Kiedy pracownikowi przysługuje zwrot kosztów dojazdu do biura? Czy należy mu się jakiś dodatek za czas dojazdu do pracy? Jak wygląda rozliczenie dojazdów do pracy w deklaracji podatkowej?
Dojazd do pracy
Większość pracowników w Polsce, codziennie dojeżdża do pracy. Ponad połowa Polaków dojeżdża własnym samochodem, chociaż coraz popularniejszy staje się rower. Wiele osób, które dojeżdżają powyżej 20 km, wybiera autobus lub bus, a niekiedy pociąg. Czy koszty dojazdu do pracy, które nierzadko są niemałe, są pokrywane przez pracodawcę?
Co do zasady, pracownikowi nie przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy. Nie ma tu znaczenia, czy jest to dojazd do pracy z innej miejscowości, czy w obrębie tej samej gminy. Jeśli jednak pracownik pracuje poza miejscowością, w której mieszka, oraz nie otrzymuje dodatku za rozłąkę, może uwzględnić podwyższone koszty uzyskania przychodu, uwzględniające wyższe koszty ponoszone na dojazdy. Rozłąka, jak stanowi Kodeks pracy, ma miejsce wtedy, kiedy pracownik jest czasowo przeniesiony do innego miejsca pracy (pracownik oddelegowany poza stałe miejsce pracy).
Zwrot kosztów dojazdu do pracy
Choć nie ma takiego obowiązku, to oczywiście pracodawca może uznać, że podwładnemu należy się zwrot bądź dofinansowanie dojazdów do pracy. Taka refundacja kosztów dojazdu do pracy może być finansowana ze środków obrotowych pracodawcy (nie wolno finansować kosztów dojazdu ze środków ZFŚS). Zwrot za dojazdy do pracy jest przychodem pracownika i podlega opodatkowaniu.
Na mocy Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 kwietnia 1996 roku osobom, które podjęły zatrudnienie, staż lub szkolenie poza miejscem stałego zamieszkania, przysługuje zwrot kosztów dojazdu do pracy ze środków Funduszu Pracy. Taka dopłata za dojazd do pracy może być wypłacana przez rejonowy urząd pracy osobom, które uzyskują wynagrodzenie nie wyższe niż 2-krotna wysokość minimalnego wynagrodzenia. Są one przy tym zatrudnione na czas nieokreślony lub odbywają staż z urzędu pracy w miejscowości, do której dojazd najtańszym środkiem komunikacji publicznej wynosi co najmniej 15% najniższego wynagrodzenia.
Dojazd do pracy z innej miejscowości — rozliczenie PIT
Pracownik dojeżdżający z innej miejscowości ponosi koszty z tytułu dojazdu do pracy. W związku z tym może uzyskać odliczenie kosztów dojazdu do pracy od podatku dochodowego. W art. 22 ust.2 pkt 3 ustawy o PIT przewidziano podwyższone koszty uzyskania przychodu, które stosuje się, jeśli miejsce zamieszkania pracownika jest położone poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy. Odliczanie kosztów dojazdu do pracy odbywa się za każdy miesiąc faktycznie ponoszonych kosztów. Aby pracownik mógł zastosować wyższe koszty uzyskania przychodu, nie może otrzymywać dodatku za rozłąkę. Ta ulga za dojazdy do pracy należy się jedynie pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę. Nie przysługuje osobom pracującym na mocy umowy zlecenia.
Warto tu zauważyć, że jednym kryterium, które pozwala zastosować podwyższone, zryczałtowane koszty, jest inna miejscowość zamieszkania i pracy, a nie rzeczywista odległość miejsca zamieszkania od zakładu pracy. W praktyce zdarza się, że pracownik mieszka kilka minut piechotą od zakładu pracy (ale w obrębie innej gminy) i może zastosować wyższe koszty, ale pracownika, który musi dojechać do biura 3 środkami transportu, bo mieszka na drugim końcu tej samej miejscowości, taka ulga dla dojeżdżających do pracy już nie obejmie.
W 2019 roku podwyższone koszty uzyskania przychodu uwzględniające wyższe koszty dojazdów do pracy wynoszą 139,06 zł miesięcznie. W stosunku do standardowych kosztów uzyskania przychodu (111,25 zł) jest to różnica na poziomie 27,81 zł (która powinna pokrywać koszt dojazdu). Odliczenie za dojazd do pracy nie zmieniło się od 2008 roku, czyli od ponad 10 lat.
A czy rozliczenie PIT może obejmować faktyczne koszty dojazdu do pracy? Jeśli podatnik dysponuje imiennymi biletami okresowymi na środki komunikacji publicznej, to rachunki za ich nabycie, może uwzględnić w rocznym rozliczeniu podatkowym. Należy przy tym pamiętać, że wszystkie rachunki za bilety imienne okresowe należy przechowywać przez okres pięciu lat, gdyż fiskus może zażądać udokumentowania tego, ile realnie wyniosły podatnika koszty dojazdu do pracy z innej miejscowości. Rozliczenie dojazdu do pracy w PIT, jeśli pracownik dojeżdża własnym samochodem i ponosi koszty benzyny, nie jest możliwa.
Czas dojazdu do pracy
Średni czas dojazdu wynosi w Polsce 41 minut. Średnia Europejska to 42 minuty (za Page Group). Rekordziści spędzają w samochodzie bądź pociągu do 1,5 godziny w jedną stronę. Coraz częściej, odległość od miejsca zamieszkania do pracy, staje się jednym z kluczowych elementów decyzji o zmianie pracy.
Często pracownicy pytają też, czy czas dojazdu jest czasem pracy. Niestety w rozumieniu polskiego prawa, podczas dojazdu do pracy pracownik nie wykonuje służbowych obowiązków i nie jest to czas jego pracy. Za czas pracy uznaje się bowiem jedynie ten okres, kiedy podwładny pozostaje do dyspozycji przełożonego w zakładzie bądź w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę. Nie ma tu znaczenia, czy dojazd do pracy jest zorganizowany przez pracodawcę (np. służbowym samochodem) czy pracownik dojeżdża do pracy na własną rękę.
Jedynym wyjątkiem, w którym dojazd będzie zaliczony do czasu pracy, jest sytuacja, w której pracownik najpierw stawia się w siedzibie pracodawcy, skąd dopiero transportuje się do innego miejsca (np. oddziału firmy w innej miejscowości). W takiej sytuacji, ponieważ pracownik zaczął pracę poprzez stawienie się w biurze, czas dojazdu do miejsca pracy, będzie wliczony w czas pracy.
Dodatek paliwowy dla pracownika
Pracownik może otrzymywać od pracodawcy dodatek samochodowy (stała kwota przeznaczona na dojazdy w celach służbowych). Możliwe jest również rozliczanie przejechanych dystansów i wypłata ekwiwalentu – tzw. kilometrówka. Dojazd do pracy może być zatem finansowany przez pracodawcę w różny sposób, w zależności od ustaleń w regulaminie wynagradzania. Każdy taki dodatek do wynagrodzenia, musi zostać opodatkowany.
