Czas na PIT

Początek roku to okres rozliczeń podatkowych. Do kiedy pracodawca musi przygotować PIT 2025 dla Urzędu Skarbowego? Które PIT-y trzeba przekazać pracownikom i czy mogą mieć wyłącznie formę elektroniczną? Oto ważne daty i informacje dotyczące rozliczeń podatkowych w 2026 roku.

Ostateczny termin na wystawienie PIT-11

Pracodawcy lub inni obligowani do tego płatnicy mają obowiązek przekazania PIT-11 do właściwego urzędu skarbowego za dany rok podatkowy do końca stycznia następnego roku. Jeśli ostatni dzień stycznia wypada w dzień wolny od pracy, wówczas termin przesuwa się na pierwszy roboczy dzień lutego. W 2026 roku zatem termin składania deklaracji podatkowych do US minął 2 lutego.

Ostateczny termin przekazania PIT-11 pracownikom

Do końca lutego pracodawcy i pozostali płatnicy mają obowiązek przekazać swoim pracownikom i podatnikom informację o uzyskanych przychodach (dochodach), pobranych zaliczkach na podatek oraz pobranych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za poprzedni rok podatkowy. Chodzi o deklarację PIT-11.

Pracodawcy lub innemu podmiotowi do tego zobowiązanemu, który nie przekaże PIT-11 w ustawowym terminie, może grozić kara grzywny na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Jednocześnie brak dokumentu nie zwalnia podatnika z obowiązku rozliczenia rocznego – choć w praktyce zeznanie często jest przygotowane przez Krajową Administrację Skarbową w usłudze Twój e-PIT.

Jeżeli ostatni dzień lutego przypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin przekazania PIT-11 podatnikom ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy. Tak jest w 2026 roku – 28 lutego to sobota. A zatem PIT-11 należy przekazać pracownikom i innym mającym do tego prawo podatnikom do 2 marca (poniedziałek).

W przypadku przesłania dokumentu pocztą liczy się data nadania, więc w praktyce informację PIT-11 możesz otrzymać już po tym terminie.

Warto wiedzieć, że do niedawna pracodawcy musieli przygotowywać PIT-40. Obecnie formularz PIT-40 nie obowiązuje. Zeznanie roczne jest co do zasady przygotowywane przez Krajową Administrację Skarbową w usłudze Twój e-PIT, a podatnik może je zaakceptować lub zmodyfikować.

• Czy można dostać PIT-11 wcześniej lub później?

W wyjątkowych okolicznościach podatnik może potrzebować PIT-u wcześniej niż w ustawowym terminie. W takiej sytuacji powinien złożyć wniosek do płatnika składek. Płatnik, czyli np. pracodawca, może przekazać PIT-11 wcześniej, ale przepisy nie określają obowiązkowego terminu wcześniejszego wydania dokumentu. 

W razie likwidacji działalności płatnik np. pracodawca powinien przekazać PIT-11 niezwłocznie, nie później niż do dnia zaprzestania działalności – jeżeli nie będzie w stanie dochować ustawowego terminu.

PIT-11 – kto musi go przygotować?

• Kto musi przygotować deklarację PIT-11 za 2025 rok?

Deklarację PIT-11 przygotowują podmioty, które w danym roku były płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych – to znaczy te, które wypłacały osobom fizycznym przychody, od których pobierały zaliczki na PIT.

PIT-11 sporządzają m.in.:

• Pracodawcy,
• Zleceniodawcy i podmioty zawierające umowy cywilnoprawne
  • np. umowy zlecenia, umowy o dzieło (o ile nie zastosowano ryczałtu do 200 zł),
  • fundacje, stowarzyszenia, spółki, osoby fizyczne prowadzące działalność.
• Spółki oraz inne podmioty wypłacające wynagrodzenia z tytułów innych niż umowa o pracę, np.:
  • wynagrodzenia członków zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej,
  • wynagrodzenia z kontraktów menedżerskich,
  • wynagrodzenia pełnomocników i prokurentów.

