Przy urlopie wypoczynkowym należy wyróżnić dwie sytuacje: kiedy w firmie sporządzany jest plan urlopów i kiedy planu brak. Gdy obowiązuje plan urlopów, pracownik składa podanie o urlop ze znacznym wyprzedzeniem. Jeśli natomiast planu w firmie nie ma, wtedy wniosek może być złożony w dowolnym terminie, ale zawsze wymagana jest zgoda pracodawcy na urlop.
Wniosek urlopowy a plan urlopów
Pracodawca ustala plan urlopów, biorąc pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy. Planem urlopów nie obejmujemy 4 dni urlopu na żądanie. W większości firm harmonogram wolnego przygotowywany jest na przełomie roku. Oznacza to, że pracownik ze znacznym wyprzedzeniem musi zaplanować swój wypoczynek.
Zatrudniający podaje plan urlopów do wiadomości pracowników w sposób, jaki przyjęto w firmie np. w wiadomości e-mail. Co jeśli pracownik będzie musiał przesunąć urlop? W myśl art. 164. Kodeksu pracy:
„§ 1. Przesunięcie terminu urlopu może nastąpić na wniosek pracownika umotywowany ważnymi przyczynami.
§ 2. Przesunięcie terminu urlopu jest także dopuszczalne z powodu
szczególnych potrzeb pracodawcy, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby
poważne zakłócenia toku pracy”.
Co do zasady, zatrudniający powinien uwzględnić wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu, jeśli nie zakłóci to toku pracy w firmie. Zatem wszystko pozostaje w gestii porozumienia między szefem i pracownikiem.
Wniosek o urlop – wzór
W większości firm obowiązuje określony wniosek urlopowy. Wzór poniżej zawiera podstawowe elementy i jeśli np. nie mamy możliwości pobrać druku z działu kadr, możemy śmiało z niego skorzystać.
Miejscowość, data
Imię i nazwisko pracownika
Stanowisko służbowe
Nazwa działu (opcjonalnie)
Wniosek o urlop wypoczynkowy
Zwracam się z prośbą o udzielenie urlopu wypoczynkowego od dnia ................ 201..... roku do dnia ................ 201..... roku.
...............................................................
(podpis pracownika)
Wyrażam zgodę na udzielenie urlopu wypoczynkowego we wskazanym wyżej terminie.
...............................................................
(podpis przełożonego)
Wniosek o urlop, kiedy w firmie nie ma planu urlopów
Kiedy nie trzeba ustalać grafiku wolnego? W firmie nie będzie planu urlopów, jeśli wyraziły na to zgodę związki zawodowe lub jeśli w firmie nie działają związki. W takiej sytuacji pracodawca ustala daty urlopu po porozumieniu z pracownikiem. Kodeks pracy nie określa tutaj żadnego terminu na złożenie wniosku, zatem teoretycznie można złożyć podanie o urlop wypoczynkowy z dnia na dzień. Należy jednak pamiętać, że przez udzielenie wolnego po porozumieniu z pracownikiem rozumiemy sytuację, kiedy pracodawca na taki urlop wyraził zgodę. Zatem dobrze jest wniosek złożyć z wyprzedzeniem, aby szef miał czas się do wniosku ustosunkować.
Wniosek o udzielenie urlopu wypoczynkowego – kiedy szef może odmówić
Są przypadki, kiedy pracodawca może odrzucić wniosek o udzielenie urlopu. W wyjątkowych sytuacjach ma prawo odmówić wolnego lub przesunąć już zaplanowany odpoczynek pracownika. Kodeks pracy pozwala pracodawcy na takie kroki jedynie ze względu na szczególne potrzeby firmy, jeśli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Co więcej mają to być takie sytuacje, które nie były możliwe do przewidzenia w chwili planowania urlopu np. kontrola, wymagająca obecności pracownika mającego zaplanowany urlop czy awaria.
Podstawa prawna:
art. 161-164 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. (t.j. Dz. U. z 2018 r. poz. 108 z późn. zm.).
