Koszty rekrutacji pracowników – jak je obniżyć w Twojej firmie?

Rekrutacja nowych pracowników to proces kluczowy dla każdej firmy, ale może wiązać się z wysokimi kosztami. Jak wynika z badań, koszt nieudanej rekrutacji na stanowisko, na którym pracownik zarabia 5963 zł brutto, wynosi około 92 tysiące złotych! Skąd wzięła się ta kwota? 

Nieudana rekrutacja słono kosztuje...

Według badań przeprowadzonych niezależnie przez Sedlak & Sedlak i PwC całkowity koszt zastąpienia odchodzącego pracownika to równowartość jego rocznego wynagrodzenia. Według SHRM im wyższe stanowisko, na którym została zatrudniona niewłaściwa osoba, oraz im dłuższy czas jej pracy w danej firmie, tym wyższe koszty.

Po zsumowaniu powyższych kategorii dla pracownika, który przepracował trzy miesiące, przy wynagrodzeniu 5 943 złotych brutto pracodawcy (3500 zł netto), otrzymujemy 91 896 zł¹. 

Myślę, że ta kwota robi wrażenie. Ciekawa też jestem, ilu z nas na co dzień korzysta z takich wyliczeń i sprawdza, ile kosztuje nas taka nietrafiona rekrutacja.

Jak zaoszczędzić dzięki udanemu procesowi rekrutacji?

Co zatem zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji?

I. Zaplanuj rekrutację

Nie warto spieszyć się z decyzją o zatrudnieniu. Jest takie słynne powiedzenie: „Zatrudniaj wolno, zwalniaj szybko”. Co do drugiej części tego powiedzenia, nie jestem przekonana, ale do pierwszej – jak najbardziej. Nie warto zatrudniać w pośpiechu (chociaż wiem, że zazwyczaj deadline’y są nieubłagane), bo zazwyczaj taka rekrutacja kończy się porażką.

II. Persona i profil kompetencyjny

Stwórzmy personę kandydata oraz profil kompetencyjny stanowiska, na które poszukujemy pracownika. Dzięki stworzonemu profilowi wiemy, kogo szukamy i jaki poziom kompetencji kandydata jest dla nas satysfakcjonujący na wejściu do organizacji. A dzięki personie wiemy dokładnie kogo i jakimi kanałami szukać naszego idealnego kandydata.

• Jak zatem opracować model kompetencyjny?

Ogólnie rzecz biorąc, istnieją dwa różne podejścia, które możemy zastosować podczas tworzenia modeli kompetencyjnych w naszej organizacji.

• Podejście uniwersalne – wymaga zbudowania jednego modelu kompetencji, który odnosi się do każdego stanowiska w organizacji (może być zbudowany np.: z wartości organizacji).
• Podejście  wieloskładnikowe – tworzymy kilka modeli kompetencji, z których każdy dostosowujemy do stanowiska, jakie zajmuje dany pracownik.

Jeśli decydujemy się na drugie podejście (wieloskładnikowe), to w pierwszym etapie warto zidentyfikować cztery grupy kompetencji:

• kompetencje kluczowe – czyli takie, bez których nie jest możliwe efektywne wykonywanie pracy,
• kompetencje wspólne – czyli kompetencje, które dotyczą wszystkich pracowników w naszej firmy,
• kompetencje menedżerskie – związane z pełnieniem funkcji menedżerskich lub koordynujących i jednocześnie obejmujące zarządzanie personelem,
• kompetencje specjalistyczne – czyli kompetencje charakterystyczne dla pojedynczych stanowisk lub grup stanowisk wykonujących pracę o charakterze specjalistycznym lub o podobnym charakterze.

• Definicja i opis kompetencji

Kolejnym etapem jest zdefiniowanie i opisanie wybranych kompetencji. Gdy tworzymy opis oczekiwanej na danym stanowisku kompetencji, powinniśmy pamiętać o definicji oraz zestawie wskaźników, czyli przejawów tej kompetencji w konkretnych zachowaniach. Definicja to zazwyczaj kilka zdań – wiedza, umiejętności, postawa i efekt jakiego oczekujemy od pracownika w ramach danej kompetencji. Z kolei wskaźniki pokazują konkretne zachowania, których się od niego oczekuje. Pamiętajmy też o skali, dzięki której będziemy mogli dokonać oceny danej kompetencji.

