Organizacja i pełne wyposażenie stanowiska pracy np. biurowej to dla pracodawcy spory koszt. Często zdarza się więc, że zatrudniona osoba wykorzystuje do celów służbowych własny komputer, telefon komórkowy, aparat fotograficzny czy inny sprzęt lub materiały albo narzędzia, a firma wypłaca z tego tytułu ekwiwalent pieniężny. Jak w takich sytuacjach wygląda kwestia podatku PIT?
Czy przychód ten podlega opodatkowaniu?
W art. 12. 1. ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (ustawa o PDOF) znajduje się informacja, co jest zaliczane do przychodu ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy, a więc podlega opodatkowaniu po stronie pracownika. Są to: wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężna świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Od opodatkowania tych składników są jednak pewne wyjątki. Zgodnie z art. 21. 1. ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność są wolne od PDOF. Firma zatem nie musi od kwot ekwiwalentu za prywatny sprzęt pobierać zaliczek na podatek dochodowy. Zwolnienie jest jednak możliwe wyłącznie po spełnieniu pewnych warunków.
Kiedy prywatny sprzęt pracowników nie podlega opodatkowaniu?
Przede wszystkim zwolniony może być jedynie ekwiwalent pieniężny za rzeczy, które stanowią własność pracownika i faktycznie są wykorzystywane do wykonywania służbowych obowiązków. Ustawa nie określa limitu kwoty ekwiwalentu, niemniej powinien on mieć racjonalny związek z wartością sprzętu i stopniem jego zużycia, a przez to być adekwatny do wydatków poniesionych przez pracownika. Np. wypłacanie pracownikowi po 200 zł miesięcznie przez pół roku za użytkowanie wartego 300 zł telefonu komórkowego może zostać zakwestionowane przez organy podatkowe.
Po spełnieniu wyżej wymienionych wymogów podatek dochodowy od osób fizycznych nie obejmuje pieniędzy wypłacanych za korzystanie z prywatnego sprzętu w pracy. Ekwiwalenty nie są także wliczane w podstawę składek na ubezpieczenia zdrowotne i społeczne.
