Początek roku to okres rozliczeń podatkowych. Do kiedy pracodawca musi przygotować PIT 2025 dla Urzędu Skarbowego? Które PIT-y trzeba przekazać pracownikom i czy mogą mieć wyłącznie formę elektroniczną? Oto ważne daty i informacje dotyczące rozliczeń podatkowych w 2026 roku.
Spis treści
PIT 11 za 2025 rok – skrót najważniejszych informacji
PIT-11 to formularz wystawiany przez płatnika podatku dochodowego – na podstawie zawartych w nim informacji podatnik rozlicza roczny podatek dochodowy od osób fizycznych. PIT-11 wystawiają m.in. pracodawcy i zleceniodawcy. Mają obowiązek wysłać rozliczenie do właściwego urzędu skarbowego (elektronicznie) oraz przekazać je pracownikom i zleceniobiorcom (w formie elektronicznej lub papierowej) ustalonych prawnie terminach.
Czytaj dalej i dowiedz się więcej na temat rozliczenia PIT w 2026 roku.
Ostateczny termin na wystawienie PIT-11
Pracodawcy lub inni obligowani do tego płatnicy mają obowiązek przekazania PIT-11 do właściwego urzędu skarbowego za dany rok podatkowy do końca stycznia następnego roku. Jeśli ostatni dzień stycznia wypada w dzień wolny od pracy, wówczas termin przesuwa się na pierwszy roboczy dzień lutego. W 2026 roku zatem termin składania deklaracji podatkowych do US minął 2 lutego.
Pamiętaj!
Płatnik przekazuje PIT-11 do urzędu skarbowego wyłącznie w formie elektronicznej.
Ostateczny termin przekazania PIT-11 pracownikom
Do końca lutego pracodawcy i pozostali płatnicy mają obowiązek przekazać swoim pracownikom i podatnikom informację o uzyskanych przychodach (dochodach), pobranych zaliczkach na podatek oraz pobranych składkach na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne za poprzedni rok podatkowy. Chodzi o deklarację PIT-11.
Pracodawcy lub innemu podmiotowi do tego zobowiązanemu, który nie przekaże PIT-11 w ustawowym terminie, może grozić kara grzywny na podstawie Kodeksu karnego skarbowego. Jednocześnie brak dokumentu nie zwalnia podatnika z obowiązku rozliczenia rocznego – choć w praktyce zeznanie często jest przygotowane przez Krajową Administrację Skarbową w usłudze Twój e-PIT.
Jeżeli ostatni dzień lutego przypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin przekazania PIT-11 podatnikom ulega przesunięciu na najbliższy dzień roboczy. Tak jest w 2026 roku – 28 lutego to sobota. A zatem PIT-11 należy przekazać pracownikom i innym mającym do tego prawo podatnikom do 2 marca (poniedziałek).
Pamiętaj!
W bieżącym roku pracodawca ma obowiązek przekazać pracownikom PIT-11 do 2 marca 2026 roku.
W przypadku przesłania dokumentu pocztą liczy się data nadania, więc w praktyce informację PIT-11 możesz otrzymać już po tym terminie.
Warto wiedzieć, że do niedawna pracodawcy musieli przygotowywać PIT-40. Obecnie formularz PIT-40 nie obowiązuje. Zeznanie roczne jest co do zasady przygotowywane przez Krajową Administrację Skarbową w usłudze Twój e-PIT, a podatnik może je zaakceptować lub zmodyfikować.
-
Czy można dostać PIT-11 wcześniej lub później?
W wyjątkowych okolicznościach podatnik może potrzebować PIT-u wcześniej niż w ustawowym terminie. W takiej sytuacji powinien złożyć wniosek do płatnika składek. Płatnik, czyli np. pracodawca, może przekazać PIT-11 wcześniej, ale przepisy nie określają obowiązkowego terminu wcześniejszego wydania dokumentu.
