Premia uznaniowa a premia regulaminowa. Zasady i systemy premiowania pracowników. Wszystko, co o premiach powinien wiedzieć pracownik i pracodawca.
Premia - co to jest?
Premia to świadczenie będące składnikiem wynagrodzenia i stanowiące uzupełnienie płacy. Najczęściej ma formę pieniężną, ale może być też wypłacona np. w formie bonów. Premiowanie pracowników ma na celu uznanie ich zasług w rozwoju firmy i wypełnianiu obowiązków oraz ma znaczenie motywacyjne - ma zachęcać pracowników do bardziej wydajnej, efektywnej pracy.
Premie pracownicze - rodzaje
Premia regulaminowa to taki rodzaj premii, która się należy pracownikowi, po spełnieniu przez niego określonych warunków. Kryteria przyznawania premii regulaminowej powinny uwzględniać takie zmienne jak: regularność jej przyznawania (np. premie miesięczne, kwartalne), zakres pracowników uprawnionych do jej otrzymania (np. premia indywidualna, premia działowa), tryb przyznawania premii, jej forma i wysokość, obiektywne i sprawdzalne warunki, w jakich pracownik nabywa do niej prawa, opis sytuacji, w jakich pracownik traci prawo do premii.
Premia uznaniowa - o jej przyznaniu decyduje pracodawca. Pracownik nie może domagać się jej wypłaty, a jedyne roszczenia są możliwe wtedy, kiedy premia została oficjalnie przyznana, ale nie została wypłacona. W praktyce,premia uznaniowa to nagroda uznaniowa (zgodna z art. 105. Kodeksu pracy).
Poza podziałem na te dwa typy premii spotyka się również innego rodzaju nomenklaturę:
Premia zadaniowa - jest to premia dla pracownika, której przyznanie jest uzależnione od tego, czy pracownik zrealizuje określone zadania w odpowiedni sposób. Może być też premią zbiorową – dla całego działu za zrealizowanie określonego planu. Tak naprawdę chodzi tu zatem o premię regulaminową.
Premia motywacyjna - nie jest precyzyjnie określona w Kodeksie Pracy czy innych przepisach z obszaru prawa pracy. Jest to premia, której celem jest zmotywowanie pracowników do wydajnej pracy. Definicja premii motywacyjnej nie precyzuje czy premia ta ma mieć charakter premii regulaminowej, czy też może być premią uznaniową. W efekcie w różnych firmach premia motywacyjna zasady przyznawania może mieć różne. Przedmiotem sporów wielu specjalistów zarządzania jest temat „premia motywacyjna a uznaniowa”, czyli czy za pomocą premii, której kryteria nie są jasne i zależą w dużej mierze od decyzji przełożonego, można w ogóle mówić o skutecznym motywowaniu.
Premia - komu przysługuje?
Co do zasady, premię może otrzymać każdy pracownik niezależnie od stażu pracy, wymiaru pracy czy stanowiska, jakie zajmuje. (Pracownik, czyli osoba zatrudniona w formie umowy o pracę). Przy umowie-zlecenie, premia nie przysługuje, choć w umowie można zawrzeć stosowne zapisy, które pozwolą na wypłatę wyższego wynagrodzenia np. w przypadku szybszego wykonania zlecenia. Jeśli jednak zakład pracy zatrudnia osoby na umowę o pracę oraz na inne formy współpracy (np. umowę-zlecenie czy B2B) to naliczanie premii będzie dotyczyć jedynie osób zatrudnionych na umowę o pracę.
Premiowanie pracowników - zasady
W każdej firmie system premiowania pracowników może mieć nieco inne zasady i inne mogą być kryteria premiowania. Co do zasady premia regulaminowa musi być wyraźnie opisana w regulaminie wynagradzania, bądź innym dokumencie, jeśli firma regulaminu wynagradzania nie tworzy. Aby otrzymać premię regulaminową, pracownik nie musi składać żadnych podań - wystarczy, że wypełni warunki konieczne do uzyskania premii i nabywa do niej prawa automatycznie.
Nieco inaczej jest z premią uznaniową. Prawa do niej pracownik w zasadzie nie nabywa. To przełożony decyduje o tym, kiedy i ile premii wypłaci. W niektórych firmach może istnieć zasada, że pracownik musi złożyć podanie o premię uznaniową, aby móc ją otrzymać. Znacznie częściej jednak bonus premiowy w formie uznaniowej jest przydzielany przez przełożonego w zależności od jego własnych kryteriów.
Premia w umowie o pracę
Czy premia pracownicza musi być ujęta w umowie o pracę? Jeśli pracodawca chce, może umieścić w umowie o pracę informacje o pozostałych składnikach wynagrodzenia, które, poza pensją, przysługują pracownikowi. Nie ma jednak takiego obowiązku.
