Podanie o pracę – czym się różni od CV i kiedy je wysłać

Doradcy zawodowi i coache kariery często wzywają do aktywnej postawy w czasie poszukiwania nowej posady. Zamiast biernie czekać na nowe okazje znalezienia zatrudnienia i ograniczyć się do odpowiadania na oferty, możemy wyjść ze strefy komfortu i zawalczyć o stanowisko w firmie, w której chcielibyśmy pracować. Pomoże w tym tzw. podanie o pracę. Dokument ten, przez wielu traktowany po macoszemu i pomijany w rozważaniach o idealnych dokumentach aplikacyjnych, to potężne narzędzie w rękach kandydata, który wie, czego chce i zna swoją wartość – a przynajmniej umie przekonać o nich pracodawcę. Dziś wyjaśniamy, jak napisać podanie o pracę, które zmieni Twój zawodowy los, jakie wyrażenia są passe, co różni podanie o pracę i list motywacyjny, a także pokażemy Ci przykładowy wzór podania. 

Podanie o pracę – czym jest?

Podanie o pracę jest dokumentem aplikacyjnym, cieszącym się jednak znacznie mniejszą popularnością niż curriculum vitae i list motywacyjny. Przede wszystkim podanie o pracę wysyła się z własnej inicjatywy, w sytuacji, gdy pracodawca nie prowadzi aktualnie naboru pracowników. O podaniu o pracę warto myśleć jak o formie autoreklamy. W treści podania o pracę nie zawieramy zatem całego naszego życiorysu zawodowego, gdyż podanie zwykle i tak wysyła się w towarzystwie profesjonalnego CV. Zamiast tego w dokumencie:

• przedstawiamy najważniejsze, najciekawsze fakty na temat swojej aktywności, 
• prezentujemy mocne strony, umiejętności i kompetencje, 
• wymieniamy swoje atuty oraz przekonujemy, jak wykorzystamy je w pracy na rzecz danej firmy, 
• posługujemy się językiem korzyści, nie mijając się przy tym z prawdą co do swoich kwalifikacji.

To wszystko ma przekonać pracodawcę, że będziemy cennym nabytkiem i warto nas zatrudnić nawet mimo braku wcześniejszych planów powiększenia kadry.

Podanie o pracę – w jakich przypadkach należy je napisać?

• Brak rekrutacji na interesujące Cię stanowisko

Jeśli masz za sobą wysyłanie setek CV, napisałeś/aś listy motywacyjne chyba do każdej firmy prowadzącej w Twojej okolicy rekrutację, a wciąż nie udało Ci się znaleźć pracy, rozpoczęcie wysyłania podań o pracę do wybranych firm może być krokiem w dobrym kierunku. Dokument ten warto wysyłać wówczas, gdy chcesz zdobyć wymarzoną pracę w konkretnej firmie, masz sporą wiedzę na temat jej działalności, śledzisz jej posunięcia, jesteś przekonany/a, że doskonale wpisujesz się w profil jej pracownika. Jeśli dany pracodawca nie prowadzi rekrutacji na interesujące Cię stanowisko, wysłanie podania o pracę ma sprawić, by zrobił dla Ciebie wyjątek i przyjął Cię do pracy.

Pamiętaj, że Twoje podanie powinno wysyłać jasny komunikat, że nie jest to przypadkowe zgłoszenie, ale jesteś zmotywowany/a do pracy w tym konkretnym miejscu. Na współczesnym rynku pracy zwykle konkuruje ze sobą wielu specjalistów o podobnych kwalifikacjach. Wysoka motywacja oraz lojalność wobec konkretnej firmy mogą zostać docenione.