• Organy administracji publicznej i sądy, jeśli wypłacały:
  • wynagrodzenia biegłym, tłumaczom, ławnikom, kuratorom,
  • diety i inne należności, od których pobierano zaliczki na PIT.

• Zakłady ubezpieczeń, a także inne instytucje finansowe, jeżeli pobierały zaliczki, np. od:
  • świadczeń z ubezpieczeń osobowych,
  • określonych odszkodowań i świadczeń dodatkowych.

• Podmioty wypłacające stypendia, nagrody i inne świadczenia pieniężne, jeśli:
  • nie korzystały one ze zwolnienia podatkowego,
  • pobrano od nich zaliczkę na PIT.
• Płatnicy świadczeń z praw autorskich i praw pokrewnych,
  • np. wydawnictwa, agencje reklamowe, portale, producenci,
  • jeśli wypłacali honoraria i pobierali zaliczki.

• Kto nie musi sporządzać PIT-11?

Omawianej deklaracji PIT nie trzeba przygotowywać, gdy:

• zastosowano zryczałtowany podatek (np. umowa do 200 zł brutto),
• przychód był w całości zwolniony z PIT,
• dany podmiot nie był płatnikiem zaliczek (np. w przypadku sprzedaży prywatnej, działalności gospodarczej B2B).

Brak PIT-11 – co dalej?

Jeśli pracodawca lub jeden z wymienionych wyżej podmiotów ma taki obowiązek podatkowy, a mimo to nie przekaże podatnikowi PIT-11 w terminie ustawowym (co do zasady do końca lutego), nie oznacza to niestety, że dochody osiągnięte z tytułu pracy/współpracy podatnik może pominąć w swoim rozliczeniu rocznym.

• Co ma zrobić pracownik / podatnik, który nie otrzymał należnego PIT-u?

W takiej sytuacji w pierwszej kolejności warto zwrócić się bezpośrednio do pracodawcy lub danej organizacji, by wyjaśnić sprawę. Czasami brak PIT-u to niedopatrzenie pracownika kadr i płac lub błąd systemu.

Jeśli Twoje próby wyjaśnienia nie przyniosą odpowiedniego skutku, o interwencję możesz poprosić właściwy urząd skarbowy (Krajową Administrację Skarbową).

Jeżeli nie otrzymasz PIT-11, obowiązek zgromadzenia niezbędnych danych (np. na podstawie pasków wynagrodzeń, wyciągów bankowych czy dokumentów z ZUS) będzie wtedy ciążyć na Tobie. W podobny sposób powinieneś postąpić, jeśli informacja zamieszczona w PIT-11 nie jest zgodna z prawdą. W takiej sytuacji w rozliczeniu należy zamieścić rzeczywiste kwoty osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów.

• Brak PIT-11 dla pracownika – co grozi pracodawcy?

Za niewydanie dokumentu w terminie pracodawcy lub innemu płatnikowi składek zobligowanemu do wystawienia dokumentu może grozić kara grzywny za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe na podstawie art. 80 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Wysokość sankcji pieniężnej zależy od kwalifikacji czynu oraz aktualnych stawek.

Czy PIT-11 można wysłać e-mailem?

Pracodawca może przekazać PIT-11 osobiście, pocztą tradycyjną lub elektronicznie (np. e-mailem albo przez portal pracowniczy), jeżeli podatnik wyraził na to zgodę i ma możliwość zapoznania się z treścią dokumentu. Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest co do zasady warunkiem przekazania PIT-11 podatnikowi w formie elektronicznej. Ważne jest zapewnienie autentyczności i możliwości odczytu dokumentu.

Pracodawca może wysłać PIT pocztą tradycyjną. Przesłanie informacji PIT-11 listem poleconym nie jest obowiązkowe, ale taka forma wysyłki ułatwia udowodnienie doręczenia lub nadania w terminie.

Czytaj także: Deklaracja podatkowa: najważniejsze informacje