Premia uznaniowa w umowie o pracę
Informacji o premii uznaniowej najczęściej się w umowie o pracę nie wpisuje. Przesłanki do jej otrzymania wynikają bowiem i tak z art. 105. Kodeksu pracy. Jeśli jednak pracodawca chce, może informację o prawie do premii uznaniowej umieścić w umowie o pracę.
Regulamin premiowania
Zgodnie z art. 77. kp, warunki wynagradzania za pracę i przyznawania innych świadczeń związanych z pracą (czyli również premii) ustalają układy zbiorowe pracy, a pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 pracowników nieobjętych układem zbiorowym, tworzy regulamin wynagradzania. W efekcie, zasady przyznawania premii w firmie zatrudniającej powyżej 50 pracowników mogą znaleźć się w:
• regulaminie wynagradzania,
• regulaminie premiowania,
• układzie zbiorowym pracy.
Pracodawca zatrudniający mniejszą liczbę pracowników może taki regulamin wynagradzania stworzyć (ale nie musi). W ramach regulaminu wynagradzania można uwzględnić również sposoby premiowania pracowników. Regulamin premiowania ustala rodzaje premii i zasady premiowania obowiązujące w danej firmie.
W każdej firmie regulamin premii może wyglądać inaczej - inne będą rodzaje przyznawanych premii, inne kwoty, zasady. Na przykład, regulamin premiowania pracowników produkcji może obejmować takie zmienne jak wielkość strat na materiałach, wypadkowość, wydajność, ale już premie w dziale handlowym będą uzależnione przede wszystkim od wyników sprzedażowych (choć mogą również obejmować takie zmienne jak utrata leadów).
Regulamin premiowania i premia uznaniowa - mimo braku twardych kryteriów w przyznawaniu premii uznaniowych, informacja o niej może znaleźć się w regulaminie premiowania, choć tak naprawdę nie ma ani takiej potrzeby, ani wskazań. Wyrok Sądu Najwyższego z 9 lipca 2009 roku (II PK 232/08) również potwierdził zbędność umieszczania informacji o premii uznaniowej w regulaminie. Uznaje się nawet, że umieszczenie informacji i premii uznaniowej w regulaminie wynagradzania może stanowić przesłankę do uznania jej za premię regulaminową, której pracownik może się domagać.
Regulamin premii motywacyjnej - w tym przypadku wszystko zależy od tego, czy premia motywacyjna będzie premią regulaminową, czyli czy będą istniały konkretne, określone warunki, jakie muszą zostać spełnione przez pracownika, by otrzymać premię. Jeśli tak jest, to w firmach zatrudniających powyżej 50 pracowników warunki otrzymania takiej premii trzeba umieścić w regulaminie. Powinien on określać również kwoty otrzymywane przez pracownika oraz zasady, na jakich tworzony jest fundusz premiowy.
Premia - jaki podatek?
Premia pieniężna stanowi przychód pracownika, podlega zatem opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Każda premia, jako składnik wynagrodzenia musi zostać również objęta składkami ZUS. Dzieje się tak niezależnie od rodzaju premii i jej wysokości. Wysokość podatku od premii wynosi 18% (chyba że pracownik zgłosił już wniosek o potrącanie zaliczki na podatek w wysokości 32%, wtedy od premii również potrącony zostanie podatek dochodowy 32%).
Premiowanie pracowników
W każdej firmie stosuje się nieco inne zasady premiowania pracowników. Najczęściej, premie łączy się z wynikami firmy oraz najbardziej palącymi problemami, jakie się w niej pojawiają. Przykładowo, jeśli w firmie problemem bywają nagłe nieobecności pracowników, które zaburzają rytm pracy, dobrym rozwiązaniem może być premia absencyjna, która nagradza pracowników za obecność w pracy.
Systemy premiowania i ich charakterystyka
Do najczęściej stosowanych systemów premiowych należą:
• Premia indywidualna i zespołowa - premia może być przyznawana jednostce bądź całemu zespołowi (wtedy podlega podziałowi na poszczególnych członków zespołu, co do zasady jednak każdy otrzymuje taką samą, bądź wcześniej ustaloną wartość procentową całości premii, niezależnie od rzeczywistego wkładu indywidualnego).
• Premia prowizyjna i rozdzielcza - pierwsza, uzależniona od przychodu, jaki wygenerował pracownik. (Najczęściej występuje w zespołach handlowych, ale bywa też elementem wynagradzania innych grup pracowniczych). Drugi system premiowy wiąże pracę indywidualną z zespołową.
• Premia wynikowa - jej osiągnięcie jest związane z uzyskaniem odpowiednich wskaźników (np. poziomem realizacji celów indywidualnych).
Aby stworzyć dobry system premiowy dla pracowników, trzeba bardzo dokładanie przeanalizować sposób wykonywania obowiązków służbowych przez pracowników i powiązać go z efektywnością wykonywanych działań oraz celami firmy. Zasady premiowania powinny być też odporne na manipulację i możliwości „oszukiwania systemu”.
