Początek roku to okres, w którym pracodawcy muszą zadbać o sporządzenie i rozesłanie do pracowników deklaracji podatkowych. Firmy, w których zatrudnione są osoby na podstawie umowy o pracę lub umowy-zlecenia muszą przygotować PIT-11, PIT-4R i PIT-8AR.
Coraz więcej usług związanych ze skarbową, socjalną i inną obsługą obywateli jest przenoszonych do sieci. Już teraz rozliczenie PIT przez urząd skarbowy odbywa się za pośrednictwem elektronicznej platformy podatki.gov.pl.
Mimo że e-Deklaracje funkcjonują od kilku lat, do tej pory większość pracodawców rozsyłała pracownikom PIT-y pocztą tradycyjną. Czy również w tej kwestii czeka nas rewolucja? PIT od pracodawcy może zostać wysłany mailem?
Czy pracodawca może wysłać PIT mailem?
Nie ma ku temu żadnych przeszkód. Przepisy ujęte w Ustawie z dnia 26 lipca 1991 r.
o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazują bowiem jednego obowiązującego sposobu dostarczenia deklaracji do podatnika.
Już w 2019 r. jedno z przedsiębiorstw, które zamierzało rozsyłać PIT-y mailem i dysponowało systemem elektronicznej weryfikacji, czy dokument został wysłany na podany adres, skierowało pytanie w tej sprawie do Krajowej Informacji Skarbowej. Dyrektor tej instytucji potwierdził, że wysłanie PIT-u pocztą elektroniczną w formacie PDF, opatrzonego elektronicznym podpisem, jest dopuszczalne.
Wysłanie PIT-11 mailem – zalety
Dlaczego warto rozważyć taką opcję? Przede wszystkim ze względu na wygodę i oszczędność. Pracodawca – a konkretnie pracownicy księgowi firmy – nie muszą już drukować deklaracji, a następnie przekazywać kurierowi i rozsyłać. Odchodzą koszty papieru, kopert, usług pocztowych. Rozesłanie deklaracji PIT e-mailem skraca czas poświęcany na tę czynność.
Kolejnym argumentem jest szybkość dostarczenia deklaracji pracownikowi – następuje to już po chwili od wysłania wiadomości, a nie na przykład kolejnego dnia roboczego po przekazaniu do placówki pocztowej.
Szef może wysłać maila z PIT-em w każdej chwil (również poza zwykłymi godzinami pracy większości placówek pocztowych), co ma również znaczenie z uwagi na termin składania PIT-u. Przypomnijmy, że pracodawca miał obowiązek wysłać do urzędu skarbowego PIT-11, załącznik do niego PIT-R, a także PIT-4R i PIT-8AR do 31 stycznia 2020 r. Kolejna ważna data to 2 marca 2020 r. Do tego dnia szef musi przekazać pracownikowi PIT-11 i PIT-R.
Wreszcie – PIT na e-mailu to ekologiczne rozwiązanie. Firma nie marnuje papieru, nie wykorzystuje tuszu i nie generuje dokumentów, które zamienią się w przyszłości w kolejne stosy śmieci. Z uwagi na dobro natury warto jak najwięcej procedur związanych z obiegiem dokumentów w firmie i poza nią przenosić do środowiska wirtualnego, tym bardziej, że obecnie dysponujemy już technologią do ich bezpiecznego elektronicznego uwierzytelniania.
