Motywacja jest jedną z podstawowych funkcji zarządzania. Skłania pracowników do podjęcia i realizacji wyznaczonych celów. Efektywne motywowanie pracowników jest niezbędnym warunkiem sukcesu firmy. Dlatego każdy menedżer powinien zadać sobie pytanie: jak motywować pracowników?
Jak motywować pracowników do efektywnej pracy?
Efekty pracy zależą od możliwości, zdolności oraz umiejętności pracowników, podpartych odpowiednią motywacją, a więc pragnieniem i chęcią działania. Motywacja jest motorem ludzkich zachowań. Stanowi zatem czynnik mający ogromne znaczenie przy wzroście efektywności pracy. Optymalne zarządzanie polega na wywoływaniu motywacji u podwładnych, by ci jak najlepiej wykonywali swoje obowiązki. Jednocześnie jej poziom nie może być za wysoki, gdyż przerost ambicji i zbyt wielkie pragnienie osiągnięcia jakiegoś celu może wiązać się z silnym napięciem emocjonalnym. A to z kolei będzie skutkować paraliżem.
Efekt odwrotny od zamierzonego może wywołać również zbyt silny nacisk na podwładnych, nakładanie presji, promowanie rywalizacji w zespole. Zatem jak motywować pracowników do pracy?
By motywowany nabrał chęci do określonych zachowań, należy skłonić go do ich oceny. Pracownik może uznać, że:
• zachowanie (np. wypełnianie obowiązków służbowych) jest dla niego wartościowe i opłacalne,
• prawdopodobieństwo oczekiwanych efektów będących następstwem wykonania zadania jest duże (np. dobrze wykonana praca),
• prawdopodobieństwo osiągnięcia nagrody po uprzednim uzyskaniu oczekiwanego efektu jest duże (np. pensja, nagroda, premia, uznanie, prestiż, awans itd.).
Jak motywować pracowników – przykłady, reguły
Skuteczne motywowanie wymaga dostosowania zarówno do warunków zewnętrznych jak i wewnętrznych. Do tych pierwszych nalezą cele społeczno-gospodarcze, warunki ekonomiczne, polityczne i socjokulturowe oraz system prawny, w jakim funkcjonuje przedsiębiorstwo.
Otoczenie wewnętrzne, jak sama nazwa wskazuje, dotyczy warunków panujących w przedsiębiorstwie – wielkości i struktury organizacyjnej, lokalizacji, pozycji rynkowej, rodzaju produkcji, kwalifikacji zatrudnianych w nim osób oraz zależności zachodzących pomiędzy tymi wszystkimi elementami.
Dostosowanie modelu motywacyjnego do otoczenia jest bardzo istotne i wymaga adaptacji do danego środowiska. Można wyodrębnić kilka zasad, jakimi powinni kierować się motywujący (np. menedżerowie).
1. System motywowania musi być tak zaprojektowany, aby zawsze efekty zaangażowania pracowników były przez system nagradzane. Im większe jest prawdopodobieństwo otrzymania nagrody za osiągnięcie danego wyniku, tym silniejsze motywacyjne oddziaływanie systemu. Elementarnym warunkiem realizacji tej zasady jest precyzyjna ocena wymagań i efektów pracy. Wielkość nagrody powinna być do nich dostosowana. Musi być również porównywalna z innymi nagrodami, jakie pracownik otrzymywał za podobne zadania, a także nagrodami, jakie przyznawane są innym pracownikom za porównywalną pracę.
2. Systemu motywacyjnego nie tworzy się dla abstrakcyjnego pracownika, ale powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb i predyspozycji podwładnych. Co za tym idzie, narzędzia i formy motywowania powinny przybierać różnorodne kształty w zależności od grupy pracowników, dla której są przeznaczone.
3. Motywowanie powinno mieć charakter pozytywny. Oznacza to, że na nagrodę zasługują tylko ci pracownicy, którzy pracują ponad przeciętną normę. Dzięki takiemu postępowaniu ujawnia się inicjatywę i przedsiębiorczość u podwładnych oraz nakłania do lepszej i bardziej efektywnej pracy. Pozytywna motywacja wyzwala w ludziach zdrową rywalizację i walkę o nagrody.