Optymalizowanie procesu rekrutacji

I. Narzędzia HR do selekcji najlepszych kandydatów

Warto zastanowić się nad narzędziem wspierającym badanie poszukiwanych kompetencji u kandydatów. Do wyboru mamy: testy kompetencyjne, wywiad behawioralny czy też AC/DC. Do narzędzi pomiaru kompetencji zaliczamy:

• Testy (w tym testy wiedzy, testy kompetencyjne, psychometryczne, sytuacyjne)

Testy wiedzy zawodowej (testy merytoryczne) mierzą poziom wiadomości z określonej dziedziny lub dziedzin i weryfikują umiejętność ich wykorzystywania w rożnych sytuacjach. Są zwykle opracowywane przez specjalistów. Do testów wiedzy zawodowej można zaliczyć testy językowe oraz umiejętności. Takie testy są powszechnie stosowane do oceny kompetencji kandydatów do pracy, rzadziej natomiast wykorzystuje się je w diagnozie kompetencji pracowników zatrudnionych.

Rozbudowane pod względem struktury, a zatem umożliwiające zebranie większej liczby danych, są testy kompetencyjne. Są to testy wielokrotnego wyboru, ich poszczególne pozycje opisują sytuacje charakterystyczne dla stanowiska lub roli zawodowej. Zadaniem badanego jest wybór najlepszej odpowiedzi. Główne założenie, na którym opierają się testy kompetencyjne, głosi, że deklaracje zachowania w opisywanej sytuacji są wiarygodnym predykatorem rzeczywistego sposobu działania, ponieważ wynikają z wcześniejszych doświadczeń i zachowań². Osobiście najbardziej polecam właśnie testy kompetencyjne.

Przy wyborze takiego testu należy zwrócić szczególną uwagę, na jakim modelu teoretycznym został on oparty (np.: Wielka Piątka). Kluczowym wskaźnikiem, o który warto zapytać przy wyborze dostawcy, jest norma, rzetelność oraz trafność testu kompetencyjnego, czyli taki jego parametr, który określa, co dokładnie jest przedmiotem pomiaru testu. Pamiętajmy też o tym, by kompetencje, które chcemy zbadać, były zdefiniowane!

• Wywiady (biograficzne, behawioralne, sytuacyjne)

Wywiad biograficzny jest interaktywną formą inwentarza biograficznego i koncentruje się na doświadczeniach społecznych i zawodowych osoby badanej³.

Wywiad behawioralny polega na zadawaniu takich pytań, aby uzyskać informacje o zachowaniach w konkretnych sytuacjach, które mogą wykazać cechy pożądane do pracy na danym stanowisku. Wysoka skuteczność wywiadu behawioralnego jest spowodowana przede wszystkim tym, że pozwala on przeanalizować sytuacje, które faktycznie miały miejsce w życiu zawodowym kandydata, a nie skupia się na deklaracjach.

Wywiad sytuacyjny ma zweryfikować, czy oceniany znajdował się kiedyś w sytuacjach charakterystycznych dla danego stanowiska pracy, następnie, czy wykazał się określonymi kompetencjami, które pozwalałyby prawidłowo wykonać zadanie zawodowe. Ocena kompetencji w tym przypadku polega na zestawieniu odpowiedzi badanych osób z odpowiedziami ze skali ocen, co staje się podstawą do zakwalifikowania wypowiedzi jako wskazującej na brak kompetencji, wystarczające kompetencje lub kompetencje na wysokim poziomie⁴.

• Assessment & Development Center

AC/DC to proces oceny kompetencji, w którym uczestnicy są obserwowani i oceniani przez zespół obiektywnych, wyszkolonych sędziów kompetentnych (asesorów). Jest to metoda wielowymiarowa, a na jej obiektywizm wpływają następujące czynniki:

• różnorodność kryteriów (oceniany jest cały zestaw kompetencji, opisanych za pomocą konkretnych zachowań),
• różnorodność narzędzi (podczas sesji AC/DC uczestnicy biorą udział w wielu zadaniach, ćwiczeniach i symulacjach),
• mnogość ocen (każda kompetencja jest obserwowana i oceniana w kilku różnych zadaniach)
• mnogość obserwatorów (każdego uczestnika obserwuje jednocześnie kilku doświadczonych i odpowiednio przeszkolonych asesorów).

Jest to najbardziej skuteczna metoda trafnego przewidywania dopasowania osoby do przyszłego stanowiska pracy.

II. Obniżanie kosztu rekrutacji – które narzędzie wybrać?

Patrząc na wszystkie metody pomiaru kompetencji nasuwa się pytanie – które narzędzie wybrać? Wszystko oczywiście zależy od tego, ile mamy czasu na zebranie informacji o kompetencjach pracowników, jakimi zasobami finansowymi oraz kadrowymi dysponujemy.