• Brak doświadczenia

Dopiero co zdobyłeś/aś wykształcenie, masz cenne umiejętności, ale znajdujesz się na samym początku ścieżki zawodowej – słowem, szukasz pierwszej pracy, ale w większości ogłoszeń, które przeglądasz, wymienia się wymóg stażu na podobnym stanowisku. W takim wypadku wysłanie podania o pracę bez doświadczenia może być dobrym pomysłem. W przypadku podania o pracę nie koncentrujesz się bowiem na przebiegu kariery, ale prezentujesz swoje zalety i umiejętności. Co więcej, wysyłając taki dokument, już pokazujesz się jako osoba pełna zapału i nie obawiające się przejmować inicjatywę. Możesz dać znać pracodawcy, że szukasz pierwszej pracy, skup się jednak na tym, dlaczego warto Cię zatrudnić nawet mimo braku jakiegokolwiek doświadczenia. 

Zwróć uwagę na to, dlaczego firmy często przyjmują do pracy albo na staż osoby młode i niedoświadczone. Szukają w nich:

• entuzjazmu i zapału, które podnoszą motywację całego zespołu i podwyższają morale, 
• kreatywności i nieszablonowego podejścia w rozwiązywaniu problemów,
• świeżego spojrzenia na branżę, 
• odwagi w podejmowaniu inicjatyw, 
• biegłości w posługiwaniu się nowymi technologiami, 
• elastyczności i umiejętności dostosowania do warunków i metod pracy (np. uważa się, że łatwiej jest wyszkolić nowego pracownika od podstaw niż zmienić przyzwyczajenia osoby z dużym stażem), 
• chęci do nauki, szczególnie w zakresie stosowania nowinek technologicznych i różnego rodzaju innowacji.

Upewnij się, że z Twojego podania o pracę jasno wynika, że posiadasz przynajmniej niektóre z tych cech i umiejętności, a zwiększysz swoje szanse na pracę!

• Przewaga nad konkurencją w zawodach nadwyżkowych

Pisanie podania o pracę ma także sens w sytuacji, gdy szukasz posady w zawodzie nadwyżkowym, na rynku pracy jest wiele osób o podobnych kwalifikacjach. W takim wypadku w czasie rekrutacji często musisz konkurować z wieloma kandydatami. Zwróć jednak uwagę na to, że większość osób przyjmuje postawę bierną w czasie poszukiwania pracy. Odpowiadają na oferty i biorą udział w rozmowach rekrutacyjnych, ale  nie wysyłają zgłoszeń do firm, które nie podają informacji o naborze. Wielu wykwalifikowanym specjalistom, którzy aktualnie szukają pracy, nie przyjdzie do głowy, by wysłać podanie o pracę do firmy, w którą Ty celujesz, a zatem nie musisz z nimi konkurować o to konkretne miejsce pracy.

Podanie o pracę – do kogo kierujemy?

Podobnie jak w przypadku listu motywacyjnego, podanie o przyjęcie do pracy adresujemy do osoby odpowiedzialnej za rekrutację w danej firmie (jeśli znamy jej imię i nazwisko – te mogą być podane np. na stronie przedsiębiorstwa). Jeśli nie wiemy, do kogo skierować podanie, można wskazać po prostu pełną nazwę i adres firmy, w dalszej części dokumentu stosując wyrażenie Szanowni Państwo.

Podanie o pracę – jakich błędów nie popełniać?

• Kopiowanie cudzego podania o pracę

W internecie możesz znaleźć wiele przykładowych dokumentów lub kreatorów pozwalających wygenerować podanie o pracę. Warto jednak przygotować je samemu, gdyż plagiat bardzo łatwo wykryć, a kopiowanie cudzego podania po prostu przekreśli Twoje szanse na zatrudnienie. 

• Nieprzestrzeganie struktury podania o pracę

Podobnie jak inne pisma służbowe, tak i to posiada reguły, których należy przestrzegać, a także zbiór informacji, jakie powinny się w nim znaleźć. Podanie o pracę musi mieć oficjalną formę i stanowić dopełnienie CV lub listu motywacyjnego. Przyjęło się, że należy skonstruować je tak, aby było od tych dokumentów krótsze i zajmowało do około połowy strony, a w niektórych przypadkach do trzech czwartych kartki A4.

