Ochrona danych osobowych kandydata do pracy
Nie sposób wyobrazić sobie poszukiwania pracy bez przekazywania rekruterom danych osobowych. Wysyłając CV i list motywacyjny, czy wypełniając formularz online, siłą rzeczy przekazuje się firmie szereg informacji. Niezależnie od efektów rekrutacji i tego, czy umowa o pracę zostanie zawarta, pracodawca jest zobowiązany chronić dane osobowe aplikujących osób. Nie powinien też wymagać podawania informacji, które nie są mu do podjęcia decyzji o przyjęciu bądź nie kandydata niezbędne.
Co dokładnie może zawierać dokumentacja związana z zatrudnieniem pracownika? Odpowiedź znajdziemy w art. 22. pkt 1. Kodeksu pracy: „Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:
1) imię (imiona) i nazwisko;
2) datę urodzenia;
3) dane kontaktowe wskazane przez taką osobę;
4) wykształcenie;
5) kwalifikacje zawodowe;
6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia”.
Na liście nie znajdują się stan cywilny, orientacja seksualna, wyznanie ani poglądy – kandydat nie ma żadnego obowiązku informowania potencjalnego pracodawcy na tego typu osobiste tematy. Co więcej, rekruter, który np. podczas rozmowy kwalifikacyjnej porusza takie kwestie, dopuszcza się dyskryminacji i działa niezgodnie z prawem. Pracodawca nie może także wymagać od kandydata zaświadczenia o niekaralności, jeśli nie jest ono wymagane prawnie. Zaświadczenie muszą posiadać jedynie przedstawiciele niektórych zawodów, m.in. nauczyciele czy detektywi.
Czy rekruter, by upewnić się, że decyzja zatrudnienia do pracy danej osoby jest słuszna, ma prawo skontaktować się z jej poprzednim pracodawcą (np. by zweryfikować przedstawione referencje albo sprawdzić, czym zajmować się kandydat w pracy)? Bez zgody pracownika taka praktyka nie jest dozwolona.
Przetwarzanie danych osobowych pracowników
Dane osobowe pracownika także podlegają ochronie. Przede wszystkim są poufne i pracodawca ma wynikający z Kodeksu pracy obowiązek dokumentowania przebiegu pracy i prowadzenia akt. Zgodnie z pkt 2. art. 22.: „Pracodawca żąda od pracownika podania dodatkowo danych osobowych obejmujących:
1) adres zamieszkania;
2) numer PESEL, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;
3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;
4) wykształcenie i przebieg dotychczasowego zatrudnienia, jeżeli nie istniała podstawa do ich żądania od osoby ubiegającej się o zatrudnienie;
5) numer rachunku płatniczego, jeżeli pracownik nie złożył wniosku o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych”.
O dodatkowe informacje może prosić tylko, jeśli ich podanie jest niezbędne do pracy na danym stanowisku i wynika z odrębnych przepisów prawa.
Zebrane dokumenty grupowane są odpowiednio w aktach pracowniczych. Powinna się wśród nich znaleźć też zgoda na przetwarzanie danych osobowych pracownika.
