowadzenia pracy zdalnej.
Jak wdrożyć taki system? Na rynku dostępnych jest wiele gotowych platform, które z powodzeniem sprostają potrzebom większych i mniejszych firm. Istnieje też sposobność, by zlecić specjalistom wykonanie takiej platformy lub aplikacji na zamówienie.
Intranet w firmie - wady i zalety
Za wprowadzeniem intranetu do przedsiębiorstwa przemawia szereg zalet. Główne korzyści, jakie płyną z posiadania wewnętrznej sieci to:
- ułatwienie i uproszczenie przekazywania informacji (obwieszczeń, ustaleń) oraz komunikowania się,
- segregowanie i porządkowanie danych,
- możliwość łączenia się z siecią za pomącą różnego typu sprzętów (telefony, komputery stacjonarne, laptopy),
- zdalny, nieograniczony czasem oraz miejscem dostęp do danych (weryfikowany za pomocą uprawnień),
- duża oszczędność czasu oraz wzrost efektywności,
- wzmocnienie integracji i motywacji pracowników (poprzez możliwość prezentacji własnych pomysłów, umawiania się na spotkania grupowe itd.).
Analizując opłacalność wprowadzenia sieci intranetu, należy zwrócić uwagę również na wady takiego przedsięwzięcia:
- jeśli system będzie zbyt skomplikowany, może zostać odrzucony przez pracowników (np. trudność w znalezieniu potrzebnych informacji, nieintuicyjny interfejs),
- swoboda wypowiedzi zakłada prawdopodobieństwo wystąpienia niechcianych i nieprzyjemnych treści,
- tak jak w przypadku każdego portalu, profilu czy bazy danych istnieje prawdopodobieństwo włamania i kradzieży, dlatego bardzo ważne jest odpowiednie zabezpieczanie dostępu.