W razie likwidacji działalności płatnik np. pracodawca powinien przekazać PIT-11 niezwłocznie, nie później niż do dnia zaprzestania działalności – jeżeli nie będzie w stanie dochować ustawowego terminu.
PIT-11 – kto musi go przygotować?
-
Kto musi przygotować deklarację PIT-11 za 2025 rok?
Deklarację PIT-11 przygotowują podmioty, które w danym roku były płatnikami podatku dochodowego od osób fizycznych – to znaczy te, które wypłacały osobom fizycznym przychody, od których pobierały zaliczki na PIT.
PIT-11 sporządzają m.in.:
- Pracodawcy,
- Zleceniodawcy i podmioty zawierające umowy cywilnoprawne
- np. umowy zlecenia, umowy o dzieło (o ile nie zastosowano ryczałtu do 200 zł),
- fundacje, stowarzyszenia, spółki, osoby fizyczne prowadzące działalność.
- Spółki oraz inne podmioty wypłacające wynagrodzenia z tytułów innych niż umowa o pracę, np.:
- wynagrodzenia członków zarządu, rady nadzorczej czy komisji rewizyjnej,
- wynagrodzenia z kontraktów menedżerskich,
- wynagrodzenia pełnomocników i prokurentów.
- Organy administracji publicznej i sądy, jeśli wypłacały:
- wynagrodzenia biegłym, tłumaczom, ławnikom, kuratorom,
- diety i inne należności, od których pobierano zaliczki na PIT.
- Zakłady ubezpieczeń, a także inne instytucje finansowe, jeżeli pobierały zaliczki, np. od:
- świadczeń z ubezpieczeń osobowych,
- określonych odszkodowań i świadczeń dodatkowych.
- Podmioty wypłacające stypendia, nagrody i inne świadczenia pieniężne, jeśli:
- nie korzystały one ze zwolnienia podatkowego,
- pobrano od nich zaliczkę na PIT.
- Płatnicy świadczeń z praw autorskich i praw pokrewnych,
- np. wydawnictwa, agencje reklamowe, portale, producenci,
- jeśli wypłacali honoraria i pobierali zaliczki.
-
Kto nie musi sporządzać PIT-11?
Omawianej deklaracji PIT nie trzeba przygotowywać, gdy:
- zastosowano zryczałtowany podatek (np. umowa do 200 zł brutto),
- przychód był w całości zwolniony z PIT,
- dany podmiot nie był płatnikiem zaliczek (np. w przypadku sprzedaży prywatnej, działalności gospodarczej B2B).
Pamiętaj!
W przypadku niektórych umów (np. zlecenia) do kwoty 200 zł należności określonej w umowie może mieć zastosowanie zryczałtowany podatek, a wtedy co do zasady nie wystawia się PIT-11 dla tego przychodu. Stawka ryczałtu wynosi obecnie 12%.
Brak PIT-11 – co dalej?
Jeśli pracodawca lub jeden z wymienionych wyżej podmiotów ma taki obowiązek podatkowy, a mimo to nie przekaże podatnikowi PIT-11 w terminie ustawowym (co do zasady do końca lutego), nie oznacza to niestety, że dochody osiągnięte z tytułu pracy/współpracy podatnik może pominąć w swoim rozliczeniu rocznym.
-
Co ma zrobić pracownik / podatnik, który nie otrzymał należnego PIT-u?
W takiej sytuacji w pierwszej kolejności warto zwrócić się bezpośrednio do pracodawcy lub danej organizacji, by wyjaśnić sprawę. Czasami brak PIT-u to niedopatrzenie pracownika kadr i płac lub błąd systemu.
Jeśli Twoje próby wyjaśnienia nie przyniosą odpowiedniego skutku, o interwencję możesz poprosić właściwy urząd skarbowy (Krajową Administrację Skarbową).
Pamiętaj!
