Przepraszam, zaraz wracam. Tylko odbiorę paczkę, odwiozę dziecko, załatwię coś w urzędzie. Każdy pracownik może poprosić szefa o zwolnienie z pracy w celu załatwienia prywatnych spraw. Należy tylko pamiętać o kilku ważnych zasadach.
Wyjścia prywatne w godzinach pracy
Samowolne opuszczenie miejsca pracy jest ciężkim naruszeniem obowiązków pracowniczych. Nie znaczy to, że wyjścia prywatne z pracy nie są możliwe. Co więcej, są sytuacje, w których pracodawca wręcz nie może nam odmówić przepustki na załatwienie osobistych spraw, na przykład gdy zostaliśmy wezwani do sądu bądź prokuratury.
O ile nie jest to jedna z okoliczności przewidzianych przez ustawę, wciąż mamy możliwość złożenia u pracodawcy wniosku o wyjście prywatne. Kodeks pracy nie precyzuje, co możemy robić w czasie tego typu przepustek. Musimy jednak pamiętać, że szef nie ma obowiązku się na nie zgodzić, dlatego powód do opuszczenia firmy nie powinien być błahy. Do najczęstszych należą: wizyty u lekarza, załatwianie spraw urzędowych, konieczność odebrania kogoś ze szpitala bądź lotniska, czy też różnego rodzaju obowiązki wynikające z opieki nad dzieckiem.
Wcześniejsze wyjście z pracy - konsekwencje
Kodeks pracy wyjść prywatnych nie zalicza do czasu pracy. W dniu przepustki po prostu wyjdziemy wcześniej niż wynika to z harmonogramu. Dlatego, jeśli po załatwieniu sprawy wrócimy do swoich obowiązków, zostając w firmie dłużej, nie będzie to jednoznaczne z pracą w godzinach nadliczbowych, bo nie przekroczymy dobowego rozkładu czasu pracy. To z kolei oznacza, że odpracowanie wyjść prywatnych nie wiąże się z dodatkowym kosztem dla pracodawcy.
Warto pamiętać, że nie ma też żadnych przeciwwskazań, by zwolnienie obejmowało cały dzień pracy, czyli na przykład 8 godzin.
Odpracowanie wyjść prywatnych
Za okres, kiedy jesteśmy na przepustce i wynika to z ustawowego obowiązku stawienia się w sądzie lub prokuraturze, nie dostaniemy wynagrodzenia – chyba że pracodawca zadecyduje inaczej.
Możemy – ale nie musimy – umówić się z pracodawcą, że nieobecności w pracy odpracujemy w późniejszym terminie. Powinno to nastąpić do końca okresu rozliczeniowego. Jeśli z jakichś względów jest to niemożliwe, pracodawca może wymagać od nas podpisania zobowiązania do odrobienia godzin pracy w kolejnym okresie rozliczeniowym.
Przy ustalaniu dogodnego terminu odpracowania wyjścia prywatnego, trzeba pamiętać o prawie pracownika do odpoczynku dobowego i odpoczynku tygodniowego. Zgodnie z Kodeksem pracy pracownikowi przysługuje prawo do przynajmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku w ciągu doby i 35 w tygodniu.
Przykładowo, jeśli obowiązuje nas 5-dniowy tydzień pracy, nie możemy odrabiać nieobecności w ciągu pozostałych dni wolnych, na przykład w weekend. Ponieważ w takim przypadku przysługują nam dwa dni na wypoczynek, pracodawca musiałby udzielić nam innego dnia wolnego.
By czas odpracowywania prywatnego wyjścia z pracy nie liczył się jako godziny nadliczbowe, wniosek musi zostać złożony w formie pisemnej. Jest to rozwiązanie, na które chętnie decydują się pracodawcy, bo wówczas koszty ponoszone na wynagrodzenie dla pracownika się nie zwiększają. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy umówimy się na odpracowanie czasu pracy w nocy – wówczas będzie nam przysługiwać dodatek do wynagrodzenia.
Przepustka w pracy
Wniosek o zwolnienie z pracy możemy złożyć zarówno pisemnie, jak i ustnie. Jednak, jak wspominaliśmy, w przypadku, gdy planujemy odpracowanie wyjść prywatnych w innym terminie, wniosek musi mieć formę pisemną. Choć przepisy nie precyzują, co powinniśmy w nim zawrzeć, warto pamiętać o kilku kluczowych elementach.
Przede wszystkim należy wskazać, jakiego dnia i godzin ma dotyczyć zwolnienie oraz czy będzie ono odpracowywane. Jeśli tak, warto wskazać również, kiedy to nastąpi. Nie musimy podawać powodu wyjścia w godzinach pracy, chyba że inaczej zostało zaznaczone w przepisach wewnątrzzakładowych.
Pamiętajmy też o tym, by we wniosku umieścić datę, a także swoje imię, nazwisko, a jeśli firma jest duża, stanowisko i dział, w którym pracujemy. Nie zapomnijmy się również podpisać.
Ewidencja wyjść służbowych i prywatnych
Pracodawca ma obowiązek dokumentowania czasu pracy zatrudnionych osób. W praktyce oznacza to również prowadzenie książek wyjść służbowych i prywatnych w formie papierowej bądź elektronicznej. Jednak jeśli ewidencja jest prowadzona elektronicznie i polega na przykład na odbijaniu zakładowych kart, system „nie widzi”, czy wyjście było uzasadnione czy bezprawne. Dlatego tak ważna jest dokumentacja papierowa, która stanowi dowód w przypadku ewentualnych nieporozumień.
Z ewidencji wyjść w godzinach pracy musi jednoznacznie wynikać, czy wyjście miało charakter prywatny czy służbowy oraz czy będzie odpracowywane w późniejszym terminie. W prowadzonej książce powinny być odnotowane daty i godziny opuszczenia firmy i powrotu do niej, a także cel wyjścia. Musi się w niej znaleźć również miejsce na podpisy pracowników i osób upoważnionych do udzielenia zwolnienia.
