Kilometrówka
Kilometrówka to potoczne określenie kosztów używania prywatnego pojazdu do celów służbowych. Do pojazdów tych zalicza się samochód, motocykl i motorower. Podstawą do rozliczenia jest ilość faktycznie przejechanych kilometrów, którą mnoży się przez odpowiednią stawkę za km.
Kalkulator kilometrów stosuje się w przypadku, kiedy pracownicy udostępniają swoje pojazdy. Rozróżnia się dwa główne przypadki: do jazdy lokalnej lub na delegacje służbowe.
Od stycznia 2019 r. obowiązek ewidencjonowania i rozliczania kilometrówki do podatku dochodowego został zdjęty z osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i użytkujących pojazdy niewpisane do środków trwałych.
Kilometrówka - przepisy
Dla osób, dla których kilometrówka nadal obowiązuje, stosuje się przepisy z Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy, z późniejszymi zmianami.
Aby pracownik mógł korzystać ze swojego pojazdu w pracy, musi zawrzeć z pracodawcą umowę cywilnoprawną. Na podstawie tego dokumentu można dokonać zwrotu poniesionych kosztów. Liczba przebytych kilometrów mnoży się przez stawkę kilometrową. Ile wynosi kilometrówka? Jej maksymalne wysokości kształtują się następująco:
• samochód osobowy o pojemności do 900 cm3 - 0,5214 zł/km,
• samochód osobowy o pojemności ponad 900 cm3 - 0,8358 zł/km,
• motocykl - 0,2302 zł/km,
• motorower - 0,1382 zł/km.
Ten przelicznik kilometrów obowiązuje od 2007 roku.
Narzuca się również limity przebiegu,zależne od gminy lub miasta:
• dla miast do 100 000 mieszkańców - 300 km,
• dla miast od 100 000 do 500 000 mieszkańców - 500 km,
• dla miast o liczbie ponad 500 000 mieszkańców - 700 km.
Delegacja - kilometrówka
W przypadku wykorzystania samochodu służbowego w delegacji zastosowanie mają przepisy z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej.
Z zasady środek transportu wybiera pracodawca, ale na wniosek pracownika może on zgodzić się na wykorzystanie pojazdu prywatnego. Jeśli taka sytuacja nastąpi, tutaj również zastosowanie ma kilometrówka. Stawka wyznaczana jest przez pracodawcę, ale nie może być wyższa, niż ta określona w przepisach wymienionych wyżej.
Rozporządzenie mówi również, że oprócz tego, ile kilometrów przejechał pracownik, to do rozliczeń z pracodawcą może włączyć także inne opłaty np. za postój na płatnym parkingu, za wjazd na płatne drogi. Musi jedynie przedłożyć odpowiednie rachunki za dokonane opłaty.
Co zaś się tyczy jednostek z poza sfery objętej w rozporządzeniu, to wysokość stawki za km określana jest w wewnętrznych regulaminach firmy.
Kilometrówka - wzór
Dokument ewidencjonujący przebieg pojazdu powinien zawierać kilka podstawowych informacji: dane personalne użytkownika pojazdu (imię, nazwisko, adres zamieszkania), pojemność silnika i numer rejestracyjny, dane i podpis pracodawcy, kolejne pozycje dotyczące wyjazd (datę, cel, trasę, liczbę pzejechanych km, stawkę, rzeczywistą kwotę), zapisane przy pomocy tabeli.
Na końcu powinny znaleźć się podsumowanie miesiąca oraz odpowiednie podpisy.
Rozliczenie kilometrówki
W zależności od tego za co rozliczamy kilometrówkę, stosuje się odpowiednie terminy.
Kalkulator kilometrówki, prowadzony do jazd lokalnych, rozlicza się co miesiąc z pracodawcą. Natomiast po delegacji służbowej pracownik ma 14 dni od powrotu, by przedłożyć pracodawcy odpowiednie dokumenty będące podstawą do rozliczenia.
W jednym i drugim przypadku to ile kilometrów przejechano jest wyznacznikiem do zwrotu kosztów.