Podanie o pracę powinno mieć wstęp, rozwinięcie i zakończenie. We wstępie należy wyraźnie zaznaczyć, o jakie stanowisko stara się aplikujący. W rozwinięciu przytaczamy argumenty mające przekonać pracodawcę, a w zakończeniu wyrażamy swoją chęć pracy w danym miejscu i ewentualnie podajemy dodatkowe informacje, na przykład dotyczące dyspozycyjności czy preferowanej formy kontaktu. Trzymanie się tej struktury jest ważne, ponieważ dokument chaotyczny, w którym skaczemy z tematu na temat, może zostać źle odebrany lub rekruter po prostu zrezygnuje z jego czytania już po kilku pierwszych zdaniach.

• Narzekanie na byłego pracodawcę i rynek  

Świat marketingu zna zarówno pozytywną, jak i negatywną formę reklamy – pierwsza odwołuje się do dobrych doświadczeń, przyjaznych i ciepłych emocji oraz skojarzeń, druga do tych negatywnych. Jeśli chodzi o podanie o pracę, zdecydowanie należy trzymać się jasnej strony mocy. Dlaczego? Ponieważ narzekanie na sytuację osobistą, branżową czy dotyczącą gospodarki, a co gorsza, opowiadanie o przewinieniach byłych pracodawców, przyniesie skutek odwrotny od tego, jaki chcesz wywołać. Rekruter czytający tego typu opinie prawdopodobnie odbierze je jako dowód braku lojalności i taktu. Może uznać Cię za osobę konfliktową, która w przyszłości nie będzie mieć skrupułów, by oczerniać kolejnego, już byłego pracodawcę. Kto chciałby zatrudnić taką osobę?

Narzekanie na warunki gospodarcze, socjalne czy polityczne, także jest nie na miejscu. Staraj się raczej wykazać, że jesteś kowalem swojego losu i umiesz poradzić sobie w każdym okolicznościach. Narzekanie jest dowodem bezsilności i bierności wobec zmieniającego się świata. Nie współgra z wizerunkiem osoby aktywnej, która po prostu daje z siebie wszystko, jest elastyczna i potrafi dostrzec okazje do rozwoju i zmian tam, gdzie inni ich nie widzą.

Czytaj także: Kreatywność a AI. Czy pracownicy branż kreatywnych mogą wkrótce stracić pracę?

• Nadmierna skromność

Bardzo wiele osób, szczególnie kobiet, choć nie tylko, ma kłopot z mówieniem o swoich zaletach. Tymczasem jeśli chodzi o walkę o wymarzoną pracę, warto schować skromność głęboko do kieszeni. Pracodawca lub rekruter, który zaczyna czytać Twoje podanie o pracę, nie wie o Tobie jeszcze absolutnie niczego. To, jakie wywrzesz pierwsze wrażenie, zależy wyłącznie od Ciebie. Jeśli nie wspomnisz o swoich umiejętnościach, osiągnięciach, zaletach, po prostu nie będzie mieć o nich pojęcia i nie zagrają one na Twoją korzyść. Dlatego chwal się swoją wiedzą, kompetencjami i posługuj się językiem korzyści. Przed rozpoczęciem pisania podania o pracę (a także zastanawiając się, jak napisać list motywacyjny) warto wypisać sobie na kartce swoje największe zalety, umiejętności i kwalifikacje. Pamiętaj – podanie o pracę to forma autoreklamy. Nie ma nic złego w mówieniu o swoich rzeczywistych zaletach w czasie starania się o wymarzone stanowisko.

• Niechlujne podanie o pracę

Analogicznie do innych dokumentów formalnych, przed przekazaniem podania pracodawcy należy sprawdzić, czy jest wolne od błędów ortograficznych, gramatycznych i interpunkcyjnych. Literówki i inne błędy mogą świadczyć o niestaranności i lekceważeniu adresata. Nie sprawdzać językowej wyrozumiałości rekrutera!

