Najczęściej, mówiąc o sezonie urlopowym, mamy na myśli letnie miesiące. I zazwyczaj właśnie w lipcu czy sierpniu wielu pracowników bierze wolne. Trudno byłoby sobie jednak wyobrazić sytuację, w której cały dział składa do szefa wniosek o dwutygodniowy urlop w tym samym terminie. Jakie są zasady planowania urlopów i po co właściwie przygotowuje się plan urlopowy?
Plan urlopowy – zasady
Informacje o planie urlopów znajdziemy w art. 163. Kodeksu pracy. Przygotowanie dokumentu należy do pracodawcy. Decydując o terminach wolnych dni pracowników, bierze on pod uwagę ich wnioski i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy w zakładzie. W rozpisce nie ujmuje się urlopu na żądanie. To z założenia dzień wolny, który bierze się w losowej, nieprzewidzianej sytuacji, zatem jego planowanie byłoby sprzeczne już z samą definicją. Kodeks pracy nie określa dokładnie sposobu, w jaki przygotowany plan pracodawca powinien ogłosić. W tej kwestii ma dowolność.
Warto też wiedzieć, że nie każdy przedsiębiorca jest zobligowany do przygotowania tego dokumentu. Zgodnie z Kodeksem pracy: „Pracodawca nie ustala planu urlopów, jeżeli zakładowa organizacja związkowa wyraziła na to zgodę; dotyczy to także pracodawcy, u którego nie działa zakładowa organizacja związkowa. W takich przypadkach pracodawca ustala termin urlopu po porozumieniu z pracownikiem”.
Plan jest wiążący zarówno dla pracownika, jak i dla pracodawcy. Można oczywiście ustalenia modyfikować, ale tylko jeśli pracownik umotywuje zmiany ważnymi przyczynami albo pracodawca uzna, że nieobecność danej osoby w wyznaczonym terminie spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy.
Są też przypadki, w których szef ma obowiązek przełożyć planowany urlop na późniejszy termin. Zgodnie z art. 165. Kodeksu pracy, czas wolny trzeba przesunąć: „jeżeli pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy, a w szczególności z powodu:
1) czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby,
2) odosobnienia w związku z chorobą zakaźną,
3) powołania na ćwiczenia wojskowe albo na przeszkolenie wojskowe na czas do 3 miesięcy,
4) urlopu macierzyńskiego”.
Co ważne, matki wracające do pracy po urlopie macierzyńskim, mogą wnioskować o udzielenie im urlopu bezpośrednio po macierzyńskim (dotyczy to też ojców, którzy korzystali z urlopu macierzyńskiego).
Plan urlopowy – jak wypełniać
Z założenia urlop wypoczynkowy powinien być nieprzerwany. W praktyce jednak najczęściej jest tak, że trwa nieprzerwanie 14 dni, a pozostała część jest rozdysponowana na osobne terminy. Wypełniając plan, należy wziąć pod uwagę pełny wymiar urlopu każdej osoby. Standardowo będzie to 20 albo 26 dni wolnych, ale jeśli ktoś ma zaległy urlop z zeszłego roku, należy odpowiednio zwiększyć wymiar. Z kolei, kiedy ktoś rozpoczyna pracę w danej firmie w ciągu roku, trzeba sprawdzić, ile dni w danym miesiącu będzie mu przysługiwać na zasadzie proporcjonalności.
Plan urlopowy – wzór
Jak powinien wyglądać plan urlopowy 2019, a jak plan na 2020 rok? Zasady są identyczne, zmienią się jedynie daty. Ponieważ nie ma obowiązującego prawnie wzoru, pracodawca może wybrać wygodny dla siebie druk. Plan urlopowy zawsze powinien zawierać imię i nazwisko pracownika, wymiar jego urlopu, oznaczenie dat, w których planowane jest wolne z uwzględnieniem 14 dni nieprzerwanego odpoczynku.