Przeciwieństwem takiej postawy jest motywacja przez zagrożenie. Pracownik z góry wie, że przysługuje mu nagroda z tytułu wykonywanej pracy. Pozbawiony jej zostaje dopiero wtedy, gdy praca zostanie wykonana niedbale i niezgodnie z oczekiwaniami przełożonego. Taki system jest niedoskonały, gdyż podwładny będzie dążyć do wykonania jedynie niezbędnego minimum. Co więcej, nagroda, która jest z góry zagwarantowana, przestaje pełnić funkcję motywatora.
4. Częstotliwość i wysokość nagród powinna być zróżnicowana, nawet w odniesieniu do tego samego pracownika, gdyż wtedy działają bardziej stymulująco.
5. Istotne, by był zachowany mały odstęp czasu pomiędzy wykonaniem pracy a otrzymaniem za nią nagrody. Pracownik powinien dokładnie wiedzieć, za co został nagrodzony. Nagroda dana za wcześnie nie jest nagrodą, za późno zaś nie daje oczekiwanego efektu.
6. Ważne jest też, aby jasny był wpływ danego pracownika na nagradzane zadanie. Pracownik odpowiada za swoją część prac i za to jest nagradzany.
7. Rodzaj nagród ma znaczenie. Trzeba też pamiętać, że pieniądze to nie jedyny, ale jeden z wielu skutecznych motywatorów w pracy. Nagrody powinny, więc mieć dwojaki charakter: gratyfikacji pieniężnej lub niepieniężnego świadczenia na rzecz pracownika. To daje mu większą swobodę oraz zapewnia lepsze zaspokojenie jego potrzeb. System jest tym skuteczniejszy, im większą subiektywną wartość dla podwładnego mają oferowane przez system nagrody.
8. Zasada kompleksowości i systemowości. Polega ona na łączeniu i ujednolicaniu różnych narzędzi motywowania ludzi w pracy. Skuteczne motywowanie to takie, które uwzględnia wzajemny wpływ otoczenia na motywację i efekty pracy.
Jak motywować pracowników do współuczestnictwa w życiu firmy?
Dobry menedżer wie nie tylko, w jaki sposób skłonić pracowników do należytego wykonywania obowiązków służbowych, ale również jak zintegrować zespół. Zgrana kadra, która nie boi się wyrażać opinii, zgłaszać pomysły i wymieniać się doświadczeniami, jest bardziej produktywna i osiąga lepsze wyniki.
Ponadto pozytywna atmosfera w pracy to bardzo ważny czynnik motywujący. Osoby, które czują się dobrze w towarzystwie współpracowników są bardziej skłonne do związania się z firmą na dłużej i lepiej wykonują swoje obowiązki.
Dlatego w tak wielu przedsiębiorstwach organizowane są aktywności, dzięki którym pracownicy mają się bliżej poznać – tzw. spotkania czy wyjazdy integracyjne. Przyjmują różne formy, np.
• zajęć, podczas których pracownicy wykonują wspólnie różne zadania niezwiązane z pracą, najczęściej w formie zabawy,
• imprez sportowych, wyjść kulturalnych,
• wspólnych wyjazdów w ciekawe miejsca, połączonych z zajęciami dla pracowników,
• szkoleń z coachem,
• świąt pracowniczych (np. cyklicznych lub związanych z osiągnięciem jakiegoś celu).
Jak motywować pracowników do współuczestnictwa w życiu firmy oraz w podejmowaniu ważnych decyzji dla zespołu? Kluczowe jest tutaj budowanie odpowiednich relacji pomiędzy pracownikami, a także na linii podwładny-przełożony.
Bezwzględnie powinny opierać się na zasadach szacunku, tolerancji i zrozumienia dla indywidualnych potrzeb pracowników. Istotne jest, by menedżer:
• zachęcał pracowników do wyrażania opinii, w tym również konstruktywnej krytyki,
• traktował podwładnych w sposób sprawiedliwy, nikogo nie dyskryminując ani nie faworyzując,
• nie umniejszał znaczenia pracowników w osiągnięciu celu zespołu (nie przypisywał sobie całych zasług),
• promował postawę współpracy,
• dbał o to, by w miejscu pracy przestrzegano zasad dobrego wychowania (właściwy język, elementarna uprzejmość),
• dawał do zrozumienia podwładnym, że dostrzega ich starania i nawet małe sukcesy,
• rozdzielał pracę między osobami na tym samym stanowisku w sposób sprawiedliwy,
• nie podważał kompetencji i umiejętności zatrudnionych.