Brak informacji PIT-11 od pracodawcy / płatnika nie zwalnia Cię z obowiązku rozliczenia rocznego. Do 30 kwietnia musisz mieć rozliczony rok podatkowy. Jeśli korzystasz z usługi Twój e-PIT i nie wprowadzisz zmian, zeznanie może zostać automatycznie uznane za złożone z upływem tego terminu.
Jeżeli nie otrzymasz PIT-11, obowiązek zgromadzenia niezbędnych danych (np. na podstawie pasków wynagrodzeń, wyciągów bankowych czy dokumentów z ZUS) będzie wtedy ciążyć na Tobie. W podobny sposób powinieneś postąpić, jeśli informacja zamieszczona w PIT-11 nie jest zgodna z prawdą. W takiej sytuacji w rozliczeniu należy zamieścić rzeczywiste kwoty osiąganych przychodów i ponoszonych kosztów.
-
Brak PIT-11 dla pracownika – co grozi pracodawcy?
Za niewydanie dokumentu w terminie pracodawcy lub innemu płatnikowi składek zobligowanemu do wystawienia dokumentu może grozić kara grzywny za wykroczenie albo przestępstwo skarbowe na podstawie art. 80 § 1 Kodeksu karnego skarbowego. Wysokość sankcji pieniężnej zależy od kwalifikacji czynu oraz aktualnych stawek.
Czy PIT-11 można wysłać e-mailem?
Pracodawca może przekazać PIT-11 osobiście, pocztą tradycyjną lub elektronicznie (np. e-mailem albo przez portal pracowniczy), jeżeli podatnik wyraził na to zgodę i ma możliwość zapoznania się z treścią dokumentu. Kwalifikowany podpis elektroniczny nie jest co do zasady warunkiem przekazania PIT-11 podatnikowi w formie elektronicznej. Ważne jest zapewnienie autentyczności i możliwości odczytu dokumentu.
Pracodawca może wysłać PIT pocztą tradycyjną. Przesłanie informacji PIT-11 listem poleconym nie jest obowiązkowe, ale taka forma wysyłki ułatwia udowodnienie doręczenia lub nadania w terminie.
PIT 2026 – obowiązki pracownika i ważne daty
-
15 lutego – 30 kwietnia 2026 r.
To podstawowy okres składania zeznań podatkowych za 2025 rok.
-
Do końca lutego 2026 r.
Powinieneś otrzymać od pracodawcy (płatnika) formularz PIT-11 z informacją o Twoich dochodach. PIT otrzymasz do rąk własnych, pocztą lub na e-mail.
-
Od 15 lutego 2026 r.
W usłudze Twój e-PIT dostępne są wstępne zeznania podatkowe (takie jak PIT-37, PIT-38). Zeznania te możesz zmienić przed ostatecznym złożeniem.
-
Do 30 kwietnia 2026 r.
Deadline dla PIT-ów. Do tego dnia musisz złożyć roczne zeznanie PIT (takie jak PIT-37, PIT-36, PIT-38) bądź zaakceptować je w systemie e-PIT. Pamiętaj: część deklaracji (jak PIT-37) może zostać automatycznie uznana za złożoną po 30 kwietnia.
To również termin zapłaty ewentualnego niedopłaconego podatku.
-
Po złożeniu PIT
Możesz złożyć korektę zeznania. Co do zasady masz na to kilka lat, do upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.
Czytaj także: Deklaracja podatkowa: najważniejsze informacje
PIT-11 dla pracowników – najczęściej zadawane pytania:
-
Czy można wysłać pracownikowi PIT mailem?
Tak, prawo dopuszcza wysłanie pracownikom PIT-ów na maila. Pracodawca musi zadbać o oryginalność dokumentu, a także o to, że podatnik będzie mógł zapoznać się z treścią PIT-u. Pracownik wskazuje, na jaki adres email powinien zostać wysłany PIT.
-
Co zrobić, jeśli pracodawca popełnił błąd w PIT-11?
Pracodawca, który popełnił błąd w PIT-11, powinien dokonać korekty i ponownie wysłać deklarację pracownikowi.