Bardzo ważne jest też, by podanie o przyjęcie do pracy miało estetyczną formę. Wystarczy dokument ze standardowym, białym tłem, pisany czytelną czcionką. Upewnij się, że wszystkie akapity są w odpowiednim miejscu. Najlepiej, jeśli zapiszesz podanie o pracę w formacie .pdf, dzięki czemu ograniczysz możliwość jego modyfikacji.

• Wyświechtane zwroty

Czy wiesz, ile razy rekruter czyta zdania zaczynające się od: Zwracam się z uprzejmą prośbą o zatrudnienie ..., Prośbę swą motywuję tym, że ..., Z przyjemnością spotkam się z Państwem na rozmowie kwalifikacyjnej ... Tysiące razy. I wcale nie ma ochoty czytać ich po raz kolejny. Postaraj się unikać w swoim podaniu o pracę najpopularniejszych, wyświechtanych wyrażeń. Postaraj się wypowiadać w sposób oryginalny. To, jakim językiem się posługujesz, także wiele mówi o Twojej osobowości i postawie.

• Dziwne adresy, pseudonimy

W podaniu o pracę i wszelkich dokumentach rekrutacyjnych należy podać adres e-mail, który zawierać będzie nazwisko osoby aplikującej. Dziwne adresy czy pseudonimy mogą pogrzebać szansę na zatrudnienie. Pamiętaj, że wszystkie elementy aplikacji mają wpływ na sposób postrzegania osoby starającej się o stanowisko. Co więcej, rekruter czy pracodawca może nie zrozumieć naszego żartobliwego adresu czy pseudonimu. Ponieważ nie wiesz, kto odczyta i oceni Twoje podanie, bezpieczniej będzie trzymać się standardowych form.

Podanie o pracę a list motywacyjny

Podanie o zatrudnienie często bywa uznawane za tożsame z listem motywacyjnym. Mimo że celem obydwu dokumentów jest przekonanie pracodawcy o przyjęciu Cię do pracy, to zadanie, jakie pełnią te dokumenty, są odmienne.

Podstawową różnicą jest fakt, że w przeciwieństwie do listu motywacyjnego podanie składamy z własnej inicjatywy – nie w odpowiedzi na konkretne ogłoszenie. Zdarzyć się także jednak, że podanie występuje na dalszym etapie rekrutacji, kiedy wstępne formalności z przyszłym pracodawcą zostały już ustalone.

Podanie o pracę a CV

Podanie o pracę oczywiście znacznie różni się także od CV. Życiorys zawodowy stanowi swego rodzaju skrót doświadczenia zawodowego, wykształcenia, kwalifikacji i umiejętności kandydata. Niektóre z tych informacji mogą zostać uwzględnione w podaniu o pracę, ale nie musimy w nim powielać tego, co już zostało powiedziane w CV. W podaniu o pracę należy skupić się na swoich mocnych stronach, zaletach i osiągnięciach.

Podanie o pracę – wzór

Zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami na podaniu muszą znaleźć się takie informacje jak:

• miejscowość i data, które podobnie jak w każdym innym dokumencie formalnym, powinny znaleźć się w prawym górnym rogu;
• dane osobowe i kontaktowe, które należy umieścić po lewej stronie, niżej niż miejscowość i datę;
• nazwa firmy i jej dane adresowe, które należy zamieścić po prawej stronie;
• nagłówek podania, który powinien wskazywać na tematykę i intencję listu, a więc: „Podanie o pracę” – musi zostać wyrównany do środka, co nadaje pismu formalny wygląd;
• treść dokumentu, która zawiera opis stanowiska oraz motywacje kierujące autorem, a także informacje o doświadczeniu i kwalifikacjach predysponujących go do pracy na tym właśnie stanowisku i w tej konkretnej firmie;
• dokument należy zakończyć zwrotem grzecznościowym oraz podpisem, które powinny znaleźć się z prawej strony;
• w ostatniej linijce zawrzeć można listę załączników, o ile takie występują.

Podanie o przyjęcie do pracy – przykład

Czytaj także: Czterodniowy tydzień pracy – czy warto go wprowadzić w Polsce?