• Jeśli zależy nam na czasie, polecam testy kompetencyjne – to szybkie i wiarygodne narzędzie.
• Jeśli mamy więcej czasu i większy budżet na badanie kompetencji – polecam AC/DC, gdzie również często jednym z pomiarów dodatkowych kompetencji są testy.
• Jeśli zaś jesteśmy ograniczeni finansowo, ale mamy zaplecze kadrowe, polecam wywiady behawioralne – na początku samo przygotowanie wywiadów jest dość czasochłonne, ale przynosi wymierne efekty.

Inne metody zmniejszające koszty rekrutacji pracowników

I. Social media

W czasie selekcji kandydatów wykorzystujmy media społecznościowe. Korzystanie z platform społecznościowych może być znakomitą i jednocześnie niedrogą formą dotarcia do potencjalnych kandydatów. Publikowanie ogłoszeń o pracę na stronach firmowych oraz korzystanie z profesjonalnych grup na LinkedIn może znacząco obniżyć koszty związane z tradycyjnymi ogłoszeniami rekrutacyjnymi.

II. Employer Branding

Inwestujmy w Employer Branding. Wzmacnianie wizerunku pracodawcy to inwestycja, która może znacząco obniżyć wydatki związane z rekrutacją. Pozytywne doświadczenia pracowników oraz atrakcyjny wizerunek firmy przyciągną kandydatów organicznie, co eliminuje potrzebę skorzystania z usług agencji rekrutacyjnych.

III. Wewnętrzne Programy Poleceń

Wprowadzenie programów poleceń dla obecnych pracowników może być skutecznym narzędziem redukcji kosztów procesu rekrutacji. Nagradzanie pracowników za polecanie nowych kandydatów może motywować do poszukiwania talentów wśród znajomych i osób z sieci zawodowej pracowników.

IV. Automatyzacja Procesu Rekrutacyjnego. 

Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi do automatyzacji procesów rekrutacyjnych może znacznie przyspieszyć cały proces, jednocześnie minimalizując zaangażowanie zasobów ludzkich. Systemy zarządzania rekrutacją (ATS) mogą efektywnie przesiewać kandydatów i utrzymywać kontakt z nimi, co skraca czas procesu rekrutacyjnego.

V. Talentpooling

Tworzenie własnej bazy danych potencjalnych kandydatów może znacznie obniżyć koszty rekrutacji nowych pracowników. Organizowanie wydarzeń branżowych, warsztatów i konferencji pozwala na bezpośredni kontakt z potencjalnymi pracownikami, eliminując konieczność korzystania z pośredników.

Obniżanie kosztów procesu rekrutacji – podsumowanie:

Zmniejszenie kosztów rekrutacji nie musi oznaczać obniżenia jakości procesu. Wręcz przeciwnie, odpowiednie strategie mogą skutecznie usprawnić i zwiększyć efektywność pozyskiwania nowych pracowników. Wykorzystanie nowoczesnych narzędzi, inwestycje w employer branding oraz skoncentrowanie się na wewnętrznych źródłach talentów to kluczowe elementy, które pomogą firmom utrzymać konkurencyjność na rynku pracy, jednocześnie obniżając koszty rekrutacji.

Pamiętajmy, że nieudana rekrutacja wpływa również na morale innych pracowników, czy też może prowadzić do pogorszenia się relacji z klientami. Warto zatem pamiętać, że rekrutacja to jeden z najważniejszych procesów personalnych w każdej organizacji i podchodzić do niego bardzo starannie.

Źródła:

[1] https://www.ican.pl/b/ile-nieudane-rekrutacje-kosztuja-twoja-firme/QAQpjtQ6

[2], [3], [4] Anna Wieczorek-Szymańska “Metody pomiaru kompetencji pracowników w organizacji”

Agnieszka Ciećwierz

Współzałożycielka firmy Sigmund Polska. Wspiera firmy w badaniu kompetencji i potencjału pracowników oraz kandydatów do pracy, jak również w opracowywaniu procesów HR-owych – w tym układaniu procesów rekrutacyjnych, indywidualnych planów rozwoju pracowników, wdrażaniu oceny pracowniczej, badaniach satysfakcji i zaangażowania pracowników. Trener biznes i wykładowca. Autorka licznych artykułów i książek, w tym ostatniej pt. „Rekrutacja oparta na kompetencjach. Znajdź i rozwijaj idealnego pracownika